إن إدخال التكنولوجيا الجديدة لأغراض الإدارة الانتخابية وعملية التصويت قد يعمل على زيادة أو نقصان التكاليف. سيتوقف ذلك على النفقات اللازمة لاقتناء وصيانة التكنولوجيا الجديدة مقارنةً بالنفقات اللازمة للحفاظ على النظام القديم.
ومع ذلك، فهناك عوامل أخرى غير التكلفة يجب أن تؤخذ في الاعتبار. فالتكنولوجيا الجديدة يمكن أن تحقق فوائد كالتحسن في تقديم الخدمات أو الشفافية اللتين تستحقان تكبد نفقات إضافية. ينبغي تقييم فعالية التكاليف والفوائد المحتملة قبل الإقدام على التكنولوجيا الجديدة.
قد تبدو التكنولوجيا مكلفة في مرحلة التنفيذ، ولكنها قد تثمر عن توفير المال على المدى الطويل، لاسيما حيث يمكن العثور على حل تكنولوجي منخفض التكلفة ليحل محل تطبيق منخفض التكنولوجيا عالي التكلفة. ينبغي على مؤسسات الإدارة الانتخابية التدبر ملياً في التكاليف وسبل التوفير المترتبة على إدخال التكنولوجيا. وهي تشمل التكاليف الأولية لشراء مكونات الحاسوب والبرمجيات، والتعاقد مع الخبراء الاستشاريين لإعداد النظام الجديد، وتكاليف الإدارة والصيانة المستمرة.
وينبغي تحديد العمر الافتراضي لهذه التكنولوجيا. فالتكنولوجيا التي يمكن إعادة استخدامها لأكثر من غرض واحد وفي أكثر من انتخابات واحدة ستكون أكثر فعالية من حيث التكلفة مقارنةً بأخرى لا يمكن استخدامها إلا مرة واحدة فقط قبل الحاجة إلى استبدالها.
قد تكلف العديد من الحلول التكنولوجية أكثر بكثير من العمليات اليدوية المناظرة التي تحل محلها. ولا يتعين على مؤسسة الإدارة الانتخابية تنفيذ حل عالي التكلفة وعالي التكنولوجيا، إذا كان البديل منخفض التكلفة ومنخفض التكنولوجيا بديلاً مقبولاً.
قبل شراء التكنولوجيا، ينبغي على مؤسسة الإدارة الانتخابية التأكد من أن لديها الأموال اللازمة لتغطية تكلفة مرحلة التنفيذ الأولية وتكاليف الصيانة المستمرة. يتطلب ذلك بصفة عامة اتخاذ التزامات وتعهدات على عمليات الموازنة الحكومية ذات الصلة. في أغلب الحالات التي يُطلب فيها من الحكومة توفير الأموال، يكون من الضروري إجراء تحليل للتكاليف والمنافع.
قد يتخذ تحليل تكاليف ومنافع التكنولوجيا الجديدة الشكل التالي :
- ذكر الغرض من اقتناء التكنولوجيا
- ذكر السبب وراء الرغبة في اقتنائها
- وصف العملية التي سوف تحل التكنولوجيا الجديدة محلها
- ذكر المشكلات أو المخاطر المحتملة التي قد ينطوي عليها الاستخدام المستمر للعملية الحالية
- ذكر كيفية عمل هذه التكنولوجيا الجديدة
- ذكر فوائد التكنولوجيا الجديدة
- ذكر المشكلات أو المخاطر المحتملة التي قد ينطوي عليها إدخال التكنولوجيا الجديدة
- تحليل ما إذا كانت التكنولوجيا الجديدة سوف تزيد أم تنتقص من شفافية العملية الانتخابية
- تقدير جميع التكاليف المترتبة على إدخال التكنولوجيا الجديدة، بما في ذلك مكونات الحاسوب ذات الصلة، والبرمجيات والبنية التحتية اللازمة للاتصالات، والنقل، والعاملين، والمتعاقدين الخارجيين، والصيانة المستمرة، والتحديثات المستقبلية
- تقدير التكاليف المترتبة على فشل التكنولوجيا
- شرح التكاليف المرتبطة بالعمليات الحالية
- تحديد أي التكاليف سيعوضها إدخال التكنولوجيا الجديدة
- وضع جدول زمني مفصل لتطبيق هذه التكنولوجيا الجديدة
- مناقشة استدامة هذه التكنولوجيا الجديدة، وتحديد العمر الافتراضي لها
- تحديد أي أحداث خارجية لازمة للمضي قدماً في المشروع، مثل موافقة أصحاب الشأن أو سن التغييرات التشريعية
