سيكون لدى السلطات الانتخابية عدد من الدوافع لإقامة الاتصال وتعهد العلاقات مع المنظمات النشطة في مجال توعية الناخب. ويشمل ذلك الوصول إلى الموارد التي يمكن لمنظمات المجتمع المدني توفيرها، والتوسع في مدى وصول برنامج توعية الناخب الرسمي، وتوفير جو ديمقراطي لإجراء الانتخابات.
ومن جانبهم، سيكون على اختصاصيي التوعية العاملين خارج نطاق سلطة الانتخابات في تقديم برامج التوعية للناخبين بغض النظر عن الأسلوب الذي يتبعونه، أن يقيموا اتصالا مع سلطة الانتخابات.
أساليب توعية الناخب
في الحالة الأولى، قد تعمل المنظمات على أساس الالتزام التعاقدي مع سلطة الانتخابات. وفي مثل تلك الحالات، فإن السلطة تدفع للمنظمة مقابل خدماتها. في الحالة الثانية، قد تقوم سلطة الانتخابات بترتيب يعترف و/أو يسجل المنظمة للقيام بكافة البرنامج المتفق عليه أو بجزء منه على نفقتها الخاصة. وأخيرا، فقد تقدم المنظمات برنامجا مستقلا مع أو بدون اعتراف سلطة الانتخابات.
كل من هذه الترتيبات المختلفة يتطلب أن يجري بعض الاتصال مع سلطة الانتخابات بشكل منتظم. وفي حين أن هناك احتمال أن يتم وضع شروط لهذا الاتصال من قبل سلطة الانتخابات نفسها، إلا أنه قد يكون من الضروري أن تتقدم المنظمة ببعض العروض وأن تعرض خدماتها أيضا في إدارة هذا الاتصال، حيث قد تعاني سلطة الانتخابات من عجز في سعة إدارة البرنامج التعليمي.
غرض الاتصال
في المقام الأول فإن الاتصال أمر هام لمنح وتلقي المعلومات التي سيكون لها أثر على تصميم وتطبيق البرنامج، وعلى تقدم الانتخابات. وحيث يكون البرنامج مستقلا بالكامل، قد تكون تلك هي المهمة الوحيدة لعملية الاتصال. ولكن من الضروري أيضا إتاحة توضيح الأدوار، وتقييم الفعالية، والوصول إلى المسؤولين والمعلومات المطلوبة لإتمام البرنامج المتفق عليه بنجاح.
وهذا الأمر هام على وجه الخصوص في حال كان للمنظمات تمويلها الخاص، ولكنها تحاول العمل بالنيابة عن أو دعما لسلطة الانتخابات. وفي حين قد يكون الالتزام التعاقدي قد حدد صراحةً علاقات تقديم التقارير والمساءلة، وملكية المنتجات، واستخدام الشعارات الرسمية والمواد الأخرى، ومشاركة التكاليف واستخدام الموارد وما إلى ذلك، إلا أن العلاقات التطوعية التي يتم الدخول فيها قد لا تكون محددة بالتفصيل. ورغم ذلك ستظهر نفس الأسئلة، وينبغي توفير آلية بسيطة ومنتظمة للإجابة عليها.
غياب آلية الاتصال
في غياب آلية الاتصال، تتم الدعوة إلى الاجتماعات فقط في حال تعثر الأمور، ويدرك الجميع ذلك مما يجعل مثل تلك الاجتماعات دائما ما يشوبها التوتر والرسمية. فالمعلومات تنحرف عن مسارها، حيث تعتمد المنظمات على كم كبير من الآراء المقدمة حول العملية الانتخابية، وتعتمد سلطات الانتخابات على المعلومات المطلوبة لضمان أن توعية الناخب دقيقة.
آليات الاتصال الممكنة
يمثل الانتظام والاستمرار متطلبات أساسية لآلية الاتصال. ويتحقق ذلك في أفضل صورة من خلال القيام في مرحلة مبكرة بتحديد مجموعة صغيرة من الأشخاص في المنظمة وسلطة الانتخابات ليكونوا مسؤولين عن الاتصال. وعبر تحديد مجموعة وليس شخصا واحدا، يمكن تفادي بعض مآزق الاتصال والتواصل الشخصي. من ضمن تلك المآزق احتمال تعطل الاتصال نتيجة للمرض أو الغياب، أو مغادرة المنظمة، أو النزاع الشخصي. كانت هناك حالات قام فيها المسؤولون عن عمليات الاتصال بالتأثير إما على سلطة الانتخابات من جهة، أو على المنظمة من جهة أخرى، لدرجة أدت إلى اجتذابهم بعيدا أو اختيارهم تغيير توجهاتهم. وفي حين قد يحسن ذلك العلاقات بمرور الوقت، إلا أنه غالبا ما ينتج عنه بعض الخلل الوظيفي والتأخر الزمني حيث ينبغي وضع أشخاص جدد في هذه المواقع.
ما أن يكون فريق من الأشخاص مسؤولا عن الاتصال، حتى يقوم بإنشاء مجموعة من الآليات المختلفة تتفاوت ما بين الاجتماعات الروتينية المشتركة، والنقاشات وحضور اجتماعات الهيئات الحاكمة لكلتا المنظمتين، وحتى المناسبات والمؤتمرات العارضة.
ومن الثابت أن يكون لمثل تلك الاجتماعات جدولي أعمال، وسيرغب المسؤولون عن الاتصال خارج سلطة الانتخابات في التأكد من استمرار وجود هذين الجدولين الذين يحتويان على العناصر الخاصة بالمجموعتين. وإذا شعر أحد الطرفين بعدم وجود هدف أو فائدة من الاجتماعات بالنسبة له، فسيخيب أمله في الغالب وينسحب حفاظا على وقته.
وحيث إنه غالبا ما تكون المنظمة خارج سلطة الانتخابات هي الأكثر احتياجا للمعلومات والاتصال للقيام بعملها على أكمل وجه، وأنها غالبا ما تكون الجهة التي لديها عدد أكبر من الأسئلة، والتي ترغب في تقديم عدد أكبر من الطلبات والمدخلات، فإنه في الغالب ما تكون سلطة الانتخابات هي التي لا تعير الاجتماعات الأهمية الكافية وتجعل مشاركتها تقتصر على الموظفين في المستويات الإدارية الأدنى.
وفي حين أن هذا أمر مفهوم من وجهة نظرهم، إلا أنه لا يقدم المساعدة من وجهة نظر من يقوم بتوفير الخدمات. وقد يكون من الضروري نتيجة لذلك وضع نظام لإقامة عدد من الاجتماعات مختلفة المستويات – منها الأكثر انتظاما ليختص بالإجراءات ومنها الأقل انتظاما لمراجعة السياسات.
كما قد يكون من الممكن وضع وسائل أخرى للاتصال كتبادل محاضر الاجتماعات، والوثائق الخاصة بالوقائع والمذكرات، وقوائم الاتصال بالمسؤولين الذين يمكن التوجه إليهم في شؤون محددة.
قوائم الاتصال
إن قائمة الاتصال أداة اتصال مفيدة للغاية، وخصوصا إذا كانت دقيقة وتشتمل على معلومات مختصرة حول مجال اختصاص كل شخص. ويكون من الأفضل أن تعد خصيصا للمهمة عوضا عن أن تكون قائمة عامة يتصادف توفرها، أو أن تكون قائمة متداولة لكافة اللجان. وفي حال توفر قائمة لجهات الاتصال، سيرغب كلا الطرفين في إيجاز أولئك الأشخاص والتأكد من تعريفهم بالأشخاص الذين يحتمل أن يتصلوا بهم وبطبيعة المعلومات التي يتوقع منهم أن يقدموها. هناك أمثلة لقوائم الاتصال التي تقدم على افتراض أن الأشخاص المدرجين فيها سيكونون ذوي فائدة، ثم تجد المنظمات فيما بعد أن الشخص المعني ليس على دراية بهم وغير ميال إلى توفير المعلومات دون الرجوع إلى موظف أعلى رتبة – وينجم عن ذلك تمركز جميع الاستفسارات. وهو الأمر الذي صممت قائمة الاتصال خصيصا لتفاديه.
ينبغي على أنشطة الاتصال ألا تكون معقدة أكثر من اللازم. ففي الغالب لا يلزم سوى جهة مباشرة للاتصال. وفي نفس الوقت، فإن الاتصال الذي يعتمد بالكامل على مثل جهة الاتصال تلك سينتج عنه في الغالب انجراف كلا الطرفين بعيدا عن الآخر بالرغم من أنهم في الواقع يحتاجان إلى العمل عن قرب. ويمكن أن تضمن الاجتماعات المنتظمة تفادي حدوث ذلك.
يوم الانتخابات
غالبا ما ينهار الاتصال يوم الانتخابات أو في الأيام القليلة السابقة له. فبحلول ذلك الوقت، يكون تركيز سلطة الانتخابات مسلطا على العمل القائم وتكون برامج توعية الناخب قد اختتمت. إلا أن مقدمي توعية الناخب قد أقاموا العلاقات مع الناخبين ولا يزالون على صلة بالأمر وربما أكثر من ذي قبل. ونتيجة لذلك، ينتهي الأمر بتلقي تلك المنظمات للشكاوى، والملاحظات وطلبات المساعدة وما إلى ذلك. وفي بعض الحالات، يجد الناخبون صعوبة في التمييز بين المنظمة والسلطة. وحيث إنه قد يصب على الناخبين الوصول إلى السلطة في اللحظة الأخيرة في حين يكون ذلك أسهل نسبيا على اختصاصي التوعية، يتم افتراض أن منظمات التوعية هي القناة لردود أفعال المواطنين على الانتخابات.
أحيانا يكاد لا يمكن أو لا يلزم القيام بشيء سوى الإنصات إلى الشكوى. وفي أحيان أخرى، قد تكون المعلومات في غاية الأهمية. لذلك، ينبغي أن يكون هناك طريقة ما لتوصيل المعلومات إلى سلطة الانتخابات عبر الهاتف، ووسيلة يمكن لسلطة الانتخابات التواصل من خلالها. وأفضل طريقة للقيام بذلك هي تعيين اختصاصي توعية يفهم هذه العملية ويكون غير مشارك في الأمور التشغيلية الأخرى في مركز تحكم سلطة الانتخابات، ليتلقى هذا الاختصاصي المكالمات من منظمات التوعية الخارجية. وفي أحيان أخرى، يمكن القيام بذلك من خلال توفير لتلك المنظمات قوائم اتصال مجموعة الخدمات سريعة الاستجابة التي تستخدمها سلطة الانتخابات، كالأمن، والوجستيات، ومجموعات المهام، والمراقبين وما شابه.
