إن إجراءات تسجيل العاملين، سواء كانوا يعملون بنظام الدوام الكامل أو المؤقت أو بصفة تطوعية، عندما تكون جيدة التنظيم يصبح من الأسهل حفظ بيانات الأفراد. ولكن في خضم الإعداد للانتخابات، وخاصة في الأسابيع القليلة الأخيرة قبل أي انتخابات هامة، قد تنضم أعداد كبيرة من المتطوعين إلى البرامج بسرعة ولفترات زمنية قصيرة. ونتيجة لذلك، يمكن أن تُفقد أسماؤهم ومعلومات الاتصال الخاصة بهم.
ويشكل ذلك أحد أهم الميزات المتاحة لأي برنامج توعية، وربما أكثرها استهلاكاً للوقت والمال. ويستخدم هذا القسم مصطلحي "الموظفين" و"المتطوعين" لتذكير أخصائيي التوعية بأن برامجهم ستضم أناساً من مختلف الخلفيات. وقد تعيِّنهم الهيئة الانتخابية بشكل مباشر، أو قد ترسلهم منظمة أخرى إلى تلك الهيئة ليشاركوا في البرنامج. وقد يكون هؤلاء الأفراد عاملين مؤقتين أو متطوعين يتقاضون أجورهم على أساس يومي أو لا يتقاضون أجوراً على الإطلاق. كما أنهم قد يكونون موظفين دائمين لدى منظمة أخرى ويشاركون في البرنامج على حساب تلك المنظمة (ويُعرفون باسم الموظفين المُعارين). أو أنهم أفراد قامت تلك المنظمة بتعيينهم وفق قائمة مشابهة من الخيارات.
وأياً كانت مواقعهم، فإن أغلب الظن أن هؤلاء الأشخاص قد تلقوا تدريباً أو اكتسبوا خبرة إما في تطوير المواد العلمية أو في تنفيذ جوانب من البرنامج. أو أنهم عملوا في مكتب من المكاتب التي تولت أعمال الإعداد أو تحليل بيانات الدراسات الاستقصائية والتقييمات. وأياً كان الأمر، فإن هؤلاء الأشخاص يتمتعون بالحكمة والخبرة التنظيمية التي غالباً ما ترتبط بالأنظمة، لكنهم قد يتفرقون بمجرد انتهاء الانتخابات، وهو أمر شائع في برامج التوعية أكثر منه في الأحزاب السياسية، وذلك لعدم وجود توقعات موثوقة بأن نفس الأشخاص سيكونون متاحين في المرة المقبلة ما لم تُحفظ سجلاتهم بطريقة جيدة بحيث يتسنى الوصول إليهم وقت الحاجة. وحتى في هذه الحالة، فإنهم قد لا يكونون متاحين لفترات طويلة، ربما فقط لفترة تسمح لهم بنقل خبرتهم للآخرين.
ومن الواضح أنه كلما زاد عدد مرات مشاركة الأشخاص في برامج التوعية وكلما زاد عدد المشاركين، زادت إمكانية الوصول إلى الأشخاص للمشاركة في برامج مستقبلية. ومع ذلك، فمن المرجح أن تكون الدول الفقيرة قد جاهدت لإيجاد الأشخاص وتدريبهم على جميع المستويات. وتزداد ندرة الأفراد المدربين في حالة عدم حفظ سجلات للأشخاص الذين حصلوا على التدريب والخبرة.
وهناك طريقتان لضمان حفظ السجلات بشكل كاف، وينبغي استخدام كلتا الطريقتين – وهما بطاقات الفهرسة والشهادات.
بطاقات الفهرسة
في المقام الأول، يجب على أخصائيي التوعية وضع استمارة تسجيل أو بطاقة فهرسة والإصرار على استخدامهما في تسجيل وتخزين المعلومات الشخصية لجميع العاملين سواء كانوا معيَنين أو متطوعين. وينبغي إعداد هذا السجل عندما يبدأ الشخص في العمل، حتى إذا لم تكن المدة التي سيقضيها في هذا العمل معروفة بالتحديد. وقبل أن يترك الشخص العمل، ينبغي تحديث هذا السجل ليشمل أحدث معلومات الاتصال المتوفرة عن الشخص.
وكلما زاد الاستثمار في الشخص، زادت أهمية الاحتفاظ بمعلومات الاتصال به، وزادت بالتالي العناية التي ينبغي إيلاؤها لهذا الأمر. وهذا لا يمنع أن المتطوع الذي قدم ثلاث حلقات دراسية رفيعة المستوى في إحدى الانتخابات قد يصبح مورداً قيِّماً ورئيسياً في الانتخابات التالية لها.
وسواء وُضعت المعلومات الشخصية على بطاقة فهرسة أو في قاعدة بيانات حاسوبية، فإنه ينبغي إدراج المعلومات التالية:
- الاسم الكامل
- جميع معلومات الاتصال اللازمة (انظر المحاورون والوسطاء)
- معلومات عن العمل الذي قام به هذا الشخص
- ملاحظات المشرف على أدائه
- فرص التدريب
- أي شهادات حصل عليها (انظر أدناه)
وبما أن الانتخابات قد لا تُعقد إلا مرة كل خمس سنوات، على سبيل المثال، فإن معلومات الاتصال الموجودة على بطاقات الفهرسة، سواء كانت مخزنة على أجهزة حاسوب أو في ملفات مرتبة أبجدياً، من المحتمل أن تصبح قديمة ومن ثم غير صحيحة. فالناس يتنقلون؛ مع أن مقدار المعلومات التي سُجلت في الملف عن خلفية الشخص التنظيمية أو المهنية قد يجعل من الأسهل البحث عن عنوانه الجديد.
الشهادات
قد يحصل الأفراد العاملون على شهادة أداء عند انتهاء فترة عملهم. لذلك يقع على الفرد مسؤولية حفظ هذه المعلومات. ولأنه قد يستعان بالكثير من الأشخاص العاطلين عن العمل في تنفيذ البرنامج، ولأن هذا العمل المتقطع قد لا يزال مرغوباً لديهم، فهناك فائدة ترجى من الاحتفاظ بالشهادات الشخصية من هذا النوع.
وعلى نفس المنوال، يمكن منح شهادات لجميع أنواع الدورات التدريبية. ويعد هذا الشكل من أشكال التسجيل قيمة إضافية. إذ إن الكثير من الذين يعملون في مجال التربية المدنية وتوعية الناخبين لا يتقاضون أجوراً كافية، أو لا يتقاضون أجوراً على الإطلاق. وتمثل الشهادة تقديراً للأعمال التي قاموا بها. ولكن ينبغي عدم الخلط بين هذه الشهادة والدبلومة التي تُمنح على أساس الكفاءة أو أي شهادة أخرى لها قيمة أكاديمية، على الرغم من أن قدرة أخصائيي التوعية على منح مثل هذه الشهادات لبعض دوراتهم التدريبية على الأقل هي ميزة بلا شك. ولكن الأحرى هو اعتبارها رمزاً للتقدير العام ينبغي عدم إغفاله.
وبالتالي فمع التزام المؤسسات والأفراد بتذكُّر الأعمال التي قام بها أي فرد في الحملة السابقة وتسجيلها بدقة، يصبح من الأسهل الوصول إلى الناس للعمل في الحملة التالية.
