Réviser les renseignements pertinents
Les renseignements qu'il faut connaître pour compléter avec succès le processus d'inscription doivent être révisés lors de la planification de l'inscription. Les renseignements qu'il faut recueillir sont habituellement énoncés dans la Constitution ou la loi électorale. Certains faits influenceront les renseignements qui seront jugés nécessaires. Il faut par exemple tenir compte du niveau d'alphabétisation avant de décider de demander ou non une signature. De même, si des cartes d'inscription de l'électeur sont émises, le type de renseignements doit être défini, plus particulièrement si on doit exiger des électeurs une photo ou des empreintes digitales.
Peu importe la méthode d'inscription et malgré les différences qui existent selon le contexte, il existe des éléments communs relativement aux renseignements qui doivent être demandés. Ces éléments comprennent le nom, l'adresse de résidence des électeurs (s'ils en ont une) et leur statut de citoyenneté. De plus, il faut connaître l'âge et la date de naissance des électeurs pour s'assurer, entre autres, qu'ils ont atteint l'âge requis pour voter.
Le sexe de l'électeur est également normalement inscrit quoique cette donnée ne soit pas toujours nécessaire. Certains pays exigent ce renseignement pour se conformer aux exigences de la loi et non à cause d'une décision administrative. Il peut arriver que ce renseignement soit difficile à obtenir à cause des questions de protection à la vie privée. La date de naissance et le sexe sont souvent utilisés pour vérifier l'exactitude des renseignements obtenus et pour déceler les inscriptions en double.
Une fois que les renseignements qui doivent être recueillis sont identifiés, les administrateurs électoraux peuvent élaborer un plan d'action détaillé. Ce plan tient normalement compte des facteurs suivants :
- le nombre de citoyens admissibles à l'inscription;
- les caractéristiques géographiques et démographiques du pays ou des divisions électorales;
- le temps requis pour compléter chaque inscription;
- les mérites de l'informatique;
- l'organisation logistique nécessaire aux diverses étapes de l'inscription;
- le nombre de recenseurs ou de préposés pour recueillir les renseignements;
- le nombre et l'emplacement des sites où se fait la saisie de données;
- le personnel de surveillance.
Lors de l'élaboration d'un plan de mise en oeuvre, l'administration électorale centrale doit de plus commencer à concevoir les séances de formation qui assureront le succès de la mise en oeuvre du plan. Le plan doit évidemment inclure la production du matériel d'inscription comme les formulaires, les cartes de rappel, les cartes d'inscription par la poste et les formulaires de saisie de données.
Procédures de cueillette de données
Les données d'inscription pour l'établissement d'une liste périodique peuvent être recueillies de différentes façons et le plan de mise en oeuvre doit refléter les décisions et les choix qui ont été faits. Les données seront-elles recueillies par un recensement porte-à-porte ou des centres d'inscription seront-ils établis? L'inscription se fera-t-elle par la poste seulement ou de pair avec un recensement ou des centres d'inscription? L'inscription se fait-elle dans un contexte face à face et sinon, quelles mesures l'administration électorale doit-elle prendre pour s'assurer que les renseignements sont exacts et valables? Quelles sont les preuves d'identité acceptables que peut présenter l'électeur pour confirmer son identité? Des cartes de l'électeur seront-elles émises, et si oui quelles en seront les caractéristiques? Contiendront-elles une photo? Seront-elles plastifiées, et si oui, à chaud ou à froid?
Stockage des données
Les données qui ont été recueillies doivent être entreposées en lieu sûr. Une méthode avantageuse est l'utilisation d'un système de base de données informatisée. Les données sont alors transférées des formulaires aux fichiers informatiques. Ces fichiers peuvent servir à la production des cartes de l'électeur et de la liste électorale. La liste peut aussi être manuscrite ou dactylographiée et les données classées selon certains critères (p. ex. alphabétiquement ou par ordre de rue et d'adresse). Il faut créer un environnement sûr pour les données, qu'elles soient informatisées ou sur papier.
L'entreposage des documents originaux, comme les empreintes digitales, les signatures et les photographies, présente un défi de taille. Ces documents sont importants lorsqu'il s'agit de vérifier l'exactitude de la liste ou de faire une vérification légale de certaines données d'inscription. Il se peut aussi que l'on doive transférer les fichiers informatiques d'un bureau local au bureau central de l'administration électorale pour compiler les listes électorales finales. Si les listes ne sont pas informatisées, il faut tout de même transférer les données inscrites sur les formulaires d'inscription à une liste préliminaire. Les formulaires et les listes électorales doivent être entreposés adéquatement en lieu sûr.
Simple mais sûr
Une campagne intensive d'inscription et l'établissement de listes exhaustives dans une courte période de temps qui précède immédiatement l'élection ou pendant la période électorale génèrent habituellement beaucoup d'intérêt relativement à l'ouverture et à la transparence du système utilisé. Règle générale, les procédures doivent être simples et raisonnablement sûres. Le formulaire d'inscription en soi doit être simple et ne pas présenter un test d'alphabétisation ou d'aptitudes. Sa seule raison d'être est de servir à la cueillette des renseignements de base et d'assurer l'admissibilité des électeurs. L'ampleur même du processus d'inscription et les courts échéanciers sont une véritable gageure. Les tâches seront simplifiées dans la mesure où les procédures seront simples.
Étude de cas : Ghana
La Commission électorale du Ghana a produit en 1995 un manuel (voir electoral commission of ghana - voter registration official's manual) qui décrit en détail le processus d'inscription des électeurs à des centres de scrutin. On peut consulter ce manuel pour élaborer et mettre en oeuvre des initiatives d'inscription semblables.
