معلومات محددة ووظائف توعوية
سوف يقوم مسؤولو الانتخابات بتعيين موظفين لإدارة وإجراء برامج إعلام وتوعية الناخبين بالنيابة عن السلطة الانتخابية. ومن المُرجَّح أن يعتمد تنظيم هذه الوظائف على طبيعة السلطة الانتخابية، أي إذا ما كانت هيئة دائمة أم مؤقتة، ونطاق التفويض القانوني الممنوح للسلطة الانتخابية لإجراء توعية للناخبين و/أو المعايير الخاصة ببرنامج ما. كما سيتحدد الهيكل التنظيمي للعاملين أيضاً تبعاً لما إذا كان تطوير البرنامج يتم من أجل انتخابات محددة أو كجزء من برنامج مستمر لتوعية الناخبين و/أو التوعية المدنية وما إذا كان موجهاً نحو الناخبين المؤهلين فقط أم أن نطاقه يمتد ليشمل الأطفال أيضاً.
على أي حال، ستختص مجموعة من الموظفين بمهمة توعية الناخبين وإعلامهم. لكن سيكون هناك أيضاً موظفون مسؤولون عن العلاقات الإعلامية، وتدريب المسؤولين الانتخابيين وعمال الاقتراع، والقائمون على إدارة العلاقات الإنسانية. وأخيراً، سيكون هناك مفوضون ومسؤولون تنفيذيون من السلطة الانتخابية ممن سيقومون أيضاً بدور في مجال الاتصال الجماهيري.
سيكون تنسيق الاتصالات وتطوير برنامج توعوي إحدى المهام الهامة في مثل هذه السلطة الانتخابية. وينبغي أن يكون لاختصاصيي التوعية دور في ذلك وألا يُنظَر إليهم على أنهم مجرد موظفين. وكل ما يصدر عن السلطة الانتخابية سوف يكون له تأثير على مدركات، واتجاهات، ومعرفة الناخبين. وتُمكِّن الإدارة الحثيثة لهذا الأمر السلطة الانتخابية من الحد من تكرار نفس الجهود وإهدار الموارد.
بالتأكيد، لا تعد السلطة الانتخابية الوطنية سوى قطاع واحد فقط من الهرم الإداري للانتخابات. ووفقا لمدى تقدم هذا الهرم الإداري ومقدار ما يملكه من موارد، يمكن أن يكون هناك اختصاصيو توعية، ومسؤولو علاقات عامة، ومدربون في اللجان الانتخابية المنخفضة المستوى. وستكون إدارة التفاعل والتواصل فيما بين هؤلاء الموظفين مهمة أيضاً.
تأثير السلوك التنظيمي والسلوك العام
ولكن يجب التفكير في برنامج التوعية ضمن إطار أكبر. حيث إن لكل من المسؤولين المرتبطين بالسلطة الانتخابية دوراً يلعبه في توعية الجمهور. وهم يقومون بذلك في الوقع سواء بقصد أو بدون قصد. ويمكن أن يكون سلوكهم فيما يتعلق بالتعامل مع الجمهور خلال تسجيل الناخبين، ومعالجة الشكاوى، وإدارة مواقع الاقتراع سلوكا توعوياً أو قد يؤدي إلى تثبيط ما لدى الناخبين من حافز. وسيكون على السلطات الانتخابية ضمان اتسام سلوكهم في جميع الأوقات بالاحترافية وعدم التحيز، وأن يتوافق مع الرسالة العامة التي يتم إيصالها عن الانتخابات وعن السلطة الانتخابية ذاتها.
وبغض النظر عن هذا الشرط العام – والذي يمكن اعتباره المنهج الخفيّ للسلطة الانتخابية- هناك أيضاً وظيفة توعوية مهمة يمكن أن يشارك فيها جميع المسؤولين. ويحتاج هؤلاء لتلقي تدريب وإعلام كافيين لكي يقوموا بتأدية دورهم على النحو الأكمل. ولكي يتسم هذا بالفاعلية، يجب إعداد البرنامج التدريبي والإعلامي في الوقت المناسب.
وبالإضافة للمعلومات المقدمة في الوقت المناسب، سوف يضمن التعيين المبكر لعمال الاقتراع، على وجه الخصوص، ورؤساء المسؤولين أن يحدد بعض الأشخاص في المجتمع المحلي ليقترنوا بالعملية الانتخابية ويكون بذلك في مقدورهم تقديم خدماتهم كمورد للناخبين الذين يعيشون بالقرب منهم.
مسؤولو الانتخابات كاختصاصيي توعية
هناك دوماً طريقتان يمكن أن يعامل بهما المسؤولون العملاء. حيث يمكن أن يتصرف هؤلاء كما لو كان العميل يجب أن يعرف أو يكتشف بنفسه المعلومات التي يحتاج إليها للحصول على الخدمة. أو يمكنهم تزويد عملائهم، سواء شفهياً أو عبر المعلومات والتوجيهات الجيدة، بالمعرفة التي يحتاجون إليها.
من الممكن القيام بهذا الأمر عند أي مرحلة خلال العملية الانتخابية، حتى على مستوى التفاعل مع الناخبين في مركز الاقتراع. وقطعاً أنه في حالة ما إذا تم تدريب المسؤولين على القيام بوظيفتهم، وبالإضافة إلى ذلك تم أيضا تزويدهم وتعريفهم بحزم برامج توعية الناخبين أو بمجموعة من الأسئلة الشائعة، سيمكنهم مساعدة برنامج توعية الناخبين بشكل كبير.
