يواجه اختصاصيو التوعية المتعاقدون على شراء المواد مجموعة من قضايا التوعية والقضايا التجارية. ويعتمد القرار حول هذه التعاقدات جزئيًا على قدرتهم على وضع توصيف قوي وواضح للمواد المطلوبة، ولاسيما المواد المتعلقة بقضايا التوعية والأداء التي يجب تغطيتها.
قضايا التوعية
يجب أن تتواءم مواد التوعية مع المعايير المناسبة فيما يتعلق بالمحتوى والأداء.
التطابق مع النتائج المرجوة
يجب إعداد المواد من قِبل الكُتَّاب، والمصممين، والممارسين الملائمين ممن يمكنهم المساعدة في تحقيق الأهداف المبينة في البرنامج. وحتى إذا كانت المواد معدة لمجال محدود للغاية في البرنامج، يجب أن تتوافر مجموعة من أهداف التوعية التي يمكن من خلالها الحكم على مدى ملاءمة المواد.
لهذا السبب، لا يصح طلب المواد قبل وضع أهداف التوعية. وأحيانا ما تقتضي ضغوط الوقت إلى طلب المواد بعد فترة وجيزة من وضع أهداف التوعية، وقبل تصميم البرنامج بأكمله.
ولكن يجب تجنب هذا بأي ثمن. فهناك أمثلة كثيرة لملصقات، ومواد سمعية وبصرية، وكتب مدرسية، وغيرها تم طلبها ثم وجد أنها فائضة عن احتياجات البرنامج النهائي. وقد حاولت بعض المنظمات استخدام مواد غير ملائمة، لمجرد أنها كانت موجودة، مما أضر بالبرنامج.
المستوى المناسب
إن مستوى التوعية الذي ينبغي أن يعد المواد لا يعكس مستوى القائمين بالتعاقد على المواد. إن المواد مصممة للاستخدام في الموقع، ولمجموعة الدارسين. أما المواد التي يجب الحصول على موافقة من المجلس لشرائها، ولاسيما إذا كان الأمر يتعلق بالمجلس الذي يدير الشركة وليس بمجموعة من اختصاصيي التوعية، فغالبًا ما تكون تقديراتها خاطئة بهدف التأثير على المجلس بدلا من تلبية احتياجات الدارسين.
وقد يضمن هذا إتاحة الموازنات، ولكنه لا يخدم مصالح من يجب توعيتهم. ولهذا السبب، فإن القائمين بالتعاقد يجب أن يشرحوا بدقة لمن سيتم شراء المواد المزمع شرائها. ويجب أن يُتاح هذا الشرح لمن يجب عليهم الموافقة على المواد مقدمًا قبل رؤيتها.
وبصورة عامة، فإن القائمين بالتعاقد على المواد لديهم توقعات مختلفة عن هذه المواد وقاعدة معلوماتية وخبرة حياتية مختلفة عن الدارسين . ونادرًا ما يكونوا مُمَثلين للدارسين. فإذا أمكن تشكيل مجموعات تمثيل للدارسين لتقييم المواد، فسيكون ذلك مفيدا بالطبع، كما يمكن أن يفيد الاختبار الميداني الأولي في الموقع.
اللغة والرموز المناسبة
يجب أن يستخدم القائمون على إنتاج المواد لغة ورموزا مناسبة. وفي المجتمعات متعددة اللغات والثقافات، قد تؤدي ترجمة المواد من النسخة الرئيسية إلى عدة مشكلات. ولكن حتى المواد المُعدة في بلدان تسود فيها لغات وثقافات عدة يمكن أْن يشير مزجهم للكلمات والرموز إلى دلالات خاطئة.
وتحتاج هذه المواد إلى اختبارها مقدمًا قبل عملية التعاقد؛ كما يجب إتاحة الفرص أثناء إنتاج المواد، ولاسيما فيما يتعلق بمواد العرض، لمراجعة المواد.
نصوص تعليمية وإرشادات استخدام واضحة
عند التعاقد على شراء كتب أو نصوص تعليمية، قد يميل اختصاصيو التوعية إلى تسليم النصوص والرسوم التوضيحية بشكل منفصل إلى دار نشر، على افتراض أنهم سيصممون المطبوعات بالطريقة التي تجعلها وحدة مترابطة. يجب اختبار هذا الافتراض، فإذا كان هناك أي شك، فإما أن يُسلم النص في شكله الكامل متضمنًا الإرشادات التي ينبغي اتباعها، أو أن يقوم اختصاصيو التوعية بمراجعة المواد أثناء مراحل الإخراج المطبعي وحتى لحظة ما قبل الطباعة النهائية. ويجب أن يوقعوا بوضوح على نموذج للمُنتَج قبل تسليمه للإنتاج النهائي.
هناك احتمالات كثيرة لحدوث سوء فهم بين الدارسين والمدربين مما لا يسمح لاختصاصيي التوعية بترك ذلك لغيرهم من غير الاختصاصيين.
وبالإضافة إلى الرعاية الواجب إيلائها إلى عملية الإخراج المطبعي ووضوح النصوص الإرشادية، فنادرًا ما يمكن تسليم المواد إلى هؤلاء ممن لم يقوموا بإعدادها أو شاركوا في إعدادها دون توجيههم لكيفية استخدامها. وقد لا يمكن إجراء هذا التوجيه وجهًا لوجه.
ويمكن أن تصبح الملصقات الباهظة الثمن المعدة لمكان محدد إهدارا للورق في مكان آخر. إن مواد تدريب المدربين أذا ما سلمت مباشرة إلى الدارسين العاديين ستصبح دروسا مكلفة للغاية وغير مقروءة.
عادة، ما يتعاقد اختصاصيو التوعية على شراء المواد الأساسية، وبعد استلامها من المنتج، سواء كان ناشرا، أو طابعا، أو كاتبا، أو مصمما، يكتشفون أنهم في حاجة إلى إنتاج مجموعة ثانية من المواد، مثل دليل قصير أو مجموعة من إرشادات الاستخدام. ليتم بعد ذلك الإسراع بطباعة هذه المواد داخليًا دون الرعاية التي تم إيلائها للمجموعة الأصلية.
إن مستند التكليف بإنتاج نبذات مختصرة يجب أن يتضمن المجموعة الكاملة للمواد المطلوبة.
الشكل المناسب
يحتاج اختصاصيو التوعية إلى أن يعرفوا مسبقًا ما الذي يمكن تنفيذه، والاستفادة من هذه المواصفات في تخطيطهم حيث إنه ليس لديهم أي فائض من الوقت أو المال.
فإذا ما اختاروا شكل ما للملصق، أو لون أو وزن محدد لورق ملف ما من ملفات حزم التوعية، ليكتشفوا بعد ذلك أن هذه المواد لا يوجد من يوردها، أو لا يمكن الحصول عليها إلا عن طريق التقطيع الذي يسبب الإهدار، فإنهم يكونوا بذلك قد أساءوا للبرنامج.
ومع ذلك فهناك أشكال للمواد أكثر ملاءمة من غيرها. وينبغي أن ينشأ التعاقد على التصميمات الأصلية من فرضية أن الغرض من التوعية لن تسبقه في الأهمية اعتبارات التصميم.
قضايا الأداء
فيما يتعلق بالأداء، يحتاج اختصاصيو التوعية إلى النظر فيما يلي:
قد يتم تصميم النشرات الإعلانية لكي تُقرأ مرة واحدة ثم يتم التخلص منها. بل، في الواقع، قد يكون من الضروري تصميمها أو إنتاجها بطريقة معينة تُمكِّن من إعادة تدويرها أو من تحللها بايولوجيا بسرعة. ومن ناحية أخرى، قد يتم تصميم المطويات ليستخدمها مختلف القراء، وليس المتلقي الأصلي فقط. ويفترض هذا أن المتلقي سوف يمرر المطوية لأصدقائه، أو أفراد عائلته، أو جيرانه. وفي هذه الحالة، يجب أن تكون الورقة قوية بما يكفي لتحمل تناولها المتكرر.
أما دليل التدريب فغالبا ما سيفتح ويغلق كثيرًا. وسيتعرض للنسخ وتدوين الملاحظات؛ وسيوضع في حافظة الأوراق ويخرج منها؛ وعلى المناضد والأرضيات وبعيدًا عنها؛ وقد يوضع بالقرب من الطعام والشراب. لذلك، فهو يحتاج أيضًا لإن يكون أكثر متانة.
هل سيتم توزيع الملصقات؟ وإذا كان سيتم توزيعها، كم من الوقت ينبغي أن تستمر على حالتها؟ قد تؤخذ اللوحات الورقية القلابة حال السفر في حافلات أو سيارات أجرة. فإذا تم ذلك، هل سيقع الغلاف أو ستبدأ الصفحات في التمزق.
إن التعاقد على مواصفات خاصة يجب أن يأخذ في الاعتبار ويصف الاستخدام المحتمل ومستوى المتانة المطلوب في كافة المواد. وقد ينبغي أن تؤخذ متانة التغليف في الاعتبار أيضًا للتأكد من وصول المواد إلى وجهتها النهائية في حالة جيدة. إن إنتاج المواد المتينة يتكلف الأموال، لذلك يجب أن تكون المواصفات مناسبة. ومتى اقتضت الحاجة متانة المنتج، فقد تحتاج للمبالغة في تصميمها. بعبارة أخرى، سيعمل اختصاصيو التوعية على أن يتحمل المنتج أسوأ الظروف وليس أفضلها.
مهما كانت المواد، فإنها يجب أن تُقرأ، سواء كانت كلمات ورسوم توضيحية يقرأها أشخاص متعلمون، أو رموزا ورسوما توضيحية، يمكن للأميين أن يقرأوها.
ومن الضروري، بالتالي، أن تكون مواد التوعية مقروءة في مجملها وشمولها. إن الطباعة الملطخة، والألوان التي تبهت وتطمس مقدمة الصورة وخلفيتها، والصور التي تُمسح مسحًا ضوئيًا خاطئًا أو التي تفقد تحديدها بسبب الخطأ في تحديد عدد النقاط لكل بوصة، أو الملصقات التي تستخدم أحجام الخطوط غير المناسبة، وقد تستمر قائمة الكوارث التي صادفها اختصاصيو التوعية ممن عملوا مع شركات الإنتاج التي تفتقر إلى الخبرة، وحتى مع بعضها ممن لديه بعض الخبرة.
- التخزين، والتوزيع، وسهولة الاستخدام
عند استلام المواد من المطبعة يجب توزيعها. وفجأة، يتضح أن المظروف الذي كان سيستخدم وزنه خفيف للغاية، وأن قرار طي الملصقات أدى إلى وجود أثر لثنيات أثرت على الحبر في أماكن هامة، أو أن كميات الملصقات المكدسة تعالت بحيث أصبحت تهدد الموظفين بالانهيار فوق رؤسهم. لذلك، يجب التفكير في مسائل التوزيع قبل الإنتاج (انظر التخزين والتوزيع) ولكن مسألة التغليف يجب التفكير فيها أثناء مرحلة التعاقد على الشراء ليقوم بها اختصاصيو التوعية أنفسهم، لما لها من تأثير على المسائل الأخرى المتعلقة بها. وكما ذُكر آنفًا، يجب تناول موضوع متانة مواد التغليف. كما ينبغي أيضًا تحديد عدد الوحدات في كل رزمة تغليف. وقد ينبغي اعتبار البطاقات اللاصقة والتعليمات المتعلقة بعمليات التسليم والتوزيع جزء من عملية التغليف.
ولهذه الأسباب، غالبًا ما يكون من الأفضل استخدام طبّاع واحد يمكنه عندئذ إعداد المواد للتغليف، ولصق البطاقات اللاصقة عليها، وتجميعها، وحمايتها (باستخدام تغليف البلاستيك بالانكماش الحراري أو ورق اللف) بطريقة صحيحة.
ومتى وصلت مواد التوعية إلى وجهتها، يجب على المستخدمين تخزينها، واستعادتها من المخزن لاستخدامها، والاحتفاظ بها لدى المستخدمين. أما المستخدمون الذين يواجهون بلفافات كبيرة من الورق المقوى، أو حافظات من ورق مقوى، أو البلاستيك، أو النسيج، أو الصناديق الكبيرة المليئة بأوراق ثقيلة إلى الحد الذي يتطلب نقلها بعربة، قد يستاؤون من اجتهاد المصممين وفرق عمل التوعية بدلا من الترحيب باستلام المواد.
وقد يجد من يجب عليهم السفر بالمواد أنهم مضطرين للسفر برًا وليس جوًا، أو بواسطة سيارة خاصة بدلا من وسائل النقل العام، أو قد يضطرون لإحضار الدارسين إليهم بدلا من الذهاب إلى الدارسين أينما وجدوا.
ولا يمكن الإجابة عن هذه الأسئلة إجابة عامة، حيث يحددها المتاح في البلاد، والمطلوب من أي مجموعة محددة من المواد.
في بعض البلدان، تُتاح المواد خفيفة الوزن مثل البلاستيك المموج، أو الأوراق الخاصة المغلفة بالبلاستيك الشفاف أو المصنوعة من القماش. أما البلدان الأخرى فيجب أن تستخدم ما هو متاح من الموارد.
ونتيجة لذلك، يجب التفكير في المواد التي تتطلب توزيع محدود، ويمكن نقلها عن طريق الإرشادات ومن ثم إنتاجها عند وقت الحاجة إلى استخدامها، ويمكن أن يحملها اختصاصيو التوعية في تجوالهم في أنحاء البلاد، أو يمكن وضعها في صناديق مع المواد الانتخابية الأخرى.
إن المواد المعدة لاستخدام المواطنين والناخبين، ولاسيما الشباب، يجب أن تكون آمنة. وقد لا يمثل هذا مشكلة كبيرة في حالة المطبوعات، ولكن المواد التي تم إنتاجها لألعاب المحاكاة وللعرض ينبغي إنتاجها بحيث تكون مقاومة للحريق، وغير قابلة للكسر، وما إلى ذلك.
متى تم دراسة هذه المسألة، يجب أيضًا تناول موضوع سلامة المواد، أو بالأحرى أمنها. وباستثناء بعض مواد التدريب عالية المستوى وهو استثناء محتمل وإن كان مستبعد، فإن مواد التوعية يتم تصميمها لتكون متاحة للجمهور.
ومع ذلك، فإنها قيمة فقط إذا ما استُخدمت كمصدر لإعادة تدوير الورق وقد تزيد هذه القيمة في البلدان الأكثر فقرًا حيث تندر الموارد. لذا، يجب العناية بالتأكد من أن الطريقة التي يتم إنتاج المواد بها تشجع على الحفاظ عليها. أما المواد الكبيرة إلى درجة تحتم تركها في الخارج، والرايات النسيجية المعلقة في الأماكن المعرضة للتلف، والشحنات التي تتطلب شحنها لتسبق اختصاصيي التوعية، وغيرها من الترتيبات المشابهة، فقد تؤدي كلها إلى خسائر لا داعي لها.
في حين أن هذه الأمور قد تبدو مسائل يجب تناولها فقط بعد استلام المواد، إلا أن أخذها في الاعتبار أثناء مرحلتي الإعداد والإنتاج من شأنه أن يؤدي إلى تقليل المخاطر الأمنية.
المسائل الخاصة بالتعاقد
تتطلب عملية التعاقد بصفة عامة، صياغة مذكرة اتفاق تفصيلية، أو خطاب اتفاق أو عقد يتم من خلاله موافقة مورد السلع أو الخدمات على تسليم المنتج في يوم محدد وبشروط محددة، ونظام يدار من خلاله هذا التعاقد.
مذكرة الاتفاق التفصيلية
يقوم اختصاصيو التوعية بإعداد مذكرة اتفاق تصف كافة التفصيلات الضرورية، وقد سبق التعرض إلى بعضها. وفي حالة عدم توافر كافة البيانات التفصيلية، ينبغي عليهم التفاوض مع الموردين المحتملين على أساس مسودة اتفاق يتم إعادة صياغتها بعد ذلك في مذكرة اتفاق نهائية.
وتُكوِّن مذكرة الاتفاق هذه جزء من أي عقد، لذلك يجب أن تكون واضحة بلا أي لبس. فقد ينشأ النزاع حولها في حالة عدم وضوحها؛ كما قد تؤدي إلى حل النزاعات التي قد تنشأ لصالح القائمين بالتعاقد في حالة وضوحها.
وقد يكون لدى الموردين ذوي الخبرة نموذج لأمر التوريد يشمل كافة التفاصيل أو خطاب مبدئي خاص بهم يتضمن قائمة بالمواصفات التقنية الضرورية. وينبغي على اختصاصيي التوعية غير المعتادين على لغة المواصفات أن يطلبوا أن تشرح لهم.
العقود
يمكن استخدام عدة عقود رسمية كأمثلة للقائمين بعملية التعاقد على المواد، ولكنها يجب أن تتوافق مع المتطلبات القانونية في البلد التي يتم فيها إعداد هذه العقود وتوقيعها.
ومع ذلك، فحتى التكليفات الصغيرة ينبغي أن يغطيها خطاب اتفاق يتضمن ما يأتي:
· وضع شروط الاتفاق
· المنتج المطلوب
· الأهداف التي صُمم لتلبيتها
· المعايير التي يجب إن يرقى لمستواها
· المواعيد النهائية التي يجب الالتزام بها
· الطريقة التي يتم بها تناول أية منازعات أو خلافات
قد يرغب الموردون في استخدام صيغ العقود أو خطابات الاتفاق الخاصة بهم لانتظامهم في إبرام العقود. وقد يقوم اختصاصيو التوعية بذلك فيما ندر لاعتيادهم على الاكتفاء بالمناقشات الشفهية. وينبغي تجنب هاتين الطريقتين ما لم تكن هناك ثقة كبيرة بين المورد والبرنامج؛ وينبغي على اختصاصيي التوعية إعداد أي عقود بأنفسهم (أو مراجعتها عن قرب).
إذا لم يمكن التوصل إلى اتفاق رسمي (قد يمكن الاتفاق مع نجار الحي لتثبيت عمودين لتعليق راية)، ينبغي أن يتم توضيح كيفية التوصل إلى اتفاق واحتفاظ اختصاصي التوعية أو فريق عمل التوعية بسجل سليم.
نظام الإدرة
ويتم مناقشة كيفية إدارة اختصاصي التوعية لهذه العقود والتعاقدات، سواء كانت كبيرة ورسمية، أو صغيرة وغير رسمية في إدارة العقود.
