في حال كان أخصائيي التوعية قد أجروا عمليات التقييم اللازمة بعد انتهاء البرنامج وأجروا كذلك الأنشطة الخاصة بهم لاستخلاص المعلومات، فإنهم سيحصلون على مجموعة كبيرة من التقارير والوثائق التي تحتوي على توصيات (انظر إعداد التقارير).
وحتى لو كانت هذه التقارير والوثائق قد أُعدت وفق أفضل المعايير الممكنة، فإنها ستحتوي على كمية كبيرة من المعلومات التي ربما لا تكون مفيدة في البرامج المستقبلية التي ستبدأ بالتأكيد من أساس مختلف عن الذي تم تقييمه. هذا بالإضافة إلى أن هؤلاء الذين يجتمعون للتحضير للجولة التالية من البرنامج – سواء كان ذلك بعد البرنامج السابق مباشرة أو بعد عدة سنوات من إجرائه – قد لا يملكون الوقت الكافي لقراءة جميع الوثائق. لذلك يمكن إعداد وثيقة مختصرة ومركَّزة في أسرع وقت ممكن تتضمن "أفضل الممارسات والدروس المستفادة". وقد يكون هذا الدليل البسيط بمثابة أول ميناء توقُف لفرق التوعية المستقبلية.
كيفية القيام بذلك
لذلك سيكون من المفيد عقد لقاء ختامي بعد تقديم كل تقرير يحضره عدد كبير من المشاركين البارزين في البرنامج. ويمكن أن يضم هذا اللقاء فريق التوعية، وممثلين عن هيئة الانتخابات، وممثلين محتملين عن المنظمات العضوة ومنظمات المصلحة العامة التي تستطيع تمثيل مصالح المواطنين بشكل عام. وقد يتضمن هذا اللقاء عروضاً لمختلف التقارير، في حالة وجود أكثر من تقرير، وينظر في مختلف التوصيات المقدمة لصياغة وثيقة مختصرة تحتوي على قائمة تضم مجموعة من البيانات يمكن أن يستفيد منها مخططو برامج التوعية في المستقبل.
وتتكون هذه القائمة من بيانات عنوانها "أفضل الممارسات والدروس المستفادة" أو "المبادئ التي ينبغي اعتمادها في البرامج المستقبلية". وهذه البيانات ستكون عبارة عن تجميع وتصنيف لمختلف التوصيات التي تصلح لأي برنامج توعية. ويمكن تقسيمها إلى مجموعات تحت سلسلة من الموضوعات المنفصلة مثل التخطيط و الإدارة والتنفيذ.
ميزتان رئيسيتان
- ملكية أفضل الممارسات والدروس المستفادة: إن البرامج المستقبلية تبدأ وهي على ثقة بأن هناك قبولاً عاماً لأي تغييرات وابتكارات، أو أي تبديل في الأدوار والمسؤوليات التي تضطلع بها مكاتب ومنظمات معينة. وتشكل هذه الثقة أمراً جوهرياً لإعداد البرامج وتشغيلها بسرعة. ويعود الفضل في بناء هذه الثقة إلى وضع مجموعة البيانات التعليمية وإلى كونها وُضعت عن طريق مجموعة من الأشخاص وليس فقط المقيم أو أخصائي التوعية.
- بيانات تخطيطية ملخصة وسهلة المنال: إن هذه الوثيقة هي تقطير مكثف لمجموعة من التوصيات. ومن ثم تستطيع فرق التوعية الرجوع إليها بكل ثقة في الإعداد للبرامج المستقبلية. فهي تستطيع أن تشكل الأساس للجلسات الإعلامية التي يعقدها واضعي الدراسات الاستقصائية أو مجموعات التركيز أو البحوث الميدانية، ويمكن إرسالها لواضعي المواد التدريبية بالفاكس أو البريد الإلكتروني، بشكل لا يمكن تنفيذه مع التقرير الكامل. وفي حال كانت الوثيقة موضوعة بعناية وموثقة بدقة، فيكون هناك احتمال أكبر لأن يتم تنفيذها من التوصيات الموسعة التي تخرج من التقارير.
حفظ الوثيقة
إلا أن كل ذلك قد يذهب سدى في حالة عدم حفظ الوثيقة. ويبدو بشكل عام أن الناس يعتبرون حفظ الدفاتر أسهل من حفظ وثيقة صغيرة مكونة من ورقتين. وليس من المستبعد أن يتم تحويل بيان "أفضل الممارسات والدروس المستفادة" إلى دفتر (مما يخالف الغرض الذي وُضع من أجله) أو أن يُهمَل لصالح التقارير الثقيلة التي تم استخلاصه منها.
لذلك فإن الطريقة المثلى لضمان بقاء هذه الوثيقة هي دمجها في تقارير المشروعات كتمهيد أو ملخص تنفيذي؛ أو في حالة تعذر ذلك، يمكن الإشارة إليها في التقارير ثم إرفاقها بالتقرير كملحق. وفي بعض الحالات، يمكن حفظ جميع التقارير في وثيقة واحدة مجمعة أو صندوق ملفات، ثم وضع هذه الوثيقة القصيرة فيه، ويفضل أن تكون أول مجموعة من مجموعات الوثائق.
