Maintenir l'intégrité du système d'inscription civile
Un registre de l'état civil à jour et qui satisfait adéquatement aux trois critères de rendement que sont l'exhaustivité, l'actualité et l'exactitude, contribue largement à la légitimité d'élections démocratiques. Un processus d'inscription bien documenté accompagné de procédures transparentes font en sorte qu'il répond aux exigences de légitimité et contribue ainsi à l'intégrité de l'élection.
Retracer les changements à apporter aux données
La piste de vérification a pour objectif de repérer et d'expliquer les erreurs dans les données du registre de l'état civil et de gérer ces données efficacement. On ne peut assurer la vérification que dans la mesure où l'on peut retracer les renseignements qui ont mené aux changements dans les fichiers. Les questions suivantes illustrent bien les types de renseignements nécessaires pour maintenir des fichiers sur les changements d'adresse.
- La demande de changement émanait-elle d'un individu ou d'une autre source, comme des fichiers du ministère de la santé publique?
- Quel est le nom du commis qui a saisi le changement?
- À quel endroit et à quelle date le changement a-t-il été apporté?
Ces renseignements permettront de résoudre les problèmes créés par des renseignements discordants selon les registres ou bases de données. Il est plus probable que les derniers changements soient les plus à jour. On peut également communiquer avec le citoyen pour déterminer laquelle des bases de données contient les renseignements à jour.
Il est aussi souhaitable d'établir un mécanisme qui permet aux citoyens de confirmer l'exactitude des renseignements qui les concernent ou de les corriger s'il y a lieu. L'émission d'une carte d'identité qui contient une date d'échéance à laquelle le citoyen doit se présenter à un bureau ou centre d'inscription pour demander une nouvelle carte d'inscription et apporter des changements aux renseignements déjà consignés au registre peut s'avérer une bonne méthode. La nouvelle carte d'identité aura une nouvelle photo, copie de laquelle sera conservée au dossier du bureau du registre de l'état civil.
Le registre de l'état civil doit être mis à jour à des moments cruciaux. En Argentine, l'inscription des individus se fait au plus tard un mois après la naissance. On leur donne alors un numéro d'inscription civile. Lorsqu'ils s'inscrivent à l'école, à l'âge de sept ou huit ans, leur inscription civile est renouvelée. De plus, lorsqu'ils atteignent l'âge de 16 ans, ils doivent renouveler leur inscription et ils reçoivent alors une carte d'identité.
Les fichiers sur les citoyens peuvent inclure la plus récente date à laquelle les électeurs ont communiqué avec un ministère ou agence du gouvernement. Ces renseignements peuvent être utilisés pour repérer ceux qui n'ont pas montré signe de vie depuis un certain temps. Le ministère peut décider de communiquer avec les individus qui n'ont communiqué avec aucun ministère du gouvernement depuis un certain temps pour leur demander de confirmer l'exactitude des renseignements qui les concernent.
Surveillance des données de divers ministères et agences
Le maintien d'une piste de vérification pour le registre de l'état civil comprend la surveillance de la cueillette des données par les autres ministères et agences. Une des faiblesses des registres de l'état civil est le fait que les autorités électorales ne soint pas nécessairement chargées de la cueillette des données utilisées aux fins électorales, et que par conséquent ils doivent se fier aux autres ministères et agences pour leur fournir des renseignements fiables et de haute qualité. Pour pallier à cette faiblesse, l'autorité électorale devrait pouvoir surveiller directement les agences ou ministères qui recueillent les données. L'Argentine fournit un exemple de ce type de surveillance. Les autorités électorales sont redevables à une autorité judiciaire qui s'assure d'accorder aux autorités électorales des pouvoirs de surveillance au sein de l'organisation d'inscription civile.
