كلما زادت اللامركزية في برنامج التوعية، وزاد الاعتماد على المطويات الورقية، والملصقات، والنشرات الإعلانية، والمطبوعات التي يجب إنشاءها في المركز، كلما زادت مشكلات التخزين والتوزيع في أي برنامج، ولاسيما برامج الانتخابات.
ويحتاج اختصاصيو التوعية إلى التفكير في طرق خفض التكلفة وصعوبات التخزين والتوزيع أثناء مرحلة التخطيط من خلال التفكير في برامج واستراتيجيات بديلة.
البرامج المعتمدة على وسائل الإعلام
إن البرامج المصممة حول مجموعة من الرسائل المركزية، باستخدام وسائل الإعلام الوطنية في المقام الأول، تخفض من مشكلات التوزيع والتخزين.
الموازنة بين درجة التعقيد والتأثير
يجب على اختصاصيي التوعية الموازنة بين قيمة المشاركة في الحملة والاتصال وجهًا لوجه وبين توزيع المواد الفردية وما يصاحبه من تكاليف وصعوبات في توزيع المواد وتخزينها.
وتتضمن بعض طرق الحد من الصعوبات ما يلي:
· الالتزام بجداول زمنبة ضيقة للإنتاج تُمكِّن من نقل المواد مباشرة من خطوط الإنتاج إلى التوزيع دون الحاجة إلى التخزين
· استخدام نظام إعداد مركزي، يخدمه أكثر من وكيل إنتاج، بالقرب من نقطة التوزيع
· تشجيع انتاج المواد محليًا وفقًا للمواصفات أو الرسائل المتفق عليها
- زيادة كمية المواد إلى الضعف باستخدام المواد المعدة لجوانب الانتخابات الأخرى
التكاليف
يواجه اختصاصيو التوعية ممن يجب عليهم توزيع المواد إما ضرورة الاعتماد على شبكة واسعة من اختصاصيي التوعية والمنظمات المشاركة، أو الاضطرار إلى التعاقد مع متخصصين في التوزيع. وفي الأوضاع الانتقالية حيث قد لا يتوافر توزيع وظيفي في جميع أنحاء البلاد وحيث تضعف البنية التحتية للنقل في البلاد، سيواجه اختصاصيو التوعية بتحديات أكبر في وضع خطة توزيع فعالة من حيث التكلفة ويُعتمد عليها. وقد يدخل في الاعتبار أيضًا الوضع الجغرافي ومناخ البلاد. وفي البلدان الجبلية ذات المناطق النائية والأحوال المناخية التي قد تمنع المرور في الطرق في بعض الأوقات من العام، قد يضطر اختصاصيو التوعية إلى استخدام الشحن الجوي أو شبكات السكك الحديدية بدلا من استخدام الشاحنات مثلا. ويعد الشحن الجوي أكثر طرق النقل تكلفة في نقل المواد. وبصفة عامة، كلما قصرت المدة الزمنية وزاد تعقيد المهمة، كلما زادت التكلفة.
المساحة
إذا كان يجب تخزين المواد لنقلها بعد ذلك بكميات متباينة إلى مختلف المواقع، سوف يحتاج اختصاصيو التوعية إلى تقدير المساحة المطلوبة بالضبط للاحتفاظ، مثلا، بمليون مطوية ثلاثية الصفحات، وعدد الشاحنات أو حاويات النقل و/أو حجمها المطلوب لنقل تلك المطويات. وينبغي على اختصاصيي التوعية التشاور في هذه المسائل مع كل من المطبعة وشركة التوزيع. إذا تم استخدام مجموعة متخصصة من الموزعين، من منظمات المجتمع المدني مثلا، سيكون ذلك أكثر مدعاة لطلب مشورة الخبراء بشأن حجم المساحة المطلوبة.
الوقت
يتمثل أحد الأخطاء التي يقوم بها اختصاصيو التوعية المبتدئين في عدم تخصيص الوقت الكافي لعملية التوزيع حيث يتجه الاهتمام إلى التركيز على مراحل الإنتاج والمشروع. ومع ذلك، إذا لم تصل المواد في الوقت المناسب لحدث خاص أو للدارسين لتلقي المواد ودراسة المعلومات التي تحتويها، تكون المهمة كلها بلا فائدة. ويحتاج اختصاصيو التوعية إلى بناء عنصر الوقت في خطة البرنامج لإنجاز عمليتي التسليم والتوزيع. ويعتمد مقدار الوقت المطلوب للتوزيع على التحديات المرتبطة بتوصيل المواد إلى وجهتها النهائية، وعدد المواد الذي سيتم توزيعه، وعدد الأفراد الذين يساعدون في عملية التوزيع.
التوزيع
يحتاج القائمون بتوزيع المواد إلى مضيفين إقليميين أو حتى محليين لتخزين المواد مؤقتًا حتى يتم تسليمها بعد ذلك إلى وجهتها النهائية، إلى التأكد من توقع وصول المواد، ومن سرعة نقلها إلى وجهتها النهائية. وهناك أمثلة لمواد كثيرة، ولاسيما تلك المواد التي لا تمثل أهمية حاسمة في النجاح الإداري للانتخابات، مهملة في ممر أو غرفة مخزن لأن الشخص الوحيد الذي ينتظر وصولها لم يُنبه بوصولها. وقد يكون من المفيد أيضًا تضمين تعليمات التوزيع، بما في ذلك أية محظورات، على مواد التغليف حتى تكون المهمة واضحة للمكلفين بتسليم المواد أو بتركها في المؤسسات المحلية. وقد لايكون مناسبًا مثلا، تعليق ملصقات توعية الناخبين الرسمية داخل مبنى مقر الحزب أو على المبنى من الخارج. وقد تحظر القوانين المحلية تعليق الملصقات في بعض المواقع التاريخية أو الثقافية. وينبغي أن يكون الموزعون على علم بهذه المتطلبات حتى يتجنبوا احتمال فرض الغرامات، أو المشاحنات مع مسؤولي المرور المحليين، أو حتى الشكاوى من المواطنين.
اعتبارات الوزن
دائمًا ما يتزايد.الطلب على التخزين وينبغي أن يفهم مسؤولو البرامج الوطنية التي تعتمد على كميات ضخمة من الورق، ولاسيما الحملات المتتابعة للملصقات والمطويات، مقدار وزن هذه المواد وصعوبة نقلها من مكان لآخر وتكلفة ذلك.
