يتطلب الإعداد لعملية التنفيذ أخذ مجموعة من القضايا في الاعتبار. في حين أنه يمكن تناول بعض من هذه القضايا أثناء عملية تقييم البرنامج وفي مراحله التمهيدية، إلا أنه يجب مع الأسف، تأجيل بعضها الآخر حتى يتم الانتهاء من إضافة مزيد من التطوير على خطة التوعية.
ولهذا السبب، يُطلب إعداد تقويم توعية الناخبين بحيث يحتوي على تفصيلات أكثر مما يحتوي عليه تقويم الانتخابات. ويجب دراسة خطط تمويل البرنامج (انظر الموازنة والتمويل لبرامج توعية الناخبين). فإذا لم يتم الحصول على منحة قبل التخطيط للبرنامج، سيحتاج اختصاصيو التوعية إلى البحث عن مصادر تمويل بعد وضع الخطة وقبل تنفيذها، وهو أمر قد يتطلب الكثير من الوقت.
ويجب وضع تصميم البرنامج نفسه بكافة تفاصيله الكلية والجزئية. وبعد تحديد مختلف العناصر التي سيتم استخدامها تحديدًا سريعًا، يحتاج واضعي المناهج ومنتجي المواد إلى التركيز على خطط جزئية محددة أو خطط الدرس.
بعد وضع هذه الخطط، يجب التكليف بإنتاج المواد أما المواد الموجودة بالفعل فيجب إحضارها، أو تخزينها، أو توزيعها (انظر المشتريات). ويجب تعيين الموظفين وتدريبهم (انظر تعيين موظفي التوعية المدنية وتوعية الناخبين).
كما يجب أن تحتوي أي خطة على قدر من المرونة يكون مدمجًا فيها ولا ينفصل عنها للتعامل مع أية تطورات غير متوقعة.
الاستفادة مما هو موجود بالفعل
يشير هذا الحديث إلى تدرج خطي، ولكن حتى مع قلة ما هو موجود بالفعل قبل البدء في البرنامج، يعتمد الإعداد على الظروف المحلية. قد يكون هناك بالفعل موظفين أو مواد يمكن بدء وتطوير البرنامج من خلالها.
وقد يكون هناك خطة قائمة تم استخدامها لتمويل البرنامج قبل تعيين أول أعضاء لفريق التوعية، أو قد يكون قد تم بالفعل التكليف لإحضار سلع وخدمات محددة.
بعد تحديد الاستراتيجية، قد يتضح أنه لا يوجد مواد كافية لنجاحها، أو أنها تتعدى قدرات الموظفين الموجودين. وقد يتم إجراء التغييرات على مستوى التفاصيل الجزئية، وفي أغلب الأحيان، على المستوى الكلي.
خطوط الزمن
ونظرًا لأن المرحلة التحضيرية تتسم بهذا الجانب التكراري، يجب الاهتمام بوضع خط زمني أو تقويم يسمح بوقت كافٍ – ولاسيما لإنتاج المواد وتوزيعها. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي إعداد هذا التقويم بحيث يسمح بإدخال بيانات تطور سير العمل في البرنامج أثناء عملية التنفيذ. ولا يعد هذا بالأمر الضروري فقط إذا أريد له أن يكون استجابة للملاحظات التي ترد من موقع العمل، بل إأنه يضمن ضغط التسليم في أقصر وقت ممكن. وقد لا يكون ضروريًا تعيين موظفين لتدريب موظفي إعلام الناخبين في مراكز الاقتراع إلا قبل بدء ورش عمل التدريب مباشرة. أو، قد يمكن توجيه المدربين وفقًا لأوضاع ذلك البرنامج ثم إشراكهم في تدريبات أخرى أكثر إلحاحًا. يجب تعيين الموظفين على هذا الأساس من البداية ولاسيما فيما يتعلق بمبرمجي الانتخابات. كما أن المواد المطلوبة لهذا الحدث نفسه قد لا تُطلب إلا قبل الحدث مباشرة.
الالتزام
إن المرحلة التحضيرية بأكملها هي تلك التي يتم فيها تنظيم الموارد والوقت بأفضل الطرق الممكنة. وسيجد اختصاصيو التوعية ممن قاموا بإجراء برنامج مماثل من قبل أن لديهم كتابًا يستطيعون العمل من خلاله. أما القائمين بإجراء البرنامج لأول مرة فينبغي عليهم العمل كفريق عمل لاختبار خطتهم، وأن يتوقعوا أنه حتى مع وجود أفضل الخطط الممكنة، أنهم سيحتاجوا للعمل ساعات أطول وتحت ضغوط أكبر مما كانوا يتوقعون في الأصل.
