Délai
Le temps requis pour compiler la liste initiale des citoyens pour établir un registre de l'état civil varie selon les méthodes de cueillette des données. Lorsque les renseignements sont recueillis par le biais d'un recensement national, la période de temps requise est semblable à celle requise pour établir une liste continue. Les données nécessaires pour établir un registre de l'état civil sont plus vastes et comprennent les résidants de tous âges et non seulement ceux en âge de voter. Il faut donc plus de temps que pour la liste périodique.
Il n'en reste pas moins que les contraintes de temps sont importantes et que plusieurs des défis qu'elles présentent pour une liste périodique font surface pendant la période d'inscription initiale. Certains de ces défis sont prévisibles et il faut en tenir compte dans la planification qui mène à la mise en oeuvre, ce qui peut prendre des mois et des années. Le succès de la période de mise en oeuvre dépend du succès de la période de planification.
La création d'un registre de l'état civil à partir de bases de données existantes se fait souvent par étapes sur une période de plusieurs années. La plupart du temps, le registre de l'état civil utilise une base de données centrale à laquelle se greffent d'autres bases de données. Les registres des naissances possèdent de nombreuses caractéristiques souhaitables pour la création d'un registre de l'état civil. Une telle liste est hautement exhaustive, surtout si l'inscription est obligatoire. De telles données existent aujourd'hui dans plusieurs pays et certainement dans les démocraties industrialisées. Dans les pays moins industrialisés, ces données peuvent être moins exhaustives. Les données sur les naissances établissent également l'identité des parents, tout au moins de la mère, et déterminent la citoyenneté.
Il est plus facile d'appliquer le règlement qui rend l'enregistrement des naissances obligatoire aux naissances qui surviennent après son adoption. Il faudra accorder un délai de temps aux citoyens qui sont nés avant l'adoption du règlement pour s'y conformer. L'âge et la citoyenneté sont beaucoup plus difficiles à déterminer si les citoyens n'ont aucun identificateur unique.
Anticiper les problèmes
Un plan de mise en oeuvre même détaillé et exhaustif n'échappera pas aux questions, préoccupations et problèmes. Il faut cependant tenir compte de tout ce qui est prévisible. Les questions suivantes démontrent la nécessité qu'un identificateur personnel, comme par exemple la date de naissance, soit relié à la base de données.
- S'il y a recensement a-t-on planifié le recensement des handicapés physiques, des incarcérés et des sans abri?
- Lorsque l'inscription se fait à des centres d'inscription, combien de fois les citoyens doivent-ils se présenter? Combien de personnel faut-il pour répondre à ces besoins?
- Lors de la fusion des fichiers qui proviennent de divers registre, le plus grand problème qui se pose est de déterminer l'identificateur unique des individus inscrits dans ces registres (impôt, santé, etc.) Qu'advient-il lorsque deux noms semblables, mais dont l'épellation est différente, ont la même adresse? Lequel des deux est le bon, et comment le détermine-t-on?
Soins à apporter à la compilation des données d'inscription
Parmi les principales tâches associées au processus de création d'un registre de l'état civil se trouve la cueillette, la vérification et l'organisation des renseignements et la compilation des données d'inscription. Cette tâche est encore plus importante s'il s'agit de l'inscription en vue de la création d'un registre de l'état civil car l'intégrité du registre, les coûts de son maintien et les procédures dépendent du succès de l'inscription initiale. Dans bien des cas les données existent déjà dans les dossiers de divers ministères ou agences du gouvernement, et le registre doit en assurer le fusionnement avec exactitude et intégrité. Il faut donc examiner de très près les procédures qui vont garantir la validité des données dans les divers registres qui sont utilisés. Il faudra peut-être établir des protocoles communs pour la cueillette et la saisie des données pour plusieurs ministères et agences qui fournissent des données au registre de l'état civil.
Les renseignements au registre sont normalement les mêmes que ceux qui sont inclus dans les listes périodiques et continues, nommément le nom de l'électeur, son adresse, sa citoyenneté, sa date de naissance et son sexe. Le registre de l'état civil contient généralement des données d'ordre civique, démographique, social et économique. Par exemple, il peut contenir le nom des parents (ou seulement de la mère), le lieu de naissance, l'historique d'éducation et d'emploi, le service militaire, le statut marital et le revenu.
Une telle variété de données et le partage de ces données entre divers ministères ou agences du gouvernement, soulèvent des questions relativement à la confidentialité des dossiers et la nécessité d'assurer l'entreposage et l'archivage des données. L'intégrité des données et la légitimité du maintien des dossiers aussi exhaustifs sur les citoyens seraient minés si l'on ne pouvait se conformer aux exigences de confidentialité et de non divulgation.
Gestion du matériel d'inscription
Le gestion du matériel d'inscription peut être problématique. Ceux qui planifient la création du registre de l'état civil devraient prévoir et respecter les prescriptions de la liste actuelle. Si le registre de l'état civil n'est pas informatisé, les procédures doivent permettre de faire la distinction entre les citoyens ayant le droit de vote et les autres. L'Argentine utilise des copies multiples des cartes d'inscription. L'autorité chargée de l'administration du registre civil et l'autorité électorale sont responsables du classement de leur copie. Si le registre de l'état civil est informatisé, le logiciel utilisé pour l'entrée initiale des données devrait pouvoir faire les mises à jour et identifier les électeurs parmi tous les citoyens.
Transfert des données
Les données contenues dans un registre de l'état civil sont transférées d'un ministère ou agence du gouvernement à un autre. Lorsqu'il s'agit du transfert des documents eux-mêmes (c.a.d. des cartes), il doit exister un protocole standard précisant notamment la fréquence de transferts (sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle), et la manière dont les autorités du registre traiteront des cas de cartes perdues ou endommagées. Lorsque les données sont déplacées électroniquement, les protocoles devront confirmer l'exactitude et l'intégrité du transfert et assurer la confidentialité.
Informatisation
L'informatisation facilite la production et la mise à jour du registre de l'état civil. Les démocraties industrialisées et celles qui sont plus ou moins industrialisées peuvent profiter des avantages qu'offre la technologie informatique, nommément la capacité de stockage à long terme, la facilité de maintien des données (y compris les changements et révisions), et l'intégration de multiples bases de données. De plus, parmi tous les systèmes d'inscription, le registre de l'état civil est celui qui peut le plus bénéficier de l'informatisation étant donné les usages multiples des fichiers et leur maintien sur une base continue.
