لا يمكن تطبيق التكنولوجيا الجديدة
بسرعة من دون التعرض لخطر الفشل، في معظم الحالات. وهذا صحيح بصفة خاصة في مجال
الانتخابات، حيث يجب أن تعمل التكنولوجيا المخصصة للأغراض الانتخابية على نحو فعال
من المرة الأولى. ففي الانتخابات، لا تُتاح عادةً سوى فرصة واحدة لإتمام الأمر على
النحو الصحيح.
يعتمد مقدار الوقت اللازم لتطوير وتطبيق
التكنولوجيا الجديدة على درجة تعقيد هذه التكنولوجيا التي يجري تنفيذها. فإذا كانت
التكنولوجيا هي أحد المنتجات القياسية الجاهزة، فقد يتم تنفيذها بشكل سريع نسبياً.
إلا أن العديد من التطبيقات
التكنولوجية الانتخابية تنطوي على أكثر من المنتجات القياسية. ففي بعض الحالات، قد
يتعين تكييف أو تعديل المنتجات القياسية لأداء مهام أخرى غير تلك التي صُممت هذه
المنتجات لأجلها. في حالات أخرى، ربما يلزم تصميم وصنع منتجات جديدة لتلبية
احتياجات انتخابية معينة.
في هذه الحالات، ينبغي عدم الاستهانة
بمقدار الوقت اللازم لإتمام عملية تطوير المشروع.
توفر قوائم الفحص والمراجعة مؤشراً
جيداً لعدد ودرجة تعقيد المهام التي يجب أن تتم قبل أن يمكن تنفيذ التكنولوجيا
الانتخابية.
إن المهام
المطلوبة لتنفيذ مشروع تكنولوجي معقد، مثل سجل الناخبين المحوسب أو نظام التصويت
الإلكتروني، قد يستغرق شهوراً أو حتى سنة أو أكثر لتنفيذها. في كثير من الحالات، كلما
زاد الوقت المتاح، كلما زادت فرص نجاح المشروع.
إن التنبؤ بمتوسط الوقت اللازم لتنفيذ
مشروعات للتكنولوجيا الانتخابية ليس عملياً، لأن ذلك سيختلف بحسب درجة تعقيد
المشروع والموارد المتاحة. ومع ذلك، من الممكن استقاء بعض الأمثلة من مشروعات التكنولوجيا
الانتخابية التي تمت على أرض الواقع.
إن تنفيذ نوع معين من التكنولوجيا
الانتخابية من المفترض أن يكون جزءاً من الاستراتيجية العامة لتكنولوجيا المعلومات
الخاصة بمؤسسة الإدارة الانتخابية، وكذلك ضرورة ضمان مؤسسة الإدارة الانتخابية توافر
الوقت والموارد للمشروع.
تؤثر الدورة الانتخابية لمؤسسة الإدارة
الانتخابية على الوقت المتاح لإنجاز المشروعات. فمؤسسات الإدارة الانتخابية ذات الدورات
الانتخابية القصيرة (كسنتين بين الانتخابات الرئيسية، على سبيل المثال) ينبغي
عليها الاختيار ما بين إمكانية تنفيذ التكنولوجيا الجديدة في غضون تلك الفرصة المحدودة،
أو ما إذا كان من الأفضل التخطيط من أجل الانتخابات القادمة في الدورة.
مؤسسات الإدارة الانتخابية ذات الدورات
الانتخابية الأطول – من أربع إلى خمس سنوات بين الانتخابات الرئيسية – تتمتع بفرصة
أوسع كثيراً.
غير أنه قد
يكون من الخطأ تخصيص فترة زمنية طويلة جداً لإكمال مشروع التكنولوجيا الانتخابية. فمعدل
التغير في التكنولوجيا في الألفينيات سريع جداً بحيث إن بعض جوانب التكنولوجيا يتراوح عمرها
بين سنة واحدة وثلاث سنوات. ولهذا العامل يُنصح بتأخير عملية الشراء الفعلية لمكونات
الحاسوب والبرمجيات حتى اللحظة الأخيرة الممكنة. ومع ذلك، فهذا لا يعني أن مراحل
التخطيط والتطوير يجب أن تنتظر حتى آخر لحظة. فمن الممكن وضع خطة المشروع والبدء في
المراحل الأولى منه في انتظار أن تصبح التكنولوجيا الأكثر متاحة في نهاية دورة
المشروع.
هناك أساساً
أربع مراحل يوُصى بها في منهجية تطوير وتنفيذ المشروع:
- تقييم الاحتياجات، ودراسات الجدوى، ومواصفات
المشروع
ينبغي تخصيص الوقت
الكافي لكل مرحلة لضمان تطبيق التكنولوجيا على نحو فعال.
قد تستغرق المرحلة
الأولى، والتي تشمل إعداد تقييمات الاحتياجات ودراسة الجدوى ومواصفات المشروع وقتاً
أطول مما كان متوقعاً. وقد يلزم مشاورة أصحاب الشأن الخارجيين خلال هذه المرحلة، كذلك
قد تقع أحداث أخرى، مثل الحصول على موافقة الحكومة وتمرير التشريعات. نتيجةً لذلك،
في المعتاد لا تملك مؤسسة الإدارة الانتخابية السلطة للإسراع بالعملية.
ربما يتعين أن تتفق طلبات الحصول على التمويل على وجه
الخصوص، مع دورة الميزانية الحكومية الثابتة، مما يعني أنه قد تكون هناك فرصة
واحدة فقط في السنة المالية للحصول على التمويل. فإن فاتت الفرصة، قد يتعين على
مؤسسة الإدارة الانتخابية الانتظار حتى العام التالي.
وتتمثل إحدى طرق
الإسراع بهذه المرحلة من المشروع في القيام بعدة جوانب من العملية في نفس الوقت.
على سبيل المثال، بمجرد تقرير الحاجة إلى التكنولوجيا الجديدة والحصول على موافقة
(من حيث المبدأ)، فمن الممكن البدء في العناصر الأخرى للمشروع، كدراسات الجدوى،
والموافقة المالية، والتشاور مع أصحاب الشأن، وتحديد المواصفات والتغييرات
التشريعية أو التنظيمية، بشكل متزامن. ولكن، على مؤسسة الإدارة الانتخابية الحرص
على عدم المبالغة في العجلة، فدراسة الجدوى غير المتقنة، على سبيل المثال، يمكن أن
يؤدي إلى رفض تمويل المشروع.
تعتمد مدة المرحلة
الثانية، وهي تطوير المشروع، على درجة تعقيد المشروع. في المعتاد يستطيع الموردون
المحتملون إعطاء تصور عام للأطر الزمنية المتوقعة لمشروعات معينة. ونكرر مرة أخرى
أن المنتجات الجاهزة يتم تطويرها بسرعة أكبر من المنتجات التي يجب تصميميها وبرمجتها
أو تصنيعها خصيصاً .
قد يتعين على
مؤسسة الإدارة الانتخابية
توفير الموظفين لمساعدة الموردين وتمكينهم من الوفاء بالمواعيد النهائية للتطوير، لاسيما
حين يلزم تصميم المنتجات بحسب الظروف المعينة لمؤسسة الإدارة الانتخابية.
المرحلة
الثالثة، عملية الاختبار، قد تستغرق هي الأخرى وقتاً أطول مما كان متوقعاً. فيستوقف
مقدار الوقت اللازم على درجة تعقيد وحداثة المشروع. فالمنتج الذي يتم إعداده خصيصاً
يستغرق اختباره أسابيع أو أشهر. كما سوف تكون هناك حاجة إلى المزيد من الوقت من
أجل إجراء المزيد من التطوير والاختبار إذا أظهرت التجارب أن المنتج يتطلب تعديلات
أو تغييرات.
من المهم جدا
مقاومة إغراء التهاون في مستوى الجودة في مرحلة الاختبار. فالاختبار الشامل يعمل
على تحديد العيوب التي يمكن أن تتنبأ بكارثة.
إن الاتصالات
المتبادلة مع مؤسسات الإدارة الانتخابية أو الهيئات في مجالات أخرى يمكن أن تشير
إلى مشروعات مماثلة لذلك الذي قيد الدراسة، مما قد يساعد على تحديد مقدار الوقت
اللازم لمختلف مراحل تنفيذ المشروع.
في مرحلة
التنفيذ، يتم نشر التكنولوجيا وتجهيزها للاستخدام. وتكون قائمة المهام التي ينبغي
استكمالها في هذه المرحلة طويلة ومتنوعة. وبما أن التنفيذ الفعال أمر حاسم بالنسبة
لنجاح المشروع، فلابد من تخصيص ما يكفي من الوقت لهذه العملية.
ينبغي أن يكون
ممكناً في مرحلة التنفيذ القيام بأنشطة عدة في وقت واحد. على سبيل المثال، يمكن
نشر نظام بالتزامن مع تدريب المستخدمين، وإدخال البيانات الأولي يمكن أن يحدث
أثناء التخطيط للأنظمة الاحتياطية، الخ. ومع ذلك، هناك بعض الأنشطة التي يجب أن تتم
قبل غيرها. على سبيل المثال، إعداد وثائق التدريب وتعيين الموظفين يجب أن يتم قبل
أن يبدأ تدريب المستخدمين.
والخلاصة هي
أن تطوير وتطبيق التكنولوجيا الحديثة عموماً يستلزم وقتا أطول مما يتوقع له، و
ينبغي بذل الجهد لتكريس أقصى قدر ممكن من الوقت لأي مشروع يتعلق بالتكنولوجيا
الجديدة.
