يصعب رؤية كيفية إمكان تعيين فريق عمل الموظفين دون تعريف الوظائف التي يجب القيام بها ودراستها من حيث علاقتها ببعضها البعض وبأهداف البرنامج.
ومع ذلك، فهناك أمثلة لمنظمات نشأت أو نمت بسرعة من خلال تنفيذ العمليات كلية بمجموعة من المسميات الوظيفية أو الدرجات. وقد تؤدي هذه المسميات أو قد لا تؤدي إلى فريق عمل قادر على تحديد أدوار ووظائف مترابطة. عادة ما تؤدي هذه الدرجات الوظيفية إلى إضاعة الكثير من الوقت خلال المراحل الأولى وطوال البرنامج في التفاوض حول الأدوار. ونظرًا لأن المسميات لا تفسر على وجه التحديد المطلوب من وظيفة معينة، يحدد الأشخاص من الذي يقوم بعمل معين على أساس العمل الذي يستطيع القيام به. وغالبا ما يتم تغيير البرنامج ليناسب المواهب الشخصية للموظفين المعينين وتطلعاتهم بدلا من تلبية أهداف البرنامج المحددة.
فيما يلي ملخص بالعناصر المكونة لعينة من التعريف الوظيفي.
المساءلة
ينبغي تحديد الدرجة الوظيفية للمشرفين، وإذا كان هناك خط مزدوج لرفع التقارير أو مصفوفة، أو كانت هناك مجموعة من اللجان التي يجب على الشخص رفع تقاريره إليها، يجب أيضًا إدراج ذلك في قائمة. وعلى الرغم من وجود توصيف وظيفي مفصل، فإن سلسلة المساءلة هي المؤشر الرئيسي لأداء الوظائف، والتوقعات التنظيمية، والعمل اليومي الفعلي.
الهدف الرئيسي
وقد يحدد بيان قصير الهدف العام الذي يجب أن يحققه شاغل الوظيفة. ولكن ينبغي أن يكون الهدف الرئيسي هو الخاصية المُحدِدة للوظيفة. ويمكن اعتبار التفصيلات التالية توجيهًا لكيفية إنجاز مهام الوظيفة.
مجالات النتائج
من أجل تحقيق الأهداف الرئيسية، يجب على الشخص تحقيق بعض النتائج في مجالات مثل إدارة الموظفين الآخرين، والرقابة المالية، وبناء فرق العمل، والحصول على المواد، وتنظيم الدورات التدريبية، والاتصال بالجمهور. وتعد هذه المعايير قوام التوصيف، ولكن مرة أخرى، ينبغي أن تركز على مجالات النتائج بدلا من التركيز على كافة الأنشطة التي يجب على الشخص القيام بها. وقد يتطلب إطار النتائج وضع قائمة بالأهداف المحددة التي يجب تحقيقها وفقًا لكل نتيجة.
وينبغي أن يحدد التوصيف الوظيفي العمل الذي يجب القيام به، مع السماح للشخص بحرية التصرف المطلقة في كيفية تحقيق النتائج. ويُمكِّن مثل هذا الاتجاه حتى من يشغلون وظائف بسيطة نسبيًا من أن يكون لهم بعض الهيمنة الشخصية على وظائفهم والقدرة على تطوير أنفسهم والأخذ بزمام المبادرة.
مستوى السلطة وحرية التصرف
وأخيرًا، ينبغي أن يحدد المستند مستوى السلطة الملائم للوظيفة، وهو ما يجب أن يتضمن قائمة بالمرؤوسين الذين سيرفعون تقاريرهم إلى الشخص المعني. أما المسؤوليات الأخرى فينبغي بيانها تفصيليًا، مثل حرية التصرف في تقدير الميزانيات، والقدرة على إبرام العقود، والتحدث نيابة عن المنظمة، واتخاذ القرارات التي لا تتضمنها الضوابط المحددة في خطة العمل، وغيرها من الأمور.
تحديد مواصفات المتقدم للوظيفة
بعد وضع توصيف وظيفي يُمكِّن من القيام بإجراءات التوظيف، وخطابات التعيين، والتقييم أثناء العمل، ينبغي على المسئوولين عن التوظيف تحديد المواصفات التي تساعدهم على البحث عن الشخص المناسب لشغل الوظيفة. ويوضع في الحسبان أن يتضمن هذا الملف ليس فقط الكفاءات الضرورية المطلوبة وفقًا للتوصيف الوظيفي، وإنما أيضًا الصفات التي تُمكِّن الشخص من التواؤم مع فريق العمل الذي يجري تشكيله.
يجب تحديد المواصفات الوظيفية داخليًا مع إيلاء الاعتبار الواجب ليس فقط لقوانين العمل والتوظيف السارية في البلاد ولكن أيضًا لحقوق الإنسان والتوجه الديمقراطي. تتطلب بعض الوظائف أشخاص يتمتعون بشخصية متفتحة أو يتحدثون بعض اللغات، أو لهم قدرة سياسية وثقافية على الوصول إلى بعض جماعات أصحاب المصلحة أو شركاء البرنامج المحتملين. وقد يكون لمن يختارون فرق العمل بعض الآراء حول ما إذا كانت فرق العمل تصبح أكثر فاعلية إذا كانت متنوعة الخلفيات والأعمار، أو أنها يجب أن تكون أكثر تجانسًا.
وقد يكون لديهم أيضًا رأي حول ما إذا كان ينبغي إدماج المرأة أو أعضاء جماعات الأقلية في فريق الموظفين لأسباب غير تلك الأسباب المذكورة أعلاه من أجل ضمان حصولهم على فرص متكافئة للتنمية في مجتمعات قد تنطوي، بصورة أخرى، على ممارسات التمييز ضدهم. ومتى تم تحديد المواصفات الوظيفية لطبيعة الشخص الذي يجب البحث عنه لشغل الوظيفة، يمكن أن تبدأ عملية التوظيف.
