سواء كان مَن يجري التقييم فريق خارجي أو عاملون في البرنامج، فإنه من الضروري صياغة وثيقة شاملة للشروط المرجعية (TOR).
إذ تتيح مثل هذه الوثيقة لأصحاب المصلحة (الذين يُحتمل أن يشارك عدد منهم في التقييم سواء كمستفيدين من التقرير أو أشخاص تجرى معهم مقابلات أو مصادر للمعلومات الرئيسية) إمكانية فهم والموافقة على المجالات قيد البحث، والطريقة التي سيتم بها التحقيق، والجدول الزمني، وكذلك التكاليف إذا ما كانت وثيقة الشروط المرجعية تشكل عقداً مع مقيِّمين خارجيين.
وعادة ما تتضمن وثيقة الشروط المرجعية المجالات التالية:
· المعلومات الأساسية. قسم قصير يستعرض أسباب إجراء التقييم والمعلومات الأساسية للبرنامج.
· الغرض الرئيسي من التقييم. بيان يوصف الغرض العام للتقييم حتى يتسنى أيضاً الحكم عليه وفقاً لمدى تحقيقه لأهداف من طلبوا إجراء الدراسة.
· المنهجية التي سيتم اعتمادها. يحدد هذا القسم، الذي يعد الأوسع نطاقاً، ما إذا كان التقييم سيكون بالدرجة الأولى نوعياً أم وصفياً، وما إذا كان التقييم سيكون كمياً أم معتمِداً على الدراسات الاستقصائية، وكذلك الطريقة التي يجب أن ينتهجها المقيِّمون في أداء عملهم. ويمكن أن يتضمن هذا القسم أيضاً قرارات بشأن الاجتماعات التي تُعقد بين أصحاب المصلحة، وما إذا كانت المقابلات ستتم وجهاً لوجه أو في مجموعات أو عبر الهاتف أو بشكل موجَّه أو غير موجَّه.
· الإطار الزمني. في العادة يجب إجراء أي تقييم في إطار زمني ضيق للغاية. ولتنبيه جميع المشاركين بهذا الأمر، يمكن إرفاق جدول زمني مفصل مع وثيقة الشروط المرجعية. أما إذا لم يتيسر ذلك، يتم تحديد تواريخ البدء وتسليم التقارير.
· معلومات إضافية. يختلف كل تقييم عن الآخر. ومن المرجح أن تكون هناك شروط أخرى يجب تحديدها. وقد تتضمن هذه الشروط القيود المفروضة على مَن سيتولى إجراء التقييم، وما إذا كان الفريق سيضم أو يستبعد أفراداً من العاملين في البرنامج، والمؤهلات الأخرى للمقيِّمين. وقد تكون هناك أيضاً تعليمات حول إمكانية وصول المقيِّمين إلى بعض أصحاب المصلحة وكذلك البيانات الحالية التي يجب أن تؤخذ في الاعتبار.
- الالتزامات التعاقدية. إذا كانت وثيقة الشروط المرجعية ستُستخدم كوثيقة عطاء أو كعقد بين مقيِّم خارجي وبرنامج التوعية، فإن الوثيقة ستتضمن معلومات عن التكاليف، والطريقة التي سيتم بها رفع التقرير، والتزامات المقيِّم بتقديم تقارير أولية، والسرية وعدم الإفصاح عن المعلومات، وما إلى ذلك.
وتشكل وثيقة الشروط المرجعية أداة رئيسية في إجراء أي تقييم، وغالباً ما توضع لها سلسلة من المسودات إلى أن يوافق عليها الأشخاص المطلوب موافقتهم عليها.
ويساعد وضع وثيقة شروط مرجعية على مناقشة هذه المسألة. فعندما يتقرر إجراء تقييم، قد يُفترض أن أصحاب المصلحة المناسبين هم إخصائيي التوعية ومنظماتهم وربما الجهة الممولة للبرنامج. ومع تطور المناقشة، قد يظهر أصحاب مصلحة آخرون يمكن عرض المسودة عليهم.
ويجب توخي العناية عند وضع وثيقة الشروط المرجعية، ذلك لأنها الوثيقة التي يرجع إليها المقيِّمون خلال عملية التقييم. إذ يتعرض العديد من التقييمات والمقيِّمين (انظر الشرعية والموثوقية ) للهجوم ولا بد لهم من الرجوع إلى وثيقة الشروط المرجعية للدفاع عن أنفسهم.
وكلما كانت الوثيقة واضحة، كان ذلك أفضل لجميع الأطراف المعنية.
