تضع برامج التوعية الوطنية التي يغلب عليها الطابع اللامركزي، سواء جغرافيًا أو وظيفيًا، مطالب تنسيقية ورقابية خاصة على عاتق فريق عمل التوعية. ويناقش هذا القسم هذه المطالب ويقدم الاقتراحات للتعامل معها.
التنسيق
بغض النظر عن الشرط العام في إدارة مدخلات مختلف البرامج وفقًا لتقويم أو لجدول زمني مضغوط، هناك بعض قضايا القوة والسلطة التي ينبغي تناولها.
في التحالفات أو الاتحادات أو البرامج التي تتعامل مع المجتمع المدني، لا يوجد خط مباشر للسلطة ما لم يتم التفاوض بشأنه طوال مدة البرنامج. في ظل هذه الظروف، يجب تكوين فريق عمل للتوعية يُتاح له الوقت الكافي لإدارة العلاقات مع الشركاء وتحديد شروط العمل، وتفويض المهام، وعلاقة هذه المهام ببعضها.
في بعض الأحيان يتطلب هذا موظفين مستقلين بدوام كامل، وعادة ما يأتي هؤلاء الموظفين من منظمات الشركاء.
يجب أن يلتزم أعضاء كل من لجان التوجيه، ولجان الإدارة، صناع القرار، ومنسقي المشروع بعلاقات وثيقة للغاية وقضاء الوقت الكافي في الاجتماعات. وقد يحتاج الأمر إلى تخفيض المسؤوليات الأخرى للممثلين ممن يحضرون هذه الاجتماعات.
الرقابة
يحتاج قادة فرق العمل إلى معلومات جيدة ودقة في رفع التقارير حول تقدم سير العمل في البرنامج. عندما تنحاز البرامج لصالح الموظفين الميدانيين أو المتعاقدين الخارجيين، غالبًا ما يعتمد فريق العمل اعتمادا كبيرًا عليهم في الحصول على هذه المعلومات. وهناك مشكلات محتملة في مجالي رفع التقارير والمساءلة المالية.
وقد يجد القائمون على رفع التقارير صعوبة في الالتزام بالدقة في تقاريرهم للأسباب الآتية:
· تتطلب دقة التقارير مهارات خاصة ومعلومات جيدة عن النتائج المخططة. وقد لا يُتاح أي منهما لمن يبعدون عن المركز.
- قد يقلل اختصاصي التوعية أو المقاول في تقاريره من حجم المشكلات أو ضعف الأداء؛ أو قد يخطئ في تقدير عدد الأشخاص الذين يتم الوصول إليهم في حدث كبير أو الذين يتم توزيع المواد عليهم على نطاق واسع. وقد ينتج ذلك عن افتقار مقدم التقرير إلى المعلومات، أو سوء فهمه لما يحدث. كما قد يتعلق الأمر أيضًا بخداع الذات. وتقلل كل من هذه الأمور من دقة المعلومات التي يتم فلترتها مرة أخرى إلى مركز البرنامج.
إضافة إلى ذلك، قد ترفع التقارير الكاذبة عن أحداث لم تجري على أرض الواقع، أو خدمات لم تُقدم بالفعل. ولكن لا يحتاج الأمر إلى مثل ذلك الخداع إلى حد تحريف المعلومات مما يُصَعِّب الرد بطريقة مناسبة.
وعلى الجانب المالي، يجب على برامج التوعية إدارة مختلف التدفقات المالية من المركز. في البرامج اللامركزية، هناك مستويات أقل وأدنى من الإنفاق. وغالبًا ما يضطر اختصاصيو التوعية إلى سداد نفقات أماكن الأحداث، أو إمدادات الطعام، أو حتى دفع إعانات المشاركين عندما يصعب إصدار فواتير دقيقة، وعندما يقوم اختصاصي التوعية الميدانية بدور سكرتير الحدث، أو كاتب الحسابات، أو المدرب جملة واحدة.
ويجب إيجاد الحلول لمختلف تدفقات الإنفاق هذه خلال مرحلة التخطيط ووضع النظم التي تُمكِّن من وجود رقابة مالية جيدة دون عرقلة تنفيذ البرنامج.
النظم والثقة
في كل من هذه المعضلات، تعد الحاجة إلى مصادر خارجية للمعلومات والتدقيقات المحاسبية والموازنات الضرورية للمحاسبة والإدارة نظم يجب العمل على إنشائها. يجب أن تكون مثل هذه النظم ضئيلة نسبيًا، ويجب اتخاذ القرار بشأن تكلفة تلك النظم بالنسبة للميزانية العامة للبرنامج.
وربما يكون أفضل نظام هو النظام الذي يعزز النزاهة من خلال الاعتداد بالأداء؛ والالتزام بالأهداف الاجتماعية للبرنامج؛ والإدانة المحددة والحتمية والمتفق عليها، متى انعدمت النزاهة. ومن الصعب فهم كيفية بدء نظام إداري قادر على التعامل مع كافة مطالب التنسيق والرقابة المتعلقة ببرنامج التوعية الوطني دون وجود مستوى معين من الثقة.
عند انعدام هذه الثقة، قد تقل تكاليف بنائها عن تكاليف تنفيذ رقابة بيروقراطية. عندما يصعب القيام بذلك، فلن يكون هناك مفر من اللجوء إلى الضوابط البيروقراطية، وتعاقب المراجعة الحسابية، وإجراءات رفع التقارير والفحص المزدوج، والتفتيش الفاجئ، والتفتيش العشوائي، والتفتيش الخارجي.
