HTML clipboard
تعتبر أرشفة الوثائق والسجلات الخاصة بالإدارة الانتخابية على درجة عالية من
الأهمية وذلك للحفاظ على تاريخ وذاكرة المؤسسة الانتخابية، ولتمكين العودة لتلك
المواد عند الحاجة. ويجب أن تشتمل سياسة الأرشفة على متطلبات تتعلق بأمن الوثائق
الانتخابية، وبكيفية ترتيب وتخزين النسخ المطبوعة وكذلك الإلكترونية لمختلف الملفات
(بما في ذلك ضرورة العمل على الاحتفاظ بنسخة احتياطية آمنة من الملفات الإلكترونية)،
وبطرق الاحتفاظ بالسجلات التاريخية، سواء في مقر المؤسسة الانتخابية أو في أماكن
أخرى خارجها، وبكيفية ومواعيد إتلاف الملفات والسجلات القديمة التي تنتفي حاجة
الإدارة الانتخابية لها. وعليه، فمن الضروري أن تعمل الإدارة الانتخابية على اعتماد
خطط واضحة لأرشفة وتصريف أو إتلاف كافة أجهزتها وموادها، وخاصةً تلك التي قد تكون
مهمةً للعودة إليها في قضايا قانونية أو قضائية في المستقبل أو لتنفيذ بعض نشاطات
البحث والدراسة الرامية إلى تطوير العملية الانتخابية. أخيراً، يجب أن تؤخذ
الاعتبارات المتعلقة بالحفاظ على البيئة في عين الاعتبار لاعتماد وسائل لتصريف
المواد التي لم تعد الإدارة الانتخابية بحاجة لها بما لا يضر بالبيئة، كالطريقة
المتبعة في تجميع مواد تسجيل الناخبين المستعملة في كمبوديا عام 1998 مثلاً.
