يجب إدارة كافة العقود بعناية. ويصح هذا بشكل خاص عندما تكون الجودة، والسعر، وحساسية الوقت عناصر هامة. ويحتاج اختصاصيو التوعية إلى التفكير بشأن كيفية قيامهم بالإدارة، ويجب أن يوفروا الوقت والاهتمام لهذه المهمة.
انفصال اختصاصيو التوعية عن الموردين
متى تم الانتهاء من صياغة العقد، قد يتم البدء في فصل مسائل إدارة المشروع عن مسائل إدارة برنامج التوعية. وقد يقوم المتعاقد ببعض أعمال إدارة المشروع (أو جميعها) أو قد تتولى مسؤولية التعاقد وحدة إدارية في المنظمة التي يعمل بها اختصاصي التوعية أو السلطة الانتخابية.
لذا، فقد تضعف العلاقة ببرنامج التوعية، وقد يحدث بسهولة أن يتوقف القائمين بالتعاقد على الأعمال عن تقييمها وإدارتها عن قرب.
عندما تكون قدرات التوعية محدودة، قد يكون من المحتمل أيضا أن يتولي المتعاقد مسؤوليات رئيسية في المشروع.
ونتيجة لذلك، أن كل المعلومات المتاحة عن المشروع، وكل معايير تقييمه وأداؤه يتحول مركزها من المتعاقد، الذي يدفع الفواتير، إلى المورد، الذي يقدم تلك الفواتير. وهو ما يعتبر رخصة لطبع المال.
القدرة على إدارة المشروع
يحتاج فريق عمل التوعية، أو السلطة الانتخابية، التي تتعاقد على شراء السلع والخدمات، سواء على نطاق واسع أو على نطاق أضيق، إلى التأكد من أن لديها القدرة على إدارة هذه العقود في جميع تفاصيلها. ويجب التفكير في مهارات إدارة المشروع، والاجتماعات المنتظمة، واستعراض الأهداف والتكاليف، واعتبارات فروق التكاليف، ونوعية التوريد، وتفاصيل المشروع بالاشتراك مع المتعاقد والمورد.
وتعد المسألة مسآلة ثقة إلى حد ما، وقد يُثار جدل حول قدرة الموردين الموثوق بهم ممن يعملون وفقًا لمجموعة من الاتفاقات على إدارة أنفسهم بأنفسهم. ولكنها أيضًا مسألة معرفة وسلطة.
إن الموردين الذين يُتركون للعمل بأسلوبهم الخاص في إجراء المشروع، دون رقابة، يمكن أن يصبحوا هم الخبراء. ويؤدي هذا إلى مشكلتين. المشكلة الأولى هي مشكلة التعاقدات المستقبلية - فالخبير يكون في وضع متميز فيما يتعلق بالمشروعات المستقبلية ويمكنه تحديد السعر إذا لم يكن هناك بديلا لإنجاز المهمة. والمشكلة الثانية هي مشكلة قدرة الموظفين – حيث إن المورد الخبير لن يوازيه أبدًا متعاقد واسع الدراية، مما يجعلهم دائمًا قادرين على تأكيد سلطتهم.
خدمة قصيرة المدى
ويمكن حل مشكلة موارد إدارة البرنامج، على المدى القصير، عن طريق شراء هذه الخدمات على حده وبشكل منفصل عن السلع والخدمات العامة. وغالبًا ما تقوم بذلك السلطات الانتخابية والمنظمات الجديدة. ومع ذلك، يحتاج هؤلاء ممن يعتزمون شراء سلع وخدمات بانتظام إلى بناء قدراتهم داخليًا.
ويمكن بناء القدرات الداخلية من خلال التعاقد، لذلك يجب على فريق إدارة المشروع أن يضع خبرته جانبا لتقديم التدريب والمساعدة في وضع نظم عمل محلية.
