لا يجب بالضرورة على اختصاصيي التوعية إرضاء كل الأشخاص أثناء إجراء برامج توعية الناخبين أو التوعية المدنية. ولكن عملا على إنجاح البرنامج، وضمان فعالية التكلفة والأثر المضاعف، يجب الحفاظ على مشاركة الجميع.
ويتم ذلك من خلال تأسيس قنوات اتصال بين أصحاب المصلحة والبرنامج والحفاظ عليها.
رفع التقارير
وقد تتضمن التقارير المنتظمة التي ترفع لجهة التمويل النشرة الإخبارية، وسلسلة من الموجزات والمشاورات، والاجتماعات الثنائية بين قادة الفرق والأشخاص المعنيين من مجتمع أصحاب المصلحة.
المجموعات الاستشارية أو الإرشادية
في بعض الحالات، قد يمكن تأسيس مجموعة استشارية أو أكثر بين أصحاب المصلحة ممن يجتمعون بانتظام. وفي حين أنه يصعب الإبقاء على الاهتمام بهذه المجموعات إذا كانت لا تتمتع بسلطة اتخاذ القرار، أو إذا كان لها نطاق تركيز واسع، إلا أنه من الممكن تكوين عدة مجموعات محددة التركيز بحيث تكون مُمثلة لأصحاب المصالح.
وعلى سبيل المثال، يمكن لمجموعة أن تقوم بأعمال المراجعة وتقديم المشورة حول حملة إعلانية، ولمجموعة أخرى أن تتولى محتوى الرسائل، ولمجموعة ثالثة أن تتولى مدونة قواعد السلوك ومتابعة فعالية البرنامج.
وتعد هذه المجموعات أكثر من مجموعات تركيز، لأنها توطد العلاقة مع أصحاب المصلحة مع مرور الوقت. وتتطلب المجموعات اهتماما؛ حيث إن إنشاءها وعدم خدمتها يعد أسوأ من عدم إنشاءها في المقام الأول.
إذا تم تأسيس هذه المجموعات، يجب أن تظل مفتوحة أمام الأعضاء الجدد، الذين ينبغي عليهم استيفاء بعض المعايير. ويجب تحديد الأعضاء ممن يمثلون أصحاب المصلحة وطلب حضورهم الاجتماعات بدرجة معينة من الانتظام، وإلا يتحول كل اجتماع إلى حدث توعية بدلا من مناقشة مستمرة.
أهمية المجهود
كل هذه الاستراتيجيات مهمة، لأن أي برنامج توعية، ولاسيما برنامج يتم إجراؤه على مدى عدة شهور، لا يمكن أن يعتبر النوايا الحسنة وفهم البرنامج الذي قد يحدث في المناقشات الأولية أمر مسلم به. تتغير آراء أصحاب المصلحة نظرًا لخبرتهم بالبرنامج، ولتغييرات البيئة الخارجية، وفي بعض الأحيان، لتغير مجموعة أصحاب المصلحة نفسها. لذلك يجب الاهتمام دومًا بشرعية البرنامج.
عندما يستمر أصحاب المصلحة في العمل في البرنامج، يمكن أن يصل البرنامج إلى مناطق لم يكن ليصل إليها دون وجودهم. ويتم حماية البرنامج من التداعيات السياسية عند بدء التنفيذ (وهي إحدى جوانب البرنامج التي يمكن بغير ذلك اعتبارها جوانب حساسة للغاية أو غير حساسة بالدرجة الكافية)، وهناك نظام للإنذار المبكر جاهز ويعمل باستمرار ليضمن أن قادة البرنامج لا يحصلون على جميع معلوماتهم من موظفيهم (انظر التنسيق والرقابة)
