يمكن رفع مصداقية ونزاهة أنظمة تسجيل الناخبين إلى أعلى المستويات من خلال استخدام الالتقاط والتخزين والمعالجة الإلكترونية للبيانات.
تشمل مدخلات أنظمة تسجيل الناخبين:
- الاستمارات الورقية التي يقوم الناخبون بملئها
- الاستمارات الإلكترونية التي يقوم الناخبون بملئها
- البيانات الإلكترونية التي تقدمها الهيئات الأخرى
- المعلومات الورقية المقدمة من الهيئات الأخرى
- المشورة الشفهية المقدمة هاتفياً أو شخصياً
- المعلومات التي تم الحصول عليها من العاملين في الميدان ورقياً أو إلكترونياً
- المعلومات المستمدة من البريد المرتد
التقاط البيانات
قبل اتخاذ قرار بشأن طريقة التقاط البيانات، يجب على مؤسسة الإدارة الانتخابية تحديد أي البيانات بحاجة إلى الالتقاط. هذه البيانات تعتمد إلى حد كبير على المتطلبات التشريعية المطبقة على سجلات الناخبين، ولكنها يمكن أيضاً أن تشمل المتطلبات المحددة في ضوء الملاءمة الإدارية والتشغيلية.
يعني ذلك أنه لا داعي لالتقاط البيانات إلا إذا كان هناك سبب تشريعي وإداري و/أو تشغيلي للقيام بذلك. كذلك قد يكون ضرورياً التقاط كافة البيانات المدرجة من قبل الناخبين على نموذج الاستمارة لأن بعض هذه الحقول يمكن أن تُستخدم من قبل موظفي الإدارة الانتخابية لتحديد الأهلية للتسجيل، ولكن قد لا تكون هناك حاجة لتسجيل البيانات في هذه الحقول بقاعدة بيانات السجلات.
قد تهتم بعض أنظمة تسجيل الناخبين في البلدان التي تضم نسبة كبيرة من السكان المهاجرين، على سبيل المثال، بأن تتضمن سجلات تسجيل الناخبين (من بين أمور أخرى) محل ميلاد الناخبين، فضلاً عن معلومات الجنسية للأشخاص الذين وُلدوا خارج البلاد. تُستخدم هذه المعلومات من قبل الموظفين لتحديد ما إذا كان الشخص مؤهلاً للتسجيل، ولكن بمجرد تحديد الأهلية قد لا تكون هناك حاجة إلى تخزين جميع البيانات ذات الصلة في سجل الناخب للرجوع إليه مستقبلاً. قد يمكن إنشاء قاعدة بيانات أخرى لأرشفة الصور الرقمية للنموذج الأصلي بحيث يمكن، في وقت لاحق وإذا لزم الأمر، الوصول إلى هذه المعلومات واستخراجها.
يمكن تصميم متطلبات مدخلات البيانات مع أخذ متطلبات المخرجات في الاعتبار، والتي يمكن أن تشمل :
- البيانات الإلزامية التي تقضي بها التشريعات المتعلقة بتسجيل الناخبين أو التي تتطلبها الاحتياجات الإدارية والتشغيلية
- حقول المخرجات التي قد تكون مفيدة في فرز البيانات أو لاختيار مجموعات فرعية من البيانات
- الفئات الخاصة التي قد تنطبق على تسجيل الناخبين
- حقول التدقيق/التعقب المطلوبة (كتاريخ ووقت إدخال البيانات أو التعديل، اسم موظف إدخال البيانات، سجلات الإدخالات السابقة ذات الصلة بكل ناخب)
- حقول المخرجات اللازمة على المجموعة الكاملة من المنتجات، مثل إلحاق الناخبين بمراكز الناخبين والتقارير الإحصائية وغيرها من التقارير التي يمكن استنباطها من سجلات الناخبين.
بعض حقول المخرجات كالدائرة الانتخابية للناخب يمكن أن تحسب بواسطة برامج الحاسوب بالاعتماد على حقول المدخلات الأخرى مثل حقول العنوان ولا يُشترط أن تكون بيانات مدخلة.
تشمل القائمة المعتادة للحقول التي يتم التقاطها:
- الاسم (والذي يمكن تقسيمه إلى حقول أكثر دقة، كالاسم الأول، والاسم الأوسط واللقب واسم العائلة حسب مقتضى الحال)
- العنوان (والذي يمكن تقسيمه إلى حقول أكثر دقة، كرقم الشقة، رقم الشارع، اسم الشارع، المحلية، الحي، المقاطعة، الدولة، البريد أو الرمز البريدي والبلد)
- تاريخ الميلاد
- النوع الاجتماعي
- الاسم السابق (إذا كان اسم الشخص قد تغير، على سبيل المثال عن طريق الزواج أو عقد أحادي الطرف)
- العنوان السابق (كي يتم إلغاء/تحديث التسجيل السابق)
- محل وبلد الميلاد
- أرقام الهوية (كما ينطبق على ولاية قضائية معينة، كرقم بطاقة الهوية، رقم جواز السفر، أو رقم الضمان الاجتماعي)
- تفاصيل المواطنة (على سبيل المثال، إذا كان إثبات المواطنة مطلوباً)
- العنوان البريدي (بالنسبة لأولئك الذين يختلف عنوانهم البريدي عن عنوان السكن)
- مؤشر الفئة الخاصة للناخبين (على سبيل المثال، رمز لبيان ما إذا كان الناخب ينتمي إلى فئة خاصة من الناخبين، كناخب يجب إخفاء عنوانه من السجلات العامة للناخبين أو ناخب يقيم حالياً خارج البلاد)
التقاط البيانات الورقية
هناك طريقتان لتحويل البيانات الورقية إلى بيانات إلكترونية. الأولى هي استخدام مدخلي البيانات ليقوموا بإدخال البيانات إلى نظام الحاسوب. والثانية هو استخدام أجهزة المسح الضوئي وبرمجيات التعرف الذكي على الأحرف (ICR) لتحويل الصور إلى نص إلكتروني. وكلتا الطريقتين بهما مزايا وعيوب.
قد يكون إدخال البيانات يدوياً أفضل من المسح لأن الموظفين البشر عموماً أقدر على تفسير خط اليد من برمجيات التعرف على الأحرف. كما يستطيع الموظفون اتخاذ القرارات بشأن أهلية الناخبين مما قد لا يكون من الممكن اتخاذها آلياً، كتحديد ما إذا كان التوقيع يبدو مقبولاً أو ما إذا كانت المعلومات المقدمة كافية. غير أن إدخال البيانات يدوياً قد يكون مملاً رتيباً وعدم القدرة على التركيز قد يؤدي إلى أخطاء.
هناك عدة تدابير يمكن اتخاذها لزيادة دقة إدخال البيانات يدوياً. إحدى الطرق الشائعة هي تكليف شخص بإدخال البيانات وتكليف آخر بالتحقق منها. عملية التحقق هذه قد تأخذ صورة إدخال جميع البيانات مرتين، وحفظ كل نسخة إلكترونية على حدة. ثم تتم مقارنة النسختين إلكترونياً بعد ذلك. إذا كانتا متطابقتين، يكون السجل مقبولاً. في حالة وجود اختلاف، يمكن للمشرف مقارنة السجل بالأصل لضمان إن بيانات السجل قد أُدخلت بشكل صحيح. تتمثل طريقة أخرى للتحقق في تكليف شخص ثانٍ بالتحقق من البيانات التي أدخلها الشخص الأول ومقارنتها بالنموذج الأصلي.
وهناك تدبير آخر يتمثل في تصميم شاشة المدخلات المستخدمة في إدخال البيانات بحيث تحقق أقصى معدلات الدقة. على سبيل المثال، ينبغي لشاشة إدخال بيانات اتباع نفس الترتيب المنطقي الذي يتبعه النموذج، مع وجود عناصر تصميم تجبر الموظف على اتباع المسار المنطقي.
يمكن برمجة البرمجيات بحيث تؤدي اختبارات المنطق أثناء إدخال البيانات لتقليل الأخطاء. على سبيل المثال، يمكن استخدام "أقنعة الإدخال" بحيث لا يمكن إدخال إلا الأرقام الواقعة ضمن نطاق محدد في الحقول التي يجب فيها إدخال الأرقام وإدخال التواريخ الصالحة فقط في حقول التواريخ. يمكن للبرمجيات أن تجبر موظفي إدخال البيانات على إضافة البيانات الصالحة في كل حقول، بحيث لا يمكن تخطي الحقول أو تركها فارغة عن طريق الخطأ. حين يُشترط أن تستوفي البيانات في حقل ما معيار معين، كقائمة محددة من المتغيرات، يستطيع البرنامج رفض أي إدخال لا يتفق مع هذه المعايير. بل والأفضل من ذلك، حين يُشترط أن تلتزم البيانات بقائمة محددة من المتغيرات، يمكن للنظام عرض تلك المتغيرات فقط، غالباً من خلال "قائمة منسدلة" أو "مربع قائمة". على سبيل المثال، لا يسمح حقل الجنس إلا بالاختيار ما بين "الذكور" أو "الإناث".
عندما تكون البيانات في بند الناخبين بقاعدة بيانات سجلات الناخبين مرتبطة بجزء آخر من قاعدة البيانات، كبند العنوان بقاعدة البيانات، يمكن للبرمجيات إجبار موظفي إدخال البيانات على تحديد العنوان الصالح فقط من قاعدة بيانات العناوين. فأي عنوان يقدمه أحد الناخبين لا يتطابق مع عنوان في قاعدة البيانات يرفضه النظام، مما يجبر الموظف أو المشرف على التحقيق في شرعية العنوان المدعى.
في بعض الحالات، يكون العنوان المقدم ليس إلا نسخة غير رسمية من العنوان الرسمي. وفي حالات أخرى، قد يكون العنوان مزوراً. إذا تبين أن العنوان صحيح ولكنه غير موجود بقاعدة بيانات العناوين، يجب اتباع عملية منفصلة لتحديث قاعدة بيانات العناوين قبل معالجة تسجيل الناخبين، مما يحافظ على سلامة قاعدة بيانات العناوين.
قد يكون إدخال البيانات باستخدام أجهزة المسح الضوئي وبرمجيات ICR لتحويل الصور إلى نص إلكتروني أفضل من إدخال البيانات يدوياً حيث يلزم إدخال كميات كبيرة من البيانات، ولا يُحتمل أن تضيف عملية إدخال البيانات يدوياً أية قيمة تُذكر لكي يستحق الأمر العناء.
العيب الرئيسي في استخدام برمجيات ICR في التقاط البيانات هو مستوى الدقة. نظراً إلى أن نماذج تسجيل الناخبين تكون غالباً مكتوبة بخط اليد، فإن تفاوت وضوح خط اليد يمكن أن يجعل من الصعب على البرنامج تحويل الكتابة إلى نص بدقة، لاسيما حيث يتعين تفسير الأسماء، لأنها لا تعطي البرنامج أنماطاً نحوية يمكن التنبؤ بها. إلا أن دقة برمجيات ICR آخذة في التحسن بشكل مستمر، ومعدلات الخطأ في برمجيات ICR الحديثة صارت أدنى بكثير من نظيراتها منذ بضع سنوات.
يمكن أن تكون برمجيات ICR فعالة إذا قام أحد الموظفين بالتحقق من دقة التقاط البيانات مقارنةً بالأصل، بنفس الطريقة التي يتم التحقق بها من البيانات بواسطة موظفو الإدخال اليدوي. يمكن تبسيط هذه العملية من خلال استخدام برمجيات تلتقط النص الذي تم تفسيره وصورة للنموذج الأصلي وعرضهما جنباً إلى جنب على الشاشة كي يقوم الموظف بفحصهما. هذا الأسلوب يزيل الحاجة إلى الرجوع إلى النماذج الأصلية ويمكِّن من إجراء عمليات التحقق بسرعة نسبياً إذا قام بها موظف مدرب ذي خبرة.
برمجيات ICR مناسبة تماماً لالتقاط النص المكتوب ويمكن "تدريبها" للتعرف على مختلف الخطوط المكتوبة أو المطبوعة بدرجة عالية من الدقة.
التقاط البيانات الإلكترونية
يعتبر التقاط البيانات الإلكترونية مقارنة بالتقاط البيانات الورقية، عملية بسيطة نسبياً. ولكن قد تنشأ صعوبات إذا كانت البيانات المقدمة ليس لها نفس تنسيق جداول البيانات المطلوب إدراج البيانات فيها.
على سبيل المثال، قد تزود هيئة خارجية مؤسسة الإدارة الانتخابية بقائمة بأسماء الأشخاص الذين يجب أن يُدرجوا في سجل الناخبين. وينبغي إنشاء سجل الناخبين بحيث تُدرج البيانات في عدة حقول محددة، يشير كل حقل منها إلى نوع معين من البيانات كحقل اللقب. إذا كانت البيانات التي تم استيرادها لا تحتوي على معلومات منسقة بنفس هيكل الحقول، فإن البيانات لا بد من تحويلها كي تناسب الهيكل المنشود.
على سبيل المثال، قد تقسم مؤسسة الإدارة الانتخابية عناوين الناخبين إلى حقول منفصلة، كرقم الشقة أو رقم الشارع أو اسم الشارع أو المحلية أو الولاية أو الحي أو الرمز البريدي. أما بيانات العنوان المقدمة من الهيئة الخارجية فقد تُقدم في صورة حقل "حر"، أي يتيح كتابة العنوان بالكامل في حقل واحد، دون تقسيمه إلى أجزاء. في هذه الحالة، يجب العثور على بعض الوسائل لتحويل البيانات المستوردة إلى الشكل المطلوب. للأسف، لا يمكن إتمام ذلك في كثير من الأحيان إلا بواسطة قدر كبير من التدخل اليدوي، مما يجعل تبادل البيانات الإلكترونية أمراً أكثر تعقيداً مما يمكن توقعه.
ويتمثل الحل لاستيراد البيانات الإلكترونية في قاعدة بيانات سجلات الناخبين في تنسيق هياكل حقول البيانات مع الهيئة التي تزود بالبيانات وذلك لضمان الاتساق. وأفضل طريقة للقيام بذلك هي وضع مجموعة متفق عليها من معايير هياكل البيانات يمكن استخدامها عبر مجموعة من الهيئات ذات البيانات المماثلة. وتوجد العديد من هذه المعايير في العديد من البلدان.
لا يكون من المتوقع أن تنشأ المشكلات حول معايير هياكل البيانات إذا قامت مؤسسة الإدارة الانتخابية بجمع بيانات تسجيل الناخبين الإلكترونية مباشرةً من الناخبين. على سبيل المثال، نماذج التسجيل الإلكتروني المتاحة على الإنترنت أو في أكشاك الحاسوب يمكن تنظيمها بحيث تدخل مباشرةً في هيكل قاعدة البيانات الصحيحة، إذا كان ذلك عملياً.
يمكن جمع بيانات سجلات الناخبين الإلكترونية من خلال تزويد العاملين الميدانيين بأجهزة محمولة لإدخال البيانات. ثم يمكن تحميل البيانات من هذه الأجهزة باستخدام الأقراص القابلة للإزالة، من خلال ربط الأجهزة مباشرةً بالحاسوب أو عن طريق تحميل البيانات عبر الإنترنت.
وكما هو الحال مع الإدخال اليدوي للبيانات، يمكن تطبيق برمجيات اختبارات المنطق على البيانات التي تم التقاطها إلكترونياً لتحديد أية أخطاء ممكنة في البيانات. على سبيل المثال، يمكن وضع علامة على أية بيانات تحتوي على أحرف في الحقول التي ينبغي ألا تحتوي إلا على الأرقام فقط، ليقوم الموظفون ببحث المشكلة، وتصحيحها، بالعودة إلى الأصل إذا لزم الأمر. وبالمثل، فإن أية عناوين مقدمة إلكترونياً لا تتوافق مع قاعدة البيانات الموحدة يمكن التحقق منها وإجراء التصويبات حسب الحاجة.
التقاط البيانات عبر الهاتف
في بعض الحالات، قد يكون من الممكن السماح للناخبين بتسجيل أو تحديث بيانات سجلات الناخبين تلقائيا عن طريق الهاتف، ولكن فرص هذا النوع من المعاملات نادرة.
إلا أنه قد يكون من المجدي (إذا سمح التشريع الانتخابي) قبول التغييرات في سجلات الناخبين عن طريق الهاتف. في هذه الحالات، يجب ترجمة الرسالة الشفهية إلى صيغة إلكترونية كي يمكن تحديث سجلات الناخبين الإلكترونية. يمكن أن يتخذ ذلك شكل نموذج بخط اليد أو مكتوب على الحاسوب يملأه الموظف، والذي يتم بعد ذلك إدخاله أو مسحه في نظام الحاسوب. ميزة هذا النهج هو أنه يخلف سجلاً ورقياً للتدقيق بحيث يمكن استخدامه للتحقق من شرعية التغييرات في السجل.
بدلاً من ذلك، يستطيع الموظف الذي يتلقى المكالمة الهاتفية تحديث السجل على الشاشة. تتمثل ميزة ذلك في توفير الوقت عن طريق تخطي خطوة إعداد سجل مطبوع. في هذه الحالة، ينبغي أن تسجل قاعدة بيانات السجلات أن التغيير أُبلغ عن طريق الهاتف، وذلك لترك سجل تدقيق يتعلق بالتغيير.
التقاط المعلومات من البريد المرتد
حيثما تُستخدم المعلومات المستمدة من سجلات الناخبين في إرسال بريد إلى الناخبين، يمكن أن يرتد هذا البريد حاملاً تعليقات وشروح قد تكون مفيدة لتحديث السجلات. على سبيل المثال، البريد الذي يرتد حاملاً عبارة "لم يُستدل على العنوان" يمكن استخدامه لإضافة إيضاح إلى سجلات الناخبين ثم (بحسب التشريعات المحلية) إما إزالة هذا الشخص من السجلات أو الشروع في التحقيق في أحقية الشخص في الإبقاء على اسمه مسجلاً .
في حالات أخرى، قد يشير البريد المرتد إلى تصويب في هجاء الأسماء أو العناوين. وهذه المعلومات يمكن أن تستخدم أيضاً لتصحيح السجلات.
إن عملية التقاط البيانات من التعليقات والشروح يمكن أن تتم تلقائياً بدرجات متفاوتة بحسب نوع التعليقات التي يحملها البريد المرتد. إذا كانت تسميات العناوين الخارجة تشمل شريط الباركود أو رقم أو رمز الهوية، فإن هذا المعرف يمكن أن يُستخدم لتبسيط عملية التقاط البيانات من أية تعليقات و شروح يحملها البريد المرتد. إذا كانت التعليقات والشروح تندرج في فئات محددة، فإن التقاط البيانات من مثل هذه المعلومات يمكن أن تكون تلقائية بدرجة عالية. على سبيل المثال، البريد الذي يحتوي على أشرطة الباركود لتحديد الهوية والتي تفيد بأن الناخب لم يعد يسكن في العنوان المسجل يمكن تصنيفها على حدة وتمريرها من خلال قارئ للباركود، وذلك لتسجيل البيانات ذات الصلة في قاعدة بيانات سجلات الناخبين.
حيث تبين الشروح تصويبا للأسماء أو العناوين، ستكون هناك حاجة إلى أن يقوم المشغل الرئيسي بإدخال التغييرات في السجل الإلكتروني. يمكن الإسراع بهذه العملية باستخدام شريط الباركود أو أرقام الهوية لاستخراج سجل الناخب بسرعة لتصويبه.
وظائف أنظمة إدخال البيانات
أنظمة إدخال البيانات التي تُستخدم لإدخال بيانات سجلات الناخبين، إما من مصادر مطبوعة أو إلكترونية، تكون مصممة لأداء مجموعة من المهام التي من شأنها أن تضيف قيمة إلى هذه العملية.
كذلك يمكن تصميم سجلات الناخبين بحيث تقبل البيانات التي تؤثر على سجل الناخب من مجموعة متنوعة من المصادر المختلفة، حيثما كان ذلك ممكناً. على سبيل المثال، قد يكون سجل الناخب الأصلي مستمداً من نموذج طلب قام الناخب بملئه. قد يتم تحديث عنوان هذا الناخب في تاريخ لاحق من خلال بيانات مقدمة إلكترونياً من قبل هيئة حكومية أخرى.
