أشكال الإدارة الانتخابية

Topic Indexإدارة الأصول والموجوداتHTML clipboard

تتبع أصول وموجودات الإدارة الانتخابية للملكية العامة، الأمر الذي يفرض على تلك الإدارة الحفاظ عليها وعلى قيمتها من خلال مراقبة حثيثة لكافة موجوداتها منذ لحظة اقتنائها، بما في ذلك الأجهزة، والمواد، والأصول الأخرى كالتطبيقات المعلوماتية، إلخ. لذلك يجب على الإدارة الانتخابية تحديد المسؤوليات المتعلقة بإدارة الموجودات بكل وضوح ضمن هيكليتها والوصف الوظيفي لموظفيها. كما وقد يرغب المانحون بالتحقق من قدرة الإدارة الانتخابية على إدارة المواد التي يوفرونها لها.

تشتمل الرقابة على موجودات الإدارة الانتخابية على عدة إجراءات، منها تخصيص رقم لكل منها للتعريف عنها، وإعداد جرد متكامل بكافة الموجودات وتحديثه دورياً، والتحقق من توفر وسائل التدقيق لمتابعة نقل الموجودات من مكان لآخر، والقيام بعمليات جرد دورية لمخزون المواد، والتحقيق في أية اختلالات تُكتشف وتطبيق العقوبات الملاءمة عليها. ويجب القيام بعمليات الجرد مرة واحدة في العام على الأقل. أما سجلات الجرد فيجب أن تشتمل على كافة المعطيات والبيانات الهامة، بما في ذلك اسم المادة، ورقمها التسلسلي الخاص، وتاريخ الشراء والكلفة، وموقعها الحالي وتاريخ تنقلاتها، وبيانات تتعلق بفقدها لقيمتها الشرائية بسبب عامل التقادم، والقيمة الحالية، والوضع الحالي للمادة، وتاريخ آخر عملية جرد ومعلومات تتعلق بكيفية تصريفها بعد الانتهاء من استخدامها أو انتهاء الحاجة لها.

يجب على الإدارة الانتخابية أن تعي مدة صلاحية المواد والتجهيزات التي تقوم باقتنائها. لذلك فإن مسألة توقيت عمليات الشراء مهم جداً للتحقق من استخدام الأموال بكفاءة وتوفر المواد المطلوبة عند حلول موعد الانتخابات، لذا يجب على الإدارة الانتخابية أن تأخذ بعين الاعتبار الفترة الزمنية اللازمة لإنتاج تلك المواد، وتكاليف تخزينها والوسائل المتوفرة لتوزيعها. ففي كندا على سبيل المثال، تعمل الإدارة الانتخابية على تخزين كميات من الورق المستخدم لطباعة أوراق الاقتراع تساوي ما تحتاجه من تلك الأوراق لعملية انتخابية وطنية واحدة، حيث يمكن أن تتم الدعوة للانتخابات في كندا في أي وقت.

Personal tools

أشكال الإدارة الانتخابية