Grands besoins en matériel
L'inscription des électeurs exige une grande quantité de matériel, surtout dans le cadre d'une liste périodique, quand il faut recueillir un grand nombre de renseignements dans une période de temps relativement courte. Ce matériel comprend des articles comme du mobilier de bureau (p. ex. pupitres, chaises, téléphones, photocopieuses, télécopieurs et ordinateurs), du matériel d'inscription (p. ex., formulaires, cartes d'identité de l'électeur, formulaires d'inscription par la poste, insignes d'identification, papeterie), du matériel de formation (manuels de formation, projecteurs audiovisuels, diapositives, vidéos, etc.). Ce matériel devra être distribué à travers le pays sur une courte période de temps.
Il faut aussi louer des locaux à court terme, les équiper pour l'inscription et les démanteler après la période d'inscription. Il en résulte souvent des dépenses plus élevées que nécessaire et que prévu au budget. Afin de limiter ce risque, il est souhaitable d'établir des politiques d'achat claires, qui fixent des plafonds pour les dépenses dans chaque circonscription ou région.
Il importe toutefois de reconnaître que le matériel requis est en fonction des réalités de l'environnement local. L'utilisation de projecteurs audiovisuels et de télécopieurs dépend de la disponibilité d'électricité et de lignes téléphoniques. Si ces commodités ne sont pas disponibles, il faudra probablement se fier davantage sur du matériel imprimé.
Structure organisationnelle
Dans la plupart des pays, une administration électorale centrale est chargée de veiller à l'intégrité de l'ensemble du système électoral, y compris l'inscription des électeurs. Cette autorité centrale est mandatée légalement pour élaborer un système d'inscription des électeurs et pour développer les outils nécessaires, comme des manuels de formation, des politiques et des lignes directrices et des formulaires officiels. Si l'administration électorale utilise la liste périodique, elle doit décentraliser ses activités et créer des administrations locales. Ces organisations locales sont chargées de recueillir les données d'inscription et de les convertir de façon à produire une liste préliminaire et une liste finale. Les employés des bureaux locaux sont très actifs, mais pour la plupart sur une très courte période de temps. Ils sont souvent recrutés à partir d'une réserve d'employés qui n'ont aucune formation électorale.
Politiques d'achat
Les administrations centrale et régionales font la grande partie des achats et peuvent ainsi jouir d'un plus grand pouvoir d'achat. L'administration locale loue les locaux requis à court terme, le mobilier et l'équipement de communication mais est assujettie à des politiques d'achat sévères. Des politiques d'achat claires mènent à un bon fonctionnement de l'organisation locale. De telles politiques et procédures peuvent toutefois être assujetties à d'autres politiques d'achat en vigueur dans les différents ministères.
De façon générale, les politiques d'achat sont propres à chaque cas et sont assujetties à l'environnement législatif qui entoure l'inscription des électeurs et aux politiques d'achat auxquelles sont soumises les autres activités du gouvernement.
Importance de la sécurité
Le déplacement d'une masse de matériel à plusieurs endroits en peu de temps est une caractéristique propre à l'inscription en vue d'une liste périodique. La sécurité du transport et de l'entreposage du matériel devient ainsi une préoccupation. Des mesures de sécurité appropriées sont cruciales au succès du processus d'inscription. Si on apprend que des formulaires sont égarés ou que des cartes d'identité de l'électeur sont volées, la confiance populaire vis-à-vis de l'intégrité du processus d'inscription et de la légitimité de l'élection peut être ruinée. La perte de cartes d'identité de l'électeur n'est toutefois pas un souci majeur pour les utilisateurs de listes périodiques, puisqu'il y a peu de chances qu'elles soient utilisées. Ces cartes sont plutôt utilisées dans un système de registre continu.
