متى تم وضع الخطة ووثق الناس بها، لابد من اتباعها. لا يمكن أن يأخذ اختصاصيو التوعية هذا على أنه أمر مسلم به، ولاسيما في حالات الضغوط مثل الانتخابات. إذ يجب أن يتأكدوا من الالتزام بالخطة من خلال إنشاء كتاب البرنامج، وعقد مؤتمرات البرنامج، والتواصل مع كل من له علاقة بالبرنامج.
إذا تم وضع الخطة من خلال عملية تشاورية شملت مجموعة من أصحاب المصلحة، فسيظل هناك الكثيرين ممن تم استبعادهم من المشاركة في تصميمها، حتى أنه يمكن استبعاد هؤلاء ممن كانوا ضالعين في جمع البيانات الأولية أو تحديد أهداف التوعية مما يتبع ذلك من أعمال التصميم الأكثر تقنية وتفصيلا.
لذلك فمن الضروري حث أولئك الذين يجب عليهم تنفيذالخطة أو دعمها على الالتزام بها وبمختلف عناصر أجزائها. ولا يمكن اعتبار هذا الالتزام أمرًا مسلما به خلال الفترة الكاملة للبرنامج. إن الأشخاص، بما فيهم الموظفون، يأتون ويذهبون ومن الضروري إنشاء آلية لدمج الوافدين الجدد وتوجيههم للخطة في أقرب وقت ممكن بعد وصولهم إلى مسرح العمل.
الإصرار على الالتزام بالخطة مع المرونة في تنفيذها
بعد ذلك، نظرًا لأن مثل هذا البرنامج قد تم بناؤه بتكلفة كبيرة، ونظرًا لأنه يمكن أن تنشأ أزمة ثقة أثناء بعض مراحل التنفيذ، تقتضي الحاجة إلى العمل على الحفاظ على الالتزام بالخطة. وهذه الأخيرة تعد فنًا خاصا يتطلب تحقيق توازن بين التأكيد على الثقة في الخطة الأصلية في مواجهة الحاجة المحتملة إلى التغيير التي تنشأ نتيجة عيوب في الخطة أو تغييرات في الأوضاع التي نفذت الخطة أثنائها.
إنشاء كتاب البرنامج
يجب أن يكون النشاط الأول إنشاء كتاب البرنامج الذي يمكن تقديمه لأصحاب المصلحة ويمكن أن يستخدمه موظفي البرنامج لتقديم أنفسهم وشرح برنامجهم للشركاء والمشاركين المحتملين.
ولا يحتاج هذا الكتاب لأن يكون نصًا كاملا لتصميم البرنامج، رغم أنه قد يحتوي على ذلك كملحق لمن يطلبه. وينبغي أن يكون ملخصًا بإخراج طباعي جيد يتضمن السياق، والأهداف، والاستراتيجية، والخطوط العريضة، وموظفي التنفيذ، والمنظمات. ويمكن إعداده بشكل مناسب أيضًا في صورة شرائح يمكن استخدامها كملصقات أو ألواح ورقية قلابة، أو عروض على أجهزة العرض الضوئي أوفرهيد Overhead، أو استعراضات على أجهزة العرض الرقمية.
ومن المحتمل استخدام ذلك العرض بانتظام لتعيين أعضاء جدد من الشبكة، أو جمع تمويل للبرنامج، أو الحصول على دعاية، وما إلى ذلك. ونتيجة لذلك، يجب إعداده بالطريقة التي تجعله يدوم، ويكون له المرونة اللازمة لتوفير نظرة عامة لمن يحتاج إليها فضلا عن خطة تفصيلية لمن يجب عليهم اتباعها.
عقد مؤتمرات البرنامج
هناك مجموعة مختلفة من مؤتمرات البرنامج التي يحتاج إليها البرنامج.
يتم الإعلان على لوحة المعلومات عن أحداث أصحاب المصلحة الأولى للتأكد من إعلام كل من يحتاج إلى الاطلاع على البرنامج قبل البدء فيه. وتقوم مؤتمرات الموظفين بتوجيه الموظفين الجدد إلى البرنامج في أسرع وقت ممكن.
أثناء مرحلة التنفيذ، قد يتم عقد المؤتمرات في أوقات محددة لتقييم البرنامج، وبناء الدعم للمرحلة المقبلة، وإدخال المواد الجديدة، والإعلان عن طلب موظفين جدد أو عناصر جديدة في البرنامج.
ينبغي أن تتضمن تلك المؤتمرات مزيجًا من الاتصالات الجيدة والمشورة المناسبة. وينبغي أن تتضمن مؤتمرات الموظفين التدريب، وتنمية قدرات الموظفين، والمقابلات الشخصية؛ أما مؤتمرات أصحاب المصلحة فينبغي أن تشمل جانبًا عن رفع التقارير والمساءلة.
تعميم الرسائل الإخبارية
حتى في حالة المؤتمرات، لا يمكن أن يستمر برنامج كبير في إعلام كل شخص بما يحدث على أساس منتظم، ولاسيما إذا كان هؤلاء الأشخاص منتشرين في أنحاء البلاد. وبالإضافة إلى تشجيع وسائل الإعلام الوطنية والمجتمعية والمنظمات التي تشكل جزءًا من شبكة البرنامج على تغطية البرنامج، يجب على البرنامج ذاته أن يدرس إصدار رسالة إخبارية.
وإذا كان هناك اتجاه لإعداد رسالة إخبارية لامعة توزع على نطاق واسع، فقد يكون ذلك مكلفًا. ولكنه قد يكون ضروريًا في الحالات التي يتطلب فيها البرنامج تسويقا واسع النطاق. ومع ذلك، فالأهم من النشرة السابقة هو إنتاج رسالة إخبارية تصدر بصورة منتظمة وتغطي البرنامج بشكل كافٍ.
وتُمكَّن التكنولوجيا الجديدة من إنتاج حتى الرسائل الإخبارية الملونة جيدة التحرير والإخراج الطباعي بطريقة أسهل. ولكن يجب دراسة خطة التوزيع قبل الشروع في الإنتاج. ومن الأفضل صياغة رسالة يمكن إرسالها بالفاكس، أو بالبريد الإلكتروني، أو الحصول عليها من خلال نظام الفاكس/البريد المسموع بمعرفة شخص يطلب الرقم متى استطاع ذلك.
ويمكن بث مثل هذه الرسالة الإخبارية دون تكلفة تُذكر في الإنتاج والطباعة. وحتى عندما لا يمتلك المتلقي جهاز فاكس، أو هاتف، أو حاسوب، قد تقوم منظمة محورية بطباعة نسخة ورقية واحدة ثم تنسخ منها النسخ الباقية للمنظمات القليلة الأخرى والأفراد ممن هي على صلة بهم.
إنشاء موقع على شبكة الإنترنت
ترتبط بالنشرة الإخبارية الحاجة إلى إنشاء موقع على شبكة الإنترنت يمكن من خلاله القيام بالمهمة المزدوجة المتمثلة في إتاحة فرصة للجمهور كي يصل إلى مواد التوعية والإعلام، وفي إتاحة معلومات المستخدم الأكثر تقنية التي قد يطلبها اختصاصيو التوعية وشركاؤهم المنخرطون في تنفيذ البرنامج.
يضمن ذلك الموقع الإلكتروني خاصة، إتاحة المعلومات سريعة التغيير والمستندات الكبيرة (مثل قانون الانتخابات) متى طُلبت ودون الحاجة إلى تخزينها أو بدلا من البحث عنها في مكاتب في أنحاء البلاد.
تحديد اللحظات العامة
وأخيرًا، يعني الحفاظ على الالتزام بالخطة اكتساب ثقة الجمهور والحفاظ على استمرار هذه الثقة مع مرور الوقت. للقيام بذلك، يجب أن يرى الجمهور أن شيئًا ما يحدث، حتى وإن لم يكن البرنامج يصل إليهم بالتحديد في الوقت الحاضر. وفضلا عن ذلك، فإن الحصول على تغطية وسائل الإعلام للأحداث يضاعف من تأثيرها.
وبذلك سيحدد البرنامج لحظات محددة ويستغلها عن طريق عقد الأحداث الإعلامية، والاحتفالات، والأحداث العامة الكبرى، وبالدعاية لكل ذلك.
لا يمكن أن يقوم أي برنامج على ذلك، ولا يمكنه الاعتماد على لحظات عامة بدلا من الاعتماد على برنامج توعية جاد يصل إلى الناس أينما كانوا. حقًا، إن إقامة الأحداث العامة دون الإعداد الكافي لها، بما في ذلك الأحداث التي تقام وجهًا لوجه وتنظيم المجتمع، يمكن أن تأتي بنتائج عكسية. تحدث التجمعات نتيجة لنشاط برنامجي، وليس قبله أو بدلا منه.
