Personnel des bureaux central et locaux
L'efficacité de l'administration d'une campagne d'inscription dans un système de liste périodique repose en grande partie sur le recrutement et la formation du personnel du bureau central et des bureaux locaux. Les membres du personnel du bureau central jouissent souvent d'une permanence d'emploi et sont donc embauchés à long terme. Leurs conditions d'emploi peuvent être établies selon les lignes directrices de la fonction publique. Ce personnel peut également répondre à une « commission électorale » indépendante des contrôles ministériels et gouvernementaux.
Le recrutement et la formation du personnel d'inscription local est probablement la tâche la plus importante des gestionnaires électoraux locaux. Ils doivent accomplir ces tâches avant même le début du recensement, l'établisement de centres d'inscription ou le début des activités reliées à l'inscription par la poste. La plupart de ces employés seront engagés pour une période de temps très courte. Plusieurs des postes seront comblés par des personnes qui ne sont pas hautement qualifiés. La qualité du personnel d'inscription local sera un signe avant-coureur du succès et de l'intégrité de l'élection elle-même.
Le personnel sur le terrain, par exemple, aura des responsabilités bien spécifiques au cours de la période d'inscription. Il ne serait certainement pas très efficace d'avoir à reprendre certaines étapes du processus d'inscription; une telle situation pourrait de plus laisser planer des doutes d'ordre politique.
Les recenseurs et les autres membres du personnel local aux centres d'inscription sont généralement les seuls gestionnaires de l'administration électorale que la plupart des électeurs rencontrent. Ils représentent donc la seule image publique de toute l'organisation administrative électorale.
De même, le personnel du bureau local, les recenseurs et les préposés à l'inscription aux centres d'inscription pourraient devenir victimes d'abus s'ils ne sont pas adéquatement préparés. Ils pourraient sans le savoir devenir des victimes d'individus qui ont l'habitude des pratiques électorales frauduleuses et qui, par exemple, tenteraient de contourner les procédures d'inscription. Les préposés locaux doivent donc posséder les connaissances suffisantes qui leur permettent de répondre aux questions courantes et comprendre quand il est temps d'acheminer des questions aux surveillants parce qu'ils ne connaissent pas les réponses.
Types de travailleurs
Les méthodes de cueillette de données dicteront le genre de travailleurs requis pour compléter l'inscription. L'infrastructure d'un recensement est différente de celle de l'inscription par des centres de scrutin. Dans certains pays, les partis politiques désignent les recenseurs éventuels. Ces recenseurs peuvent travailler en équipes de deux, chacun représentant un intérêt politique différent, ou de toute autre façon qui assure un travail impartial. Les préposés à l'inscription par la poste connaissent plutôt l'anonymat.
Il existe des besoins propres à chaque système. L'organisation locale sera dirigée par un gestionnaire, quel que soit son titre, qui sera chargé du succès du processus d'inscription dans son district. Ce responsable peut avoir un gestionnaire adjoint à l'inscription, un sous-registraire ou un gérant de bureau adjoint. Le registraire, ou gestionnaire responsable de l'inscription, peut compter sur l'aide d'un adjoint et dirige trois équipes distinctes dont chacune est responsable d'une des fonctions suivantes :
- le recensement;
- la production de la liste (y compris le traitement des données);
- la révision de la liste.
L'expérience du Ghana
L'expérience du Ghana fournit un cas intéressant relativement aux rôles et responsabilités des gestionnaires d'inscription. Le manuel de procédures du Ghana (voir electoral commission of ghana - voter registration official's manual) décrit l'organisation des centres d'inscription et les responsabilités du personnel clé. Le directeur régional, qui répond directement de la commission électorale, est chargé d'organiser et de coordonner l'ensemble des activités de la campagne d'inscription dans sa région. Le responsable de la circonscription répond du directeur régional et coordonne toutes les activités au sein de la circonscription, y compris la fourniture du matériel aux centres d'inscription. Les bureaux régionaux recrutent également des surveillants à l'inscription qui travaillent de pair avec le bureau de district à la coordination des activités des centres d'inscription.
Le préposé à l'inscription dirige les activités d'inscription locales, complète les formulaires d'inscription pour les demandeurs et participe à d'autres activités d'inscription, comme la prise d'empreintes digitales. On retrouve également au bureau local des employés qui travaillent dans l'ombre; ils complètent par exemple des documents d'inscription et aident au traitement des demandes d'inscription. On retrouve également un adjoint à l'inscription qui aide à la production et lamination des cartes d'inscription. Un énoncé des responsabilités de chacun se trouve dans electoral commission of ghana - voter registration official's manual.
Recrutement
Une des responsabilités principales de l'autorité électorale consiste à recruter tout le personnel local. Cette responsabilité peut être déléguée à d'autres membres du personnel. La tradition veut que le recrutement du personnel des bureaux d'élection locaux soit adapté selon le contexte. Il arrive, par exemple, que les recenseurs soient choisis parmi des listes soumises par les partis politiques. Cette pratique peut cependant être considérée trop partisane. Le système d'inscription doit est juste et impartial afin de justifier la confiance des électeurs. Si la population perçoit le recrutement des recenseurs parmi une liste fournie par les partis politiques comme un moyen inapproprié de sélection, il faut alors l'éviter. En toute hypothèse, le personnel doit comprendre très clairement que leur travail en qualité de gestionnaire électoral doit être en tout point impartial. Il devient souvent utile de fournir au registraire une liste des bureaux de placement dans son secteur auxquels il peut recourir en cas de besoin.
Formation
Le bureau de l'administration centrale peut contribuer à la formation de tout le personnel en fournissant des manuels de formation et en organisant des séances de formation. Les responsabilités réelles de chaque employé doivent être clairement énoncées. La façon d'exécuter ces responsabilités doit être examinée et discutée. La session de formation fournit une excellente occasion de rappeler au personnel qu'il apporte un élément important à l'intégrité de l'élection.
Rémunération
L'autorité électorale locale doit s'assurer que tous les employés sont adéquatement rémunérés selon une échelle qui est juste pour tous. Le protocole de rémunération doit énoncer le taux de rémunération pour chaque poste ainsi que les attentes en matière d'heures de travail et la nature du travail à accomplir. Il faut définir clairement s'il s'agit d'un taux horaire ou basé sur le rendement. Les recenseurs, qui sont payés sur la base de leur rendement, peuvent par exemple être payés pour chaque formulaire d'inscription rempli, plus un montant horaire forfaitaire ou un honoraire prescrit Cette méthode peut accroître la qualité du travail puisqu'elle incite les recenseurs à remplir des formulaires d'inscription pour tous les électeurs de leur unité. Il faut cependant prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que les recenseurs seront honnêtes et n'ajouteront pas de noms fictifs pour augmenter leurs honoraires.
Frais de déplacements
Certaines initiatives d'inscription peuvent exiger que les employés ou bénévoles aient à se déplacer soit pour visiter les domiciles en dehors de leurs environs immédiats, ou parce qu'ils sont affectés à un centre de scrutin itinérant. La méthode de remboursement des frais de déplacement doit comprendre un taux par kilomètre, un montant fixe qui peut être utilisé pour défrayer les dépenses de logement et une allocation quotidienne pour les repas et les dépenses diverses. Ces montants d'argent sont en sus de la rémunération pour le travail accompli. Des normes spécifiques et des plafonds sur les dépenses contribueront à s'assurer que l'argent est dépensé de façon raisonnable et conformément aux politiques établies par le bureau de l'administration électorale.
Honnêteté et intégrité
Le personnel qui oeuvre dans des bureaux autres que le bureau central de l'administration peut apporter une certaine légitimité au système d'inscription et à l'élection elle-même. On doit donc lui rappeler l'importance de son rôle et de l'honnêteté et de l'intégrité avec lesquelles il doit accomplir ses fonctions. Il faut également mentionner les conséquences qu'il encourrait s'il s'engageait dans des pratiques malhonnêtes ou illégales. Tous les employés et bénévoles peuvent prêter serment ou faire une déclaration solennelle attestant qu'ils consentent à se conformer aux conditions légales ainsi qu'au code et aux normes d'éthique.
