Mise à jour du registre
Après la création du registre de l'état civil, il faut prendre les mesures qui s'imposent pour en assurer la mise à jour régulière. Puisque l'inscription est toujours obligatoire, on peut exiger que les citoyens fournissent aux autorités civiles les changements qui s'imposent à l'intérieur d'un certain délai (changements de nom ou d'adresse, atteinte de l'âge requis pour voter, obtention de la citoyenneté, mariage, divorce).
Lors de l'établissement de procédures en vue de maintenir le registre de l'état civil, il faut tenir compte des points suivants :
- Qui est responsable de fournir les données d'inscription et à qui doivent-elles être transmise?
- À la naissance d'un enfant, les renseignements sont-ils transmis par l'hôpital, la sage-femme ou les parents?
- Les parents doivent-ils fournir des renseignements additionnels, comme par exemple le nom de la mère à sa naissance, le nom des grands-parents, les renseigements relativement à l'adoption?
- Qui fait rapport des renseignements sur la garde des enfants en cas de divorce ou de nouveau mariage? Ces renseignements sont-ils transmis par le parent (et si oui, lequel), par le fonctionnaire (possiblement un juge) qui statue sur les droits de garde d'enfant, par les autorités de la protection des enfants ou par une autre personne ou association?
- Les renseignements relatifs à un changement de citoyenneté sont-il transmis par la Cour de citoyenneté, par celui qui s'inscrit ou par un autre fonctionnaire?
- Qui fournit les renseignements relatifs au décès d'un citoyen : un proche parent, le médecin qui constate le décès, ou une autre personne?
- Existe-t-il des dispositions pour s'assurer que ces rapports sont soumis de manière expéditive?
En Suède, les responsables d'un crématorium ou d'un cimetière ne peuvent incinérer ou enterrer une personne décédée avant d'avoir obtenu des autorités fiscales un certificat attestant du décès de la personne et de l'heure du décès.100
Critères de rendement
Tout comme pour les autres procédures d'inscription des électeurs, il importe lorsqu'il s'agit du registre de l'état civil d'instaurer des critères de rendement qui permettent d'évaluer la qualité du registre. Trois critères, soit l'exhaustivité, l'actualité et l'exactitude s'appliquent au registre de l'état civil. En général, le registre de l'état civil remplit bien ces conditions et il s'agit ici d'un avantage. Le caractère obligatoire de l'inscription contribue à l'exhaustivité du registre. De fait, les personnes dont le nom ne figurent pas au registre sont considérées comme étant décédées. L'importance qui est accordée à la mise à jour du registre et le court délai accordé pour aviser de tout changement font en sorte que le registre est très à jour. Ce registre qui est utilisé pour diverses fins et qui est constamment surveillé et maintenu fournit la possibilité de repérer les erreurs. La liste atteint donc un haut niveau d'exactitude.
Relier les registres
L'utilisation de multiple sources de renseignements et de multiples registres pour l'obtention de données de mises à jour est un trait commun de tous les registres. Le système de la Suède inclut 131 registres locaux situés aux bureaux des autorités fiscales plus 24 registres régionaux, tous reliés au registre de référence central. Chacun des centres a accès à la base de données centrale, mais leur niveau d'accès est différent. Le système de la Suède comprend notamment certains des éléments suivants.
- Les bureaux locaux peuvent tous accéder directement aux données qui sont propres à leur registre local.
- Les registres régionaux n'ont pas accès aux bases de données des bureaux locaux. Ils sont plutôt responsables d'acheminer les renseignements vers les utilisateurs dans leur région respective.
- Le registre de référence central qui est chargé de l'importante tâche d'attribuer à chaque citoyen un numéro d'identité personnel, numéro qu'il conserve tout au long de sa vie, assigne les individus aux bureaux locaux de l'impôt.
Les registres sont distincts les uns des autres. L'autorité locale est l'unité organisationnelle principale pour recueillir et faire la mise à jour des renseignements.101
