Planifier pour réussir
Le succès d'un processus d'inscription des électeurs dépend de la capacité de mise en oeuvre d'un plan efficace. Un plan d'inscription qui comprend les éléments suivants connaîtra du succès.
Une seule personne doit être chargée de la planification détaillée et de la mise en oeuvre du programme d'inscription local. Il s'agit habituellement d'un registraire. Certains pays utilisent les services de commissions indépendantes régionales ou locales. Il faut alors définir clairement les responsabilités et les rapports hiérarchiques.
Le registraire doit composer au sein des infrastructures légales et administratives du pays ou de ses régions (voir Liste périodique : infrastructure administrative), définir les objectifs de chaque tâche à accomplir chaque jour du processus d'inscription. Le plan pour la logistique du programme d'inscription doit comprendre une évaluation réaliste de l'ampleur des renseignements à recueillir, une estimation du nombre d'électeurs qui s'inscriront, le nombre de résidences qui doivent être visitées et le personnel requis pour faire les visites. Il devrait de plus inclure une évaluation du temps requis pour traiter les renseignements sur chaque électeur et, s'il y a lieu, pour inscrire ou saisir ces données, électroniquement ou manuellement, en format imprimé ou dactylographié. Dans certains cas les données sont transmises à l'administration électorale centrale. Dans d'autres cas, les données et les fichiers sont conservés au niveau local où est produite la liste électorale : l'administration centrale n'est donc pas impliquée dans la préparation de la liste. Le registraire peut également demander des ressources supplémentaires pour répondre à des situations d'urgence et respecter les échéanciers.
Le recensement requiert normalement que l'on prévoie le nombre de résidences à visiter chaque jour, par chaque recenseur ou paire de recenseurs. Le plan de la logistique nécessaire pour établir des centres d'inscription et des centres d'inscription itinérants doit inclure une identification des sites. L'objectif est de s'assurer que les centres d'inscription sont bien équipés dès le début de l'inscription. Il peut arriver que ce ne soit pas possible. Tout délai nuira à l'efficacité du processus.
Le plan de la logistique comprend également l'élaboration des méthodes de recrutement pour tous les groupes de travailleurs, ainsi que des procédures de formation de chaque groupe. Il faudra peut-être avoir recours à un plan de rechange pour les personnes qui n'auraient pu assister à la séance de formation tel que prévu, pour trouver des remplaçants et pour les former.
Tous les aspects d'un plan de logistique sont habituellement fondés sur des facteurs comme la densité de population, le niveau d'alphabétisation, le profil ethnique, la langue, les coutumes locales et le pourcentage de la population urbaine et rurale. Les ajustements qui s'imposent sont apportés pour répondre à ces divers facteurs.
Le plan de mise en oeuvre de la campagne d'inscription doit être fragmenté en unités géographiques gérables. La norme prévoit des unités administratives bien définies à l'avance et contenant de 250 à 500 électeurs. Ces unités sont créées en tenant compte, entre autres, des besoins du secteur, de la délimitation du territoire et du nombre de résidences dans le secteur. La longueur de la période d'inscription peut influencer la composition de l'unité. Une campagne d'inscription amorcée sans la création d'unités géographiques est vouée à l'échec. Le gouvernement local de l'Afrique du Sud a connu ce genre d'expérience en 1995.
La méthodologie pour recueillir les renseignements relatifs aux électeurs est normalement développée bien avant le début de la période d'inscription. Cette méthodologie comprendra des mesures pour rejoindre les personnes qui ne sont pas à la maison s'il s'agit d'un recensement, ou pour répondre à toute éventualité.
La planification de la logistique inclut aussi une définition précise de la hiérarchie et des étapes à suivre en matière de délégation de pouvoirs. Elle comprend également, en détail, les procédures à suivre au cours de chaque étape du processus d'inscription.
La planification de la logistique inclut aussi une politique de communication pour tous les membres de l'administration électorale, qu'ils soient engagés à court ou à long terme. Ces politiques de communication devraient évidemment spécifier de quelle façon le préposé à l'inscription doit demeurer en communication avec le siège de l'administration centrale au cours de la période d'inscription, la personne-ressource auprès des médias d'information, une procédure pour tenir tous les intervenants au courant des développements et la personne chargée de recevoir les rapports périodiques.
Il faut également planifier l'horaire de travail, le taux de rémunération et le mode de paiement des employés. Ces renseignements doivent être communiqués à tous les préposés avant qu'ils ne commencent leur travail afin qu'ils soient au courant de leurs conditions de travail.
S'il s'agit d'un recensement, la planification spécifiera les procédures de renvoi des recenseurs lorsqu'ils ont terminé leur travail. S'il s'agit de centres d'inscription, il faudra également prévoir le démantèlement du bureau.
