La sélection et la formation du personnel doivent tenir compte des procédures de création du registre de l'état civil. Le modèle décrit sous la rubrique Liste périodique : recrutement et formation du personnel peut être utilisé si le registre de l'état civil est créé de novo.
La structure du registre de l'état civil est plus souvent créée à partir de bases de données existantes. Les protocoles de sélection et de formation peuvent donc être empruntés d'autres agences.
Les employés des bureaux locaux de l'impôt en Suède sont des spécialistes de l'inscription de la population. Ces bureaux sont chargés des inscriptions quotidiennes. La plupart des renseignements sur les naissances, les décès et les mariages sont recueillies auprès d'autres agences même si le citoyen fournit quelquefois lui-même ces renseignements.
L'Argentine utilise un sous-ensemble du registre de l'état civil pour maintenir sa liste des électeurs. Des cartes d'inscription sont conservées et maintenues par le bureau d'inscription électorale et le bureau du registre de l'état civil. L'unité chargée du registre électoral relève du ministère de la Justice. Tout changement aux données d'inscription doit être transmis au ministère de la Justice de qui relève l'unité d'inscription électorale et à qui les données sont continuellement et régulièrement fournies. Une responsabilité principale des gestionnaires de l'inscription électorale est d'avoir un droit de regard sur les activités associées à la cueillette des données pour le registre de l'état civil. De là l'importance d'employés qualifiés pour surveiller et vérifier le processus.
