Évaluation de la situation
Le contexte dans lequel est développé le registre de l'état civil influence les activités associées à la cueillette des données pour ce registre. Lorsqu'il existe des sources de données complètes et abondantes, il suffit d'identifier la base donnée qui peut le mieux fournir les données initiales et les données de mise à jour appropriées. Par exemple, l'inscription systématique au moment de l'achat d'une maison est une particularité d'un registre de l'état civil qui relève de l'autorité chargée de maintenir le fichier d'évaluation ou d'imposition dans un pays, et est une bonne source de renseignements.
Dans certains contextes, les données de base sont insuffisantes et il faut développer les mécanismes et les aptitudes administratives qui permettront la cueillette des données initiales. La campagne d'inscription initiale pour établir un registre de l'état civil est semblable à celle requise pour établir une liste continue (voir Liste périodique : planification de la logistique) et pour dresser une liste périodique (voir Liste périodique : planification de la logistique). Avant d'entreprendre d'établir l'une ou l'autre de ces listes, il faut d'abord évaluer l'acceptabilité des données existantes et la nécessité d'établir un lien avec le registre de l'état civil qui permette également l'inscription aux fins électorales.
Identifier les renseignements pertinents
L'inscription civile doit être bien planifiée et doit comprendre les éléments suivants : la détermination du genre de renseignements qui sont nécessaires pour compléter avec succès le processus d'inscription, du type de documents qui seront fournis aux personnes qui demande l'inscription, de l'utilisation qui sera faite de ces documents et des moyens d'attester l'inscription au registre civil. Les renseignements précis qu'il faut obtenir varient d'un contexte à un autre, selon la situation de la communauté et les décisions prises relativement à d'autres facettes du processus d'inscription. Par exemple, le taux d'alphabétisation du pays influencera la décision d'exiger ou non une signature et d'en faire un élément majeur de l'inscription. De même, l'utilisation des cartes d'inscription civile peut exiger la cueillette de renseignements bien précis et il faut décider de l'utilité d'une photographie, d'empreintes digitales ou d'autres formes d'identification.
Malgré ces différences, certaines données doivent toujours être recueillies au moment de toute inscription civile : le nom, l'adresse et la citoyenneté. De plus, il faut vérifier que la personne possède les qualités essentielles pour voter, soit l'âge et la citoyenneté. Le sexe, malgré que ce ne soit pas une composante essentielle de l'inscription, est normalement noté. La date de naissance et le sexe fournissent un moyen de vérification des données recueillies au cours du processus d'inscription. La plupart de ces données sont comprises dans une liste continue et les registres de l'état civil peuvent exiger plus de renseignements, comme par exemple le nom de la mère et du père, l'occupation, le lieu de naissance. Le registre de l'état civil doit être détaillé parce qu'il sert à bien des fins.
Il faudrait comparer le registre de l'état civil à un recensement de la population plutôt qu'à un recensement électoral, ce qui explique l'ampleur des activités reliées à un registre de l'état civil et pourquoi elles n'ont pas à être menées exclusivement à des fins électorales.
Un plan d'action
Lorsqu'il a été décidé des renseignements qui doivent être recueillis, les administrateurs chargés de la création du registre de l'état civil peuvent élaborer un plan d'action détaillé. Si l'on doit procéder à un nouveau recensement de la population, les procédures sont semblables à celles de la liste périodique, même s'il faut recueillir plus de renseignements (voir Liste périodique : planification de la logistique).
Lorsque le système exige l'utilisation de sources de données existantes, certaines données spécifiques sont appariées aux bases de données appropriées. Les données des différentes bases sont ensuite fusionnées.
La fonction principale de l'autorité électorale est de s'assurer de la validité, aux fins électorales, des données recueillies par d'autres ministères ou agences. Il en découle que le plan d'action doit contenir des méthodes pour vérifier la ceuillette et le transfert des données.
