Raison d'être de la liste préliminaire
L'établissement d'une liste préliminaire est possible lorsque les données d'inscription ont été recueillies et inscrites sur des formulaires d'inscription. Les partis politiques et les candidats utilisent cette liste au cours de leur campagne. Elle fournit également à l'administration électorale une estimation du nombre d'électeurs admissibles à voter dans chaque secteur géographique et lui permet de développer des stratégies de gestion en vue de l'établissement de districts de vote. Cette liste permet encore aux électeurs la possibilité de vérifier d'abord si leur nom apparaît sur la liste et ensuite de demander des changements aux données qui les concerne, s'il y a lieu.
Par le passé, les listes électorales préliminaires étaient affichées publiquement. La plupart des pays ont abandonné cette pratique, dans le but de protéger la vie privée. L'électeur reçoit généralement un avis, possiblement par la poste, confirmant son inscription et l'avisant de l'emplacement du bureau de vote.
La liste préliminaire permet donc aux électeurs de s'assurer qu'ils sont bien inscrits pour voter au prochain scrutin (c.-à-d. à une élection, à un référendum ou à un plébiscite) et les avise qu'ils doivent communiquer avec le bureau du registraire s'ils désirent apporter des changements ou ajustements. Les partis politiques et les candidats l'utilisent également pour déceler les inscriptions frauduleuses, s'il y a lieu, et pour encourager leurs partisans à s'inscrire si ce n'est déjà fait.
Si aucune demande de changement n'est reçue, la liste préliminaire devient la liste finale. C'est toutefois peu probable, étant donné la forte possibilité que certains électeurs n'ont eu aucun contact avec les registraires lors de la première ronde d'inscription. La liste préliminaire servira plutôt de base pour mesurer le niveau de rendement du processus d'inscription quant à son exhaustivité et son actualité.
La liste électorale préliminaire est utilisée à deux autres fins. Elle fournit aux partis une liste par section de vote, arrondissement ou circonscription qui leur permet de solliciter l'appui des électeurs, avant que la liste finale ne soit disponible. Certains pays l'utilisent également pour calculer les montants auxquels ont droit les candidats ou partis (si l'État participe à leurs finances), de même que les limites des dépenses admises au cours de la campagne.
Examen des listes préliminaires par les partis politiques
Les partis politiques ont normalement accès aux listes électorales préliminaires et les examinent. Cet examen constitue une vérification supplémentaire de la qualité de la liste. Les partis politiques ont tout intérêt à examiner la liste préliminaire et à s'assurer qu'elle est exacte. Il s'agit ici d'une étape cruciale dans le processus d'inscription et ce, pour deux raisons. Premièrement, l'utilisation de procédures transparentes est une composante essentielle d'une élection libre et équitable. Le fait de donner libre accès à la liste préliminaire contribue largement à rendre le processus électoral transparent. La transparence d'un système est en sorte une garantie qu'aucun renseignement important n'est tenu secret. Deuxièmement, les administrateurs électoraux visent à obtenir des données d'inscription complètes. Les partis peuvent collaborer à l'amélioration de la qualité de la liste électorale en fournissant des mises à jour et des corrections à l'information existante. Ils collaborent ainsi avec les administrateurs électoraux au développement d'une liste électorale complète, à jour et exacte.
Il faut cependant atteindre un certain équilibre entre la nécessité d'établir des mécanismes de vérification externes et celle de protéger les renseignements à la vie privée. Les États-Unis ont connu bien des préoccupations dans ce domaine. Pour des raisons de sécurité, des personnes comme des juges, des officiers de police, des personnes dont la sécurité est menacée par un ex-conjoint ou partenaire, peuvent demander que leur nom soit enlevé du registre. Certains États américains, comme la Californie, protègent la plupart des renseignements contenus au registre en ne les rendant pas disponibles à ce qu'on appelle des « tierces parties », c'est-à-dire en ne les rendant disponibles qu'à d'autres administrations électorales ou à l'électeur lui-même. La plupart des États limitent l'accès au numéro d'assurance sociale ou autre forme d'identification; certains ne révèlent pas l'âge; dans certains cas, même l'adresse n'est pas disponible. De plus, la plupart des États défendent l'utilisation de ces listes à des fins commerciales et ne la permettent qu'à des fins électorales pour s'assurer que les individus ne seront pas victimes de vente à pression du fait qu'ils sont inscrits pour voter.
