يتطلب التحضير لبرنامج من برامج التوعية معرفة بأي تقويم قد تحدد، سواء كان تقويم للانتخابات أو تقويم لتواريخ تذكارية خاصة. ولكن برنامج توعية الناخبين يتطلب أيضًا تقويمًا خاصا به.
الرؤية والتفصيل
يجب وضع هذا التقويم في مكان واضح بحيث يراه الجميع. وفي برامج التوعية التي يكون فيها الإداريين على درجة من الخبرة، قد يشير التقويم فقط إلى الأحداث الهامة. ولكن عندما يكون الإداريون قليلي الخبرة، يجب أن يتضمن التقويم كافة المواعيد النهائية للأعمال التحضيرية حيث تكون التفاصيل مهمة بقدر أهمية العرض. ويحتاج جميع من لهم مصلحة في البرنامج إلى القدرة على رؤيته وفهمه.
وبصرف النظر عن الثقة التي يمنحها ذلك من استمرار البرنامج حتى في غياب أحد الأعضاء الأساسيين، فإن التقويم يوفر حتميه مرئية لصالح إتمام البرنامج وفقًا للخطة الأصلية.
بناء التقويم
حتى يتم بناء ذلك التقويم، ينبغي على اختصاصيي التوعية البدء بتحديد مراحل البرنامج، ومن ثم تحديد المحطات على الطريق.
وعلى هذه الأسس، يقوم اختصاصيو التوعية بتحديد المواعيد النهائية الواقعية باستخدام العد الخلفي. وقد تتضمن تلك المواعيد النهائية أفضل وأسوأ السيناريوهات بحيث توضع مجموعة من التواريخ بين أقواس.
وتتوافر برمجيات الحاسوب لإدارة المشروعات للمساعدة على القيام بهذه العملية، ولكن يمكن القيام بها يدويًا بإعداد رسوم بيانية تستخدم ورق الصحف أو بالاستعانة بالتقويمات السنوية لوضع الخطط. وبطبيعة الحال، كلما زادت خبرة الموظفين، كلما تحسنت قدرتهم على التنبؤ بدقة بالمهلة الزمنية الضرورية للوصول إلى كل محطة من محطات الطريق.
وبادئ ذي بدء، ينبغي دمج الوقت الإضافي في البرنامج وإنشاء التقويم بالطريقة التي تمكن من إجراء تعديلات كلما تجمعت معلومات إضافية عن سير العمل في المشروع.
المواعيد النهائية المفروضة
في بعض الحالات، لا يمكن تخطيط أفضل المسارات بالرجوع إلى الخلف عند وضع برنامج لأول مرة: فهناك أيام كثيرة للغاية يمكن اعتبارها لحظات ديمقراطية. في هذه الحالة، تكون القضايا الأساسية هي تلك المتعلقة بالموردين الخارجيين والعدد المتاح من الأفراد في الأيام (ضرب عدد الأيام المتاحة في عدد الأشخاص المتاحون لتلك المهمة). ويمكن الحصول على السرعة بإنفاق المال: بزيادة حوافز الموردين، وباستقدام المزيد من الموظفين لعمل نفس المهمة.
ويمكن اتخاذ القرارات حول هذه المسائل مسبقًا إذا كان لدى فريق التوعية مسودة تقويم متاحة بالفعل.
