كما هو الحال في جميع مجالات النشاط المؤسسي، فإن عمليات توعية الناخبين يخرج منها كميات كبيرة من الوثائق تتراوح من المعلومات المنشورة إلى محاضر الاجتماعات ومن المراسلات الورقية إلى الأدلة الحاسوبية. لذلك فمن الضروري الاحتفاظ بسجل وثائقي مناسب لهذه العمليات. ويساعد هذا السجل على:
- دعم الذاكرة المؤسسية للمنظمة،
- تمكين المنظمة من إظهار استعدادها للمساءلة،
- ضمان نقل أفضل الممارسات والدروس المستفادة بشكل مناسب إلى الآخرين،
- ضمان عدم اضطرار المشروعات المستقبلية إلى البدء من الصفر،
- المساهمة في تعزيز الذاكرة الاجتماعية الأوسع.
وقد تعمَّدنا استخدام عبارة "سجل وثائقي مناسب"، حيث إنه من الواضح أنه ليس بمقدور أي منظمة أن تتحمل تكلفة حفظ جميع الوثائق التي تخرج منها، كما أنها لا ترغب في ضياع المواد ذات القيمة الحقيقية وسط سيل من الوثائق. فإدارة المعلومات هي مجال ضخم يضم مجموعة من العمليات المشتركة والعناصر التكنولوجية.
ويمكن تلخيص الشروط الأساسية للنجاح كما يلي:
أولاً، يجب تبنِّي سياسة مرنة وقابلة للتنفيذ وفعالة من حيث التكلفة لإدارة المعلومات. ويجب تكليف العاملين بمسؤوليات واضحة في إدارة موارد المعلومات. وينبغي أن تدار عملية التوثيق في إطار الأنظمة التي تسهل من عمليات التصنيف والاسترجاع والحفظ. ويشكل هذا الأمر أهمية خاصة في مجال السجلات الإلكترونية (الحاسوبية). ويجب اعتماد اتفاقيات حول مسائل مثل كيفية التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، وما الذي يشكل سجلاً تنظيمياً (على عكس السجل الشخصي)، والأدلة المشتركة، وإجراءات التصنيف والتعريف. وينبغي أن تكون هناك مبادئ توجيهية واضحة بشأن مواقع حفظ بعض الفئات المحددة من الوثائق وبشأن الأشخاص الذين يحق لهم الاطلاع عليها. ويجب أن يكون هناك وضوح حول الوثائق التي ينبغي الاحتفاظ بها في المدى القصير والتي ينبغي الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى. على سبيل المثال، فقد تحدد السياسة أن يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية للعاملين لثلاث سنوات فقط بعد انتهاء خدمتهم، ولكن أن يتم الاحتفاظ بنسختين من كل تقرير إعلامي تم نشره.
ولا بد أن تدار جميع الوثائق التي يتقرر الاحتفاظ بها بطريقة منهجية وليس بطريقة ارتجالية. ومن الناحية المثالية، ينبغي إنشاء أرشيف مؤسسي تتم إدارته إما داخلياً أو من خلال اتفاق مع مؤسسة أخرى متخصصة في الأرشفة. وغالباً ما تخضع المنظمات في هذا الصدد لقوانين الأرشفة العامة. وبالطبع ينبغي أن تكون المنظمة ملمّة بجميع التشريعات التي لها انعكاسات على عملية إدارة الوثائق، لأن قوانين الأرشفة ما هي إلا فئة واحدة. فمن المرجح أيضاً أن تكون هناك تشريعات حقوق التأليف والنشر، وتشريعات الإيداع القانوني، والقوانين الضريبية، وغيرها من التشريعات التي تحكم الوثائق المالية وحرية المعلومات وحماية الخصوصية.
