Le cadre légal
L'infrastructure légale qui régit le processus électoral fournit habituellement des lignes directrices pour l'inscription des électeurs. Les dispositions législatives se trouvent dans la Constitution, la loi électorale ou une loi adoptée spécifiquement pour l'inscription des électeurs. De telles procédures sont, évidemment, normalement établies avant que ne débute l'inscription et il est souhaitable que le public participe à leur développement. Les programmes d'éducation de l'électeur avisent les électeurs de ce qu'ils doivent faire pour être admissibles à voter. De même, ils les aviseront des raisons pour lesquelles ils pourraient être inadmissibles ou disqualifiés.
D'autres règles régissant le processus reflètent les dispositions de la loi et peuvent établir à l'avance certaines normes de gestion du processus. Elles pourraient comprendre l'annonce préalable des dates, heures et endroits du recensement ou de l'inscription et le nom des gestionnaires qui seront chargés de la campagne d'inscription.
L'infrastructure administrative : deux niveaux organisationnels
Deux unités organisationnelles importantes jouent un rôle crucial au sein de l'infrastructure administrative en matière d'élaboration et de mise en oeuvre de procédures d'inscription efficaces. Il s'agit, premièrement, de l'autorité électorale centrale, qui peut être une unité nationale ou une combinaison d'unités nationales, régionales ou locales. On retrouve plutôt des unités locales dans un système de gouvernement fédéral.
Une administration locale est normalement un ministère ou une unité administrative gouvernementale ou une commission électorale officiellement indépendante du gouvernement mais responsable de la conduite des événements électoraux.
L'autorité électorale centrale joue un rôle primordial dans l'élaboration d'un système d'inscription, y compris la mise au point des formulaires, les opérations associées au développement des logiciels et l'acquisition de l'équipement informatique, le développement des politiques et des procédures. Elle joue également un rôle essentiel dans l'élaboration des manuels de formation et la surveillance générale de la mise en oeuvre professionnelle de toutes les composantes du système d'inscription. Lorsqu'une commission est chargée de l'administration de l'élection, elle doit veiller à ce que le processus se déroule de façon standardisée, uniforme et impartiale.
La deuxième unité organisationnelle est locale. Puisque les activités d'un processus d'inscription peuvent être très décentralisées, l'existence d'une structure administrative locale bien rodée pour répondre aux besoins locaux est essentielle. Le personnel chargé des activités de l'inscription à cet échelon est habituellement engagé pour de courtes périodes. Son expérience dans le domaine électoral et de l'inscription des électeurs est évidemment nulle et bien limitée. Cette situation nécessite donc du personnel cadre efficace pour surveiller la mise en oeuvre du système au niveau local et un ensemble de règles bien établies qui régissent le processus. Il peut arriver que le personnel local soit du personnel permanent du gouvernement qui est affecté temporairement à cette fin.
En plus des niveaux central et local, il y a souvent un niveau régional auquel incombe la responsabilité de s'assurer que la mise en oeuvre au niveau local est normalisée et de coordonner la transmission de renseignements à l'autorité électorale centrale.
L'importance de planifier tôt
L'administration chargée de la conduite de l'élection ou de l'inscription ne peut accomplir ses tâches efficacement que si elle possède des ressources suffisantes, y compris non seulement le matériel mais aussi les ressources humaines et financières. Le budget est établi à l'avance par une administration principale et, idéalement, est à l'abri d'ingérence politique. Les gestionnaires chargés du processus doivent être manifestement professionnels et compétents. Sinon, la légitimité de tout le processus d'inscription sera compromise.
Les composantes de l'infrastructure administrative qui sont essentielles au fonctionnement efficace du système d'inscription sont les suivantes :
- la gestion du personnel;
- l'infrastructure du bureau;
- le matériel et les achats;
La gestion du personnel
Le personnel associé au processus doit être bien formé et reconnu comme étant honnête et impartial. Il est également essentiel qu'il soit perçu comme étant à l'abri de toute motivation ou influence politique pendant qu'il est en devoir. Lorsque les préposés à l'inscription sont fonctionnaires professionnels employés du gouvernement, il faut s'assurer qu'ils n'ont pas le pouvoir d'intimider les électeurs pendant la période électorale. Et qu'ils ne sont pas réputés l'avoir eu dans le passé.
Au niveau régional, un gestionnaire chargé de l'inscription devient le contact principal entre l'administration électorale centrale et l'organisation locale. Ce gestionnaire est chargé de la réussite de la mise en oeuvre de l'inscription au niveau local. Il existe une variété de titres pour désigner ce gestionnaire, mais nous l'appellerons « directeur régional de l'inscription ». Le titulaire de ce poste, peu importe son titre, est normalement chargé de la réussite de la mise en oeuvre de l'initiative d'inscription sur le territoire qui lui est assigné. Il supervise directement ou indirectement différentes catégories d'employés qui ont tous des responsabilités fonctionnelles importantes.
Dans un système de liste périodique, on retrouve les responsabilités fonctionnelles qui suivent :
- un directeur adjoint à la révision, un réviseur adjoint ou un surveillant à l'inscription : cette personne travaille étroitement avec le directeur régional de l'inscription et est mandatée pour agir au nom du directeur dans plusieurs circonstances;
- un surveillant au recensement lorsqu'il s'agit d'un recensement porte-à-porte. Cet individu est chargé de la formation et de la surveillance des recenseurs ou commis à l'inscription. Lorsque le territoire est relativement petit, il se peut que le directeur régional de l'inscription supervise ce processus au niveau local. On devrait tenter, lors de la planification du processus de mise en oeuvre, de minimiser le nombre de postes et d'échelons administratifs. Cette mesure d'économie ne doit cependant pas compromettre l'efficacité;
- le recenseur ou le préposé à l'inscription à un centre d'inscription doit cueillir les renseignements directement auprès des électeurs ou d'une source fiable;
- les responsabilités du spécialiste en informatique dépendent du niveau d'informatisation du système d'inscription. Ce poste est d'autant plus important si plusieurs activités du processus d'inscription sont informatisées. Ce poste n'existe évidemment pas si le processus d'inscription n'est pas informatisé;
- Les opérateurs de saisie de données entrent les renseignements des électeurs dans une banque de données conçue spécifiquement pour la production de la liste électorale. Là où il n'y a pas de systèmes informatiques, un commis effectue le classement des données.
Fournitures de bureau
La responsabilité de surveiller l'installation d'un bureau local d'inscription (équipement, mobilier, fournitures de bureau), d'assurer la sécurité du contenu du bureau et la fermeture du bureau lorsque le processus d'inscription est terminé, relève du directeur régional d'inscription. Des lignes directrices claires émises par l'administration électorale centrale relativement aux procédures et protocoles seront évidemment fort utiles. Dans certains pays, il faudra même adapter le processus d'inscription aux installations qui sont disponibles. Il se peut, par exemple, qu'il soit impossible de mettre sur pied des bureaux bien équipés à travers le pays ou dans certains endroits à cause des coûts, de la géographie ou la non-disponibilité d'équipement. Les gestionnaires devront donc adapter leurs procédures et méthodes à ce qui est disponible.
Matériel d'inscription
Le matériel d'inscription est généralement produit en totalité ou presque par l'administration électorale centrale et envoyé directement aux bureaux locaux. Le transport et l'entreposage sécuritaire de ce matériel et l'exactitude des formulaires et documents peuvent être l'objet de certaines préoccupations. Encore une fois, il faudra établir des protocoles bien clairs avant le début de la période d'inscription.
Il importe de souligner à nouveau que l'inscription en vue d'une liste périodique s'effectue dans des délais relativement courts et souvent lorsqu'une élection est imminente. Une initiative d'inscription pauvrement administrée peut porter ombrage au processus démocratique dans son ensemble. Étant donné que plusieurs composantes de l'infrastructure administrative peuvent être établies bien avant la période d'inscription, il est hautement souhaitable d'y consacrer temps et ressources tôt alors que la pression des échéanciers serrés est moins intense que dans les jours qui précèdent l'élection. Il faut également noter que bien des administrations électorales n'ont pas les budgets nécessaires pour planifier à l'avance. Les contrôles sur les dépenses ont tendance à être plus flous pendant la période électorale elle-même, puisque la période est considérée comme un « état de crise ». Certaines des pressions dites « de crise » peuvent être réduites par des allocations budgétaires adéquates entre les élections. De fait, on peut réaliser des gains substantiels en efficacité et en économie en investissant sagement des efforts entre les élections. En un mot, la gestion de crise coûte cher.
