وفقاً للظروف التي يتم إجراء الانتخابات في ظلها، قد يتم إضفاء الصفة الرسمية على الجهد غير المنحاز لأي من الأطراف فيما يتعلق بتوعية الناخبين، إذ تقوم به السلطة الانتخابية، أو قد تقوم به منظمات الجتمع المدني بصورة مستقلة، أو قد يكون مزيجاً من الاثنين. ولضمان تناغم الرسالة، ودقة الحقائق، ومدى وصول المعلومات، سيكون من المهم لجميع الوحدات المنخرطة في توعية الناخبين تنمية العلاقات البنَّاءة والمحافظة عليها. السلطة الانتخابية قد تكون السلطة الانتخابية منظمة وفقاً لعدة طرق. إذ قد تكون لجنة دائمة ذات طاقم من العاملين المحترفين وأعضاء يعملون بها بدوام كامل. كما قد تكون لجنة مؤقتة يتم تشكيلها قرب إجراء الانتخابات وتتألف من طاقم محدود وأعضاء يعملون بها بدوام جزئي. أو قد تكون وحدة إدارية ضمن إطار إحدى الوكالات الحكومية، ربما بطاقم مُعَار.
وعلى أي حال، سيكون لدى السلطة المسؤولة عن إدارة الانتخابات اهتمام أكيد بضمان توزيع المعلومات الدقيقة على الناخبين في الوقت المناسب وعلى أوسع نطاق ممكن. قد تكون السلطة الانتخابية في وضع يؤهلها لإجراء برنامجها الخاص بها لتوعية الناخبين اعتماداً على الموارد المتاحة لديها. أو قد تكون معتمدة على المساعدات الدولية و/أو جماعات المجتمع المدني بصورة جزئية أو كلية للقيام بهذه المهمة. كما يمكن أيضاً تقسيم العمل، بحيث تتكفل السلطة الانتخابية على سبيل المثال بمسؤولية التوعية العامة للناخبين، في حين تقوم المنظمات الدولية وجماعات المجتمع المدني باستهداف مجموعات خاصة مثل الأقليات العرقية أو الناخبات من النساء. وفي هذه الحالة، غالباً ما سيكون التفاعل المنتظم في شكل تشارك المعلومات والتنسيق أمراً رئيسياً.
ومهما كانت الترتيبات، فغالباً ما سيكون لدى السلطة الانتخابية اهتمام خاص بالبرنامج الرسمي لتوعية الناخبين وسيكون لها مطلق السيطرة عليه. إذ يعد في نهاية المطاف واحد من أكبر التجليات العامة للسلطة الانتخابية. وستحتاج السلطات الانتخابية إلى ضمان دقة المعلومات وحياديتها. كما ستؤثر أيضاً جودة برنامج توعية الناخبين، من حيث مادته وطريقة إدارته، على إدراك الجمهور لمدى فاعلية السلطة الانتخابية واحترافها. وبالإضافة إلى المكتب الوطني، قد يكون لدى السلطة الانتخابية لجان إقليمية أو محلية مُكلَّفة كجزء من مسؤولياتها الأوسع، بنشر المعلومات العامة بما في ذلك توعية الناخبين. ومن الضروري ضمان وجود علاقة وثيقة بين من تقع على عاتقهم مسؤولية إدارة الانتخابات والمسؤولين عن توعية الناخبين على كل المستويات. الحاجة إلى معلومات جيدة تعتمد برامج توعية الناخبين على المعلومات الجيدة. ويمكن التفكير في هذه المعلومات فيما يتعلق بالعملية الانتخابية أو ما يتعلق بجمهور الناخبين.
أولاً، يحتاج من يتحملون مسؤولية توعية الناخبين إلى معلومات واضحة وصحيحة عن العملية الانتخابية يتم تزويدهم بها في الوقت المناسب. وفي حالة ما إذا كان الإطار القانوني أو التنظيمي في حالة من التغير المستمر أثناء تطوير أحد البرامج، سيحتاج اختصاصيو التوعية إلى الإبقاء على خطوط اتصال مفتوحة مع المسؤولين عن تبني التشريع أو إعداد الصيغة الأولية للضوابط حتى يكون من الممكن الحصول على المعلومات بأقصى سرعة ممكنة. لضمان نجاعة برنامج توعية الناخبين، يجب الحصول أيضاً على معلومات عن جمهور الناخبين من الناخبين أنفسهم. ما هي خصائص جمهور الناخبين؟ هل هناك شرائح ضمن جمهور الناخبين، مثل الناخبين الشباب أو الناخبين الريفيين على سبيل المثال، تبدو غير مبالية أو تعاني من الافتقار إلى المعلومات؟ ما الذي يجده الناخبون مُربكاً أو مثيراً للقلق فيما يتعلق بعملية التصويت أو تسجيل الناخبين؟ هل هناك معلومات هامة يجهلون بها؟ هل طرأت تغيرات لا يعلمون بها على الإجراءات الانتخابية؟ هذا هو نوع المعلومات التي ينبغي توصيلها لضمان تلبية برنامج توعية الناخبين بالفعل لحاجات جمهور الناخبين. ويمكن اختبار المفاهيم، والرسائل، والمنتجات الإعلامية عند مراحل مختلفة من برنامج توعية الناخبين بواسطة فرق التركيز أو أشكال أخرى من أبحاث السوق لتحديد مدى وضوح وملائمة المعلومات. كما أنه من الممكن أيضاً التماس المدخلات ومردود الآراء بصورة غير رسمية من الناخبين. قد يبدو من البديهي الإشارة إلى أن الاتصال مع الناخبين عبر برنامج توعية الناخبين عادة ما يؤدي إلى معلومات جيدة عن كيفية إدراك الناخبين للعملية الانتخابية وأية مشكلات تكتنفها.
لكن، في خضمّ الاستعداد للانتخابات، قد يميل المديرون إلى إهمال هذا المصدر للمعلومات. كما يميل من يشاركون عن قرب في تفاصيل الانتخابات بشكل يومي إلى أن يكونوا غير مدركين لماهية ومقدار ما لدى الناخبين العاديين بالفعل من معلومات. ولهذا، سوف يشتمل برنامج جيد لتوعية الناخبين على آلية للحصول على المعلومات من الناخبين ومعالجتها وإتاحتها للسلطات الانتخابية من أجل العلاج والتصحيح. الدوائر الحكومية باستثناء السلطات الانتخابية، قد تكون هناك حاجة لاستشارة الهيئات التشريعية الأخرى أثناء القيام بتنقيح برنامج توعية الناخبين. وفي بعض الدول، قد تكون دوائر الإعلام أو التعليم مسؤولة عن البرامج المستمرة للتوعية المدنية. ونظراً لأن التوعية المدنية تشتمل على مُكوِّن خاص ببناء الدولة، فقد تشترك أيضاً المكاتب الرئاسية، والهيئات الإذاعية أو هيئات الاتصالات اللاسلكية، والدوائر التي تتعامل مع التنمية والتخطيط الدستوري، أو الترتيبات المؤسسية الأخرى. وفي إطار كل من هذه الوحدات، قد يكون هناك اختصاصيون ممن لديهم آراء حول مبادرات توعية الناخبين، والكيفية التي يجب إجرائها بها، ومدى تكميلها لبرامجهم للتوعية المدنية أو منافستها لها.
قد تكون دوائر التعليم معنية بالأطفال في المقام الأول، ولكنها غالباً ما تنخرط أيضاً في تدريب وتوعية البالغين. وقد تكون مسؤولة عن أطر الإجازة والتأهيل لمن يعملون في التوعية. أو ربما تكون قد قامت بتطوير مثل هذا المجلس أو هذه الشبكة الوطنية للتدريب والتأهيل، وبذلك تكون أحد أصحاب المصلحة فيها. وهذه الدوائر حلفاء مهمون، وليس فقط منافسين محتملين، خاصة إذا ما كانت ميزانياتها مضغوطة. الهيئات التشريعية المستقلة قد تتحمَّل الهيئات التشريعية المستقلة الأخرى مسؤولية الإشراف على جوانب معينة من دستور إحدى الدول. فعلى سبيل المثال، تلعب كل من لجان حقوق الإنسان، والمحاكم الدستورية، واللجان المسؤولة عن المساواة بين الجنسين وعدم التمييز العنصري، والمجالس التي تتعامل مع الجماعات الخاصة أدواراً متزايدة في مجال التوعية والتأييد. ووفقاً لذلك، فإن لديها دوراً تلعبه خلال الانتخابات وينبغي عليها المشاركة في التفاوض حول برنامج توعية الناخبين وتنسيقه.
