تكنولوجيا الانتخابات
يمكن أن تتراوح ما بين الرخيص نسبياً إلى الباهظ للغاية. نتيجةً لذلك، قد يكون تمويل
التكنولوجيا جزءاً حاسماً من عملية التنفيذ.
على المدى
الطويل، يرجَّح أن يثمر استخدام التكنولوجيا عن خفض التكاليف وزيادة الكفاءة
والإنتاجية في إدارة العملية الانتخابية. ولكن على المدى القصير، فإن شراء وتطبيق
التكنولوجيا من المرجح أن يؤدي إلى زيادات كبيرة في التكاليف. على وجه الخصوص،
يمكن أن تزداد التكاليف بشكل كبير عند ضرورة تطوير أو شراء أنظمة أو أجهزة جديدة، وعندما
يتم إدخال نظام جديد جنباً إلى جنب مع النظام القديم.
إن تأمين الأموال
اللازمة لتطبيق تكنولوجيا جديدة أو تحديث التكنولوجيا الحالية هو عنصر أساسي في أية
خطة لتطبيق التكنولوجيا. فالتمويل الآمن والمستمر يجب الحصول عليه قبل الاستمرار
في اقتناء التكنولوجيا إلى أبعد من مرحلة التخطيط.
هناك خطوات
عديدة يعتمد عليها تأمين الأموال اللازمة للحصول على التكنولوجيا.
اعتدال السعر
قبل الالتزام بتطبيق التكنولوجيا الجديدة أو المحدثة، على
مؤسسات الإدارة الانتخابية تحديد القدرة على تحمل تكلفتها.
ينبغي الحصول
على عروض الأسعار التوضيحية للتكنولوجيا المقترحة لتقييم ما إذا كانت النفقات التقديرية
واقعية في إطار الظروف المحددة. عند دراسة عدد من التكنولوجيات الجديدة، قد يكون
من الضروري إعطاء الأولوية لبعض الخيارات المتاحة، وإذا لزم الأمر، تجاهل تلك التي
ليست في المتناول نظراً لقيود التمويل.
إن سهولة
الحصول على عروض الأسعار يتوقف على مدى تعقيد التكنولوجيا. فإذا كانت التكنولوجيا هي
عبارة عن منتج جاهز ومتاح، كالبرمجيات القياسية أو مكونات الحاسوب، يمكن في
المعتاد الحصول على الأسعار بسهولة من الموردين المحليين. فمقارنة الأسعار من عدد
من الموردين المختلفين، ثلاثة موردين على الأقل إن أمكن، يُعد من الممارسات الجيدة.
إن الحصول
على عروض أسعار للتكنولوجيا المتخصصة أو المصممة خصيصاً للعميل قد يكون أكثر
صعوبة. هناك عدد من الاستراتيجيات المختلفة التي يمكن استخدامها في هذه الحالة.
على سبيل المثال، قد يكون من الممكن العثور على مؤسسات أخرى للإدارة الانتخابية أو
هيئات تستخدم نفس النوع أو نوع مماثل للتكنولوجيا التي يجري النظر فيها. قد تكون
هذه الهيئات مستعدة لعرض تكلفة الأنظمة التي تستخدمها.
أسلوب آخر هو
مخاطبة الباعة المحتملين ومطالبتهم بعروض أسعار استناداً إلى مسودة مواصفات النظام
المقترح. يجب تحري العناية لضمان كون النظام المقترح موضحاً بالتفاصيل الكافية كي
يكون عرض الأسعار دقيقاً.
طلب الحصول
على عرض هو الأسلوب الرسمي لطلب الأسعار وهو ليس ملزِماً كالمناقصة. تنطوي هذه
العملية على إصدار مجموعة من المواصفات تشبه مواصفات المناقصة، ولكن ليس بنفس
القدر من التفصيل، مع طلب عروض بالتكلفة من الموردين الذين يلبون مواصفات المشروع.
طلبات الحصول على عروض لا توفر عروض الأسعار لأغراض تحديد الميزانيات فحسب، ولكنها
قد تساعد أيضاً في التحديد الأكثر دقة للمواصفات الخاصة بالتكنولوجيا التي تجري دراستها.
عند تحديد ما
إذا كانت التكنولوجيا المقترحة معقولة السعر، لابد من حساب تكلفة هذه التكنولوجيا
على مدى عمرها كله. في معظم الحالات، لا يشمل ذلك فقط تكلفة الشراء أو الاستئجار
ولكن أيضاً تكاليف الصيانة، والأجهزة الطرفية، والمواد الاستهلاكية، وتطوير
البرمجيات، والاتصالات، وتكاليف التحديث، وتكاليف الاستبعاد.
إعداد الميزانية
بعد تقرير أن تكنولوجيا معينة في المتناول من حيث السعر، تتمثل الخطوة
التالية في إعداد ميزانية مفصلة تأخذ في اعتبارها كلا من التكاليف
المباشرة والمستمرة المرتبطة بالتكنولوجيا المختارة.
هناك أربعة عناصر لميزانية التكنولوجيا: قائمة السلع والخدمات المراد
شراؤها، تكلفة كل بند، والجدول الزمني للسداد، وأية سبل للتوفير المتوقع فيما
يتصل بالتكنولوجيا الجديدة. باستثناء البنود التي تُستخدم في
مناسبة واحدة فقط ثم يتم التخلص منها، فإن معظم بنود التكنولوجيا تحتاج إلى تمويل مستمر لأعمال
الصيانة. من الضروري أيضاً توفير
الأموال اللازمة على امتداد عمر هذه التكنولوجيا.
الحصول على التمويل
بمجرد إعداد ميزانية
مفصلة، فإن الخطوة التالية هي الحصول على الأموال من المصادر الحكومية أو غير الحكومية المناسبة. يتوقف نجاح
هذه العملية على إعداد دراسة
جدوى قوية تحدد الفوائد بوضوح، وترسم أبعاد ميزانية
دقيقة.
ولذلك، فإن دراسة
الجدوى يتعين عليها تبرير الحاجة إلى التكنولوجيا الجديدة
لسلطات التمويل. فإذا كانت هناك زيادة في التكاليف من جراء استخدام التكنولوجيا الجديدة، فلابد من إبراز المنافع غير المادية، كالزيادة في الدقة والسرعة والكفاءة. أما الظروف الأخرى فقد يكون من الأسهل
تبريرها، على سبيل المثال، عندما تحل التكنولوجيا الأقل تكلفة محل عملية يدوية مكلفة.
ومع ذلك، فمن المهم التأكد من أن جميع التكاليف قد تم إدراجها على نحو
سليم في الميزانية.
قد يكون من الممكن، في بعض الحالات، اللجوء إلى استخدام
آليات التمويل المبتكرة، كالمشروعات المشتركة أو ترتيبات إعادة التأجير، شريطة ألا يكون هناك تصور، مبرر أو
غير مبرر، بأن مؤسسة الإدارة الانتخابية تتصرف بطريقة لا أخلاقية.
بمجرد الاتفاق على
توفير الأموال، يجب أن يكون التمويل متاحاً في الوقت
الملائم لأغراض تطوير واختبار وتطبيق التكنولوجيا الجديدة.
التمويل الدولي
قد يختلف الأمر باختلاف الظروف، إلا
أن التمويل الدولي قد يكون متاحاً. وهذا
عادةً ما ينطبق حين يكون التمويل الخارجي من بين الخيارات، لاسيما حين تقدم التمويل حكومات أخرى أو منظمات غير حكومية. في هذه الحالات قد تنشأ مشكلات خاصة،
كمشكلات تحويل النقد الأجنبي، وعدم التيقن من توافر التمويل، أو احتمالات نشوب صراعات
أو فرض أية قيود فيما يتعلق مثلاً باختيار الموردين.
سياسات الإندثار وتناقص القيمة
عند حساب الميزانيات على
امتداد عمر مشروع أو تكنولوجيا ما، فإن سياسات
الإندثار وتناقص
القيمة ستؤثر على حسابات التكاليف والفوائد، ولاسيما في
السنوات المقبلة.
في نهاية دورة حياة أحد عناصر التكنولوجيا، يُطرح سؤال وهو ما إذا
كان استمرار المؤسسة في استخدام الأجهزة القديمة أكثر توفيراً أم التخلص منها. مع تسارع التحسن في تكنولوجيا الحاسوب، يمكن أن تبرز هذه المسألة في غضون عام أو عامين من
الشراء.أما في الحالات التي تظل التكنولوجيا فيها تقدم أداءً مرضياً، على
الرغم من أنها قد صارت
متقادمة، فقد يكون من المفيد الإبقاء عليها. وفي
حالات أخرى، قد يكون من المفيدً
تحديث التكنولوجيا وبيع الأجهزة القديمة إن كانت لها بعض القيمة.
يجب أن تأخذ الميزانية مسألة توقيت تحديث الأجهزة
المتقادمة بعين الاعتبار ، نظراً لأن ذلك سيؤثر على تكلفة التكنولوجيا على
المدى الطويل.
