هناك العديد من العناصر المختلفة التي
تدخل في معالجة البيانات في قواعد بيانات سجلات الناخبين بمؤسسة الإدارة
الانتخابية.
يُرجح أن عمليات إضافة أو تعديل أو
حذف البيانات في سجلات الناخبين ستكون في حاجة إلى المراقبة الدقيقة. يمكن إعمال
الإجراءات الاحترازية لضمان أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الدخول لأداء هذه
المهام، كما يمكن تصميم سجلات التدقيق الملائمة للتحقق من أن جميع الإضافات
والتغييرات والحذف قد تمت بشكل صحيح. يعد هذا أمر ضروري للحفاظ على سلامة سجلات
الناخبين، وحمايتها ضد التزوير.
تشمل العناصر التي تدخل في معالجة البيانات في قاعدة بيانات سجلات الناخبين :
- إنشاء وصيانة البيانات
- التحقق من صحة البيانات
- تقارير البيانات
إنشاء وصيانة البيانات
تتوقف الأساليب
المستخدمة لإضافة بيانات إلى قاعدة بيانات سجلات الناخبين على نوع البيانات التي
تم جمعها (مثل الاسم والعنوان وتاريخ الميلاد والصورة وغيرها من البيانات البيولوجية
الإحصائية)، والوثائق المطلوبة والطرق المختلفة التي يمكن تلقي بيانات الناخبين بها
أي شخصياً، أو عن طريق الهاتف أو عن طريق البريد الإلكتروني.
من ناحية
أخرى، قد يلزم تعديل البيانات لعدد من الأسباب مثل:
• حيثما يبلغ الناخب عن الحاجة إلى إجراء تعديل (مثل
الإبلاغ عن تغيير العنوان)
• حيثما تبلغ هيئة خارجية عن الحاجة إلى إجراء تعديل
• حيثما تحدد مؤسسة الإدارة الانتخابية وجود خطأ في
إدخال البيانات
• عند وقوع حدث معين يستلزم تحديث البيانات (مثل
تغيير حدود الدوائر الانتخابية)
كذلك تعتمد الأساليب المستخدمة
في تعديل البيانات بقاعدة بيانات سجلات الناخبين أيضاً على الطرق المختلفة التي
يمكن بها الإبلاغ عن التعديلات.
قد تكون هناك
حاجة إلى حذف البيانات عند :
• تلقي بيانات جديدة تحل محل القديمة
• تلقي إشعار يفيد بأن الناخب قد تُوفي أو غادر الولاية
القضائية
• تلقي إشعار يفيد بأن سجلاً تم إنشاؤها عن طريق
الاحتيال أو الخطأ
عادةً ما يكون مناسباً الاحتفاظ بسجل بحالات حذف
البيانات لأغراض الشفافية والتدقيق. في كثير من الحالات، بدلاً من حذف البيانات،
فإنه من الأنسب نقل البيانات المتقادمة إلى ملف أرشيفي حيث يمكن الوصول إليها عند
الحاجة.
ولاسيما حيث
يتم إجراء تغييرات في سجلات الناخبين على مر الزمن، مثل التغيرات في الأسماء أو
العناوين الحالية، قد يكون من المرغوب فيه (بحسب المتطلبات التنفيذية والتشريعية المحلية)
الاحتفاظ بتاريخ هذه التغييرات.
التحقق من
صحة البيانات
يمكن اتباع إجراءات
مختلفة للتحقق من صحة البيانات للمساعدة في تحديد الأخطاء أو الغش. تشمل بعض
إجراءات التحقق من الصحة ما يلي:
• اشتراط توافق بيانات العنوان مع قاعدة جغرافية
موحدة
• إجراء اختبارات التأهل التلقائي (مثل التأكد من أن
تاريخ ميلاد الناخب يقع في المدى المسموح به للعمر أو التحقق من أن بيانات مواطنة الشخص
تستوفي معايير أهلية الناخبين)
• التأكد مما إذا كان هجاء الأسماء يتماشى مع القائمة
الموحدة (مما يمكِّن من تحديد الأخطاء الإملائية المحتملة)
• التأكد مما إذا كان عدد الناخبين المسجلين في
عنوان معين يتجاوز عدد الأشخاص الذين يمكنهم الإقامة في هذا العنوان
• في حالة تحويل التوقيعات والصور الفوتوغرافية أو بصمات
الأصابع/الإبهام إلى صورة رقمية، التحقق إلكترونياً من تطابق أي من خصائص التعريف هذه
التي يقدمها الناخب مع أية سجلات أخرى بقاعدة البيانات
من المهم أن تضم
سجلات الناخبين سجلاً حديثاً واحداً لكل ناخب مؤهل، لضمان أن السجل يسهل المبدأ
الديمقراطي المتمثل في صوت واحد لكل شخص.
تستطيع البرمجيات
تنفيذ إجراءات مقارنة مختلفة وبحث إلكتروني لتحديد ما إذا كان الشخص الذي يتقدم
بطلب للتسجيل مدون بالفعل بالسجلات. لأن الناس لا تستخدم دائماً نفس الاسم بالضبط
في كل مرة يقومون فيها بتعبئة استمارة، يجب أن تعتمد إجراءات المقارنة على الاستفادة
من أساليب "التطابق التقريبي" للمساعدة في تحديد حالات التسجيل المزدوج.
كما أن استخدام حقول أخرى غير الأسماء يمكن أن تساعد أيضاً، لاسيما سجلات تاريخ
الميلاد. وحتى بالنسبة لتواريخ ميلادهم، قد يدخل الناس تواريخ مختلفة في
الاستمارات على مر الزمن، ومن ثم فقد تكون هناك حاجة أيضاً إلى "المطابقة
التقريبية" عند المقارنة بين تواريخ الميلاد.
ينطوي"التطابق
التقريبي" على برمجة نظام الحاسوب للبحث عن البيانات المتطابقة من خلال تطبيق
معايير مختلفة. على سبيل المثال، يمكن تحديد التطابق بين اسمين إن اختلفا في حرف
واحد فقط. ويمكن أيضاً تحديد التطابق بين الأسماء الأولى والألقاب المتطابقة في
حالة اختلاف الأسماء الوسطى أو إسقاطها في سجل واحد دون الآخر.
كما يمكن
إيجاد التطابق ببين الأسماء باستخدام الأسماء المستعارة. فيمكن تعيين النظام بحيث
يقارن بين الأشكال المختلفة من نفس الاسم، والتي يمكن استخدامها من قبل شخص واحد
في أوقات مختلفة. على سبيل المثال، يمكن أن تشمل الأسماء المستعارة لجون جوناثان
أو جونستون؛ ومن بين الأسماء المستعارة لكاترين تشمل كاثرين وكاترينا وكيت، وهكذا
دواليك.
كما يجب أن
تأخذ تقنيات المطابقة أيضا في الاعتبار احتمال تغيير الناس لأسمائهم. ففي بعض
المجتمعات، تغير المرأة عادةً لقبها عندما تتزوج. كما تغير الناس أيضاً أسماءهم من
خلال عقد من طرف واحد. حيثما يحدث ذلك، فإن المطابقة باللقب عموماً لن تعثر على
التطابق مع سجل يستخدم الاسم القديم. في هذه الحالات، يمكن العثور على التطابق
باستخدام حقول الاسم الأول أو اسم معين وتواريخ الميلاد.
للمساعدة في
هذه العملية، من المستحسن أن يُسأل الناخبون في استمارات التسجيل ما إذا كانوا قد
غيروا أسماءها منذ آخر تسجيل لهم، وطلب عنوانهم المسجل السابق. هذه البيانات، إذا
قُدمت، يمكن أن تساعد كثيراً في إيجاد المدخلات المتقادمة.
برامج
التطابق التقريبي غالباً ما تقدم عدة حالات ممكنة للتطابق مع السجل الحالي، قد لا يمثل
بعضها أو جميعها حالات تطابق فعلي مع الشخص المعني. ينبغي في هذه المرحلة
الاستعانة بموظف لتحديد ما إذا كانت تلك حالات تطابق فعلية، لتغيير السجلات المعنية
حسب الاقتضاء.
التقارير
يجب أن تكون
قاعدة بيانات سجلات الناخبين قادرة على إنتاج مجموعة من المقارنات الإحصائية. يمكن
استخدام هذه المعلومات لتلبية طائفة واسعة من الأغراض، التي تشمل إدارة الأداء
والتقارير الإلزامية. غالباً ما تُعد هذه المقارنات الإحصائية في صورة تقارير يمكن
طباعتها أو إتاحتها على الإنترنت.
من بين أمثلة
التقارير الإحصائية التي يمكن أن تنتج عن سجلات الناخبين :
• مجموع أعداد
الناخبين في الولاية القضائية كلها، مع المجاميع الفرعية لمناطق جغرافية أخرى، كالولايات،
والدوائر الانتخابية والمناطق الفرعية
• مجموع أعداد
الناخبين في مختلف فئات الناخبين
• إجمالي عدد
المعاملات التي تتم في قاعدة البيانات، كحالات الإضافة أو الحذف أو التعديل أو الانتقال
إلى دوائر انتخابية أو مغادرة الدوائر الانتخابية والتحرك داخل الدوائر الانتخابية
• مجموع أعداد
الناخبين المسجلين في مناطق جغرافية صغيرة، مثل مساحات التعداد لأغراض الترسيم
• ملخصات البيانات
المتعلقة بقاعدة جغرافية، كأنواع المساكن، أعداد الناخبين المسجلين في المساكن
وأعداد المساكن التي لا تضم ناخبين مسجلين
إن إنتاج بعض
التقارير يمكن أن يكون عبئاً كبيراً على نظام قاعدة البيانات، لاسيما حيثما تتم
العمليات الحسابية على ملفات البيانات الكبيرة. يمكن تفادي هذا الحمل الزائد على النظام
أو تقليله عن طريق إعداد التقارير المعقدة ليلاً في صورة طلبات "على
دفعات"، تتم أثناء "وقت تعطل" النظام لتجنب إثقال كاهل النظام خلال
أوقات ذروة الاستخدام. تتمثل طريقة أخرى في طلب تقارير روتينية بشكل منتظم، غالباً
في صورة طلبات دفعات ليلية وإتاحتها للمستخدمين، بدلاً من إتاحة الطلبات عبر
الإنترنت كخيار.
ولكن حيثما
تسمح موارد النظام، قد يكون مستحباً السماح للمستخدمين بإمكانية طلب التقارير عبر
الإنترنت. فذلك يمكن المستخدمين من الحصول على البيانات المحددة التي يريدونها، حين
يريدونها، وقد يكون مفيداً في الحالات التي تكون فيها المعلومات الحديثة مطلوبة
بسرعة (كأثناء فترة الانتخابات). يمكن أن تشمل إمكانية الوصول إلى التقارير عبر
الإنترنت المتغيرات المحددة من قبل المستخدم، كتواريخ البدء والانتهاء التي تسمح
للمستخدمين باستخراج البيانات المخصصة.
استهداف
الفئات التي تستدعي اهتماماً خاصاً
يمكن استخدام
قاعدة بيانات سجلات الناخبين لاستهداف الفئات التي تستدعي اهتماماً خاصاً. والتي قد
تشمل :
• عناوين محددة
أو أنواع العناوين (مثل المساكن والمؤسسات الشاغرة، كالجامعات والمستشفيات ودور
التمريض والثكنات العسكرية والشقق السكنية)
• الفئات
المجتمعية (كالمنتمين إلى خلفيات عرقية معينة أو من يعيشون في المناطق النائية أو
المناطق المحرومة)
