يصبح الباحثون وأمناء المكتبات حراسا على المواد التي يتم إنتاجها لاختصاصيي التوعية والمواطنين. ويحتاج اختصاصيو التوعية والمواطنون هؤلاء إلى معلومات حول مصدر المادة المطبوعة.
ولكن غالبا ما لا يتوفر ذلك، لأن المواد المستخدمة لأغراض التوعية في هذا الكيان تكون غالبا مواد سريعة الزوال أو يصعب الرجوع إليها لأنها ضمن ما يطلق عليه "الأدب الرمادي". بالإضافة إلى ذلك، ليس هناك الكثير من الاهتمام بمدى استمرار صلاحية هذه المواد، بحيث تعد باقة المطبوعات بحيث يحتوي الدليل الكامل على كافة المعلومات المطلوبة إلا أن أجزاءه المكونة لا يحتوي كل منها على كافة تلك المعلومات.
ينبغي توفير المعلومات الأساسية التالية على كافة المواد المطبوعة:
- اسم وعنوان المنتج أو الناشر: في حين قد يتم تسليم بعض المواد (وخصوصا الكتب الرسمية) إلى الناشرين المسجلين، إلا أن الاتجاه السائد لدى سلطات الانتخاب ومنظمات توعية الناخب هي النشر الذاتي باستخدام تقنيات الطباعة والتجليد البسيطة مع بعض الطبعات المتخصصة المحدودة. إن عددا من هؤلاء الناشرين يمثل منظمات أسست نفسها لأغراض متخصصة ومحدودة، ولذلك تكون المعلومات الجيدة حولها مهمة، ويشمل ذلك العنوان، وحين تمثل هذه المنظمات تحالفات أو ائتلافات، ينبغي ضم الأعضاء أيضا.
ينبغي القيام بذلك لسببين. فأولا، ينبغي أن يكون المستخدم قادرا على تقييم المادة طبقا لعدة مقاييس (خاصة إذا كانت المادة قد أنتجت خلال انتخابات كان فيها التحيز أمرا واضحا)، وأحدى تلك المقاييس مصداقية المنظمة الناشرة. وثانيا، حاجة أولئك الذين يقومون بجمع أو تقييم أنشطة المواد التي تضمن استمرار استخدام الخبرة التي تحتوي عليها المادة أو من خلال استخدامها، إلى المعلومات لتصنيف والحصول على المزيد من النسخ أو المعلومات الإضافية.
- اسم المؤلفين والمشاركين في المشروع: مرة أخرى إن هذه المعلومات ضرورية لأسباب تعريف المصدر وإمكانية التصنيف. إلا أن هناك سببا ثالثا. فأولئك الذين شاركوا في التوعية بالديمقراطية غالبا ما قاموا بذلك بدون الإعلان عن هويتهم واكتسبوا خبرة نظرية وعملية لا يستهان بها. وحين لا يتم تقدير ذلك، بسبب التواضع الزائف أو مفاهيم المسؤولية الشاملة والمساواة الديمقراطية، فإن غالبا ما يتم تجاهل من قاموا بمعظم العمل الأولي لصالح من تخصصوا في جمع المواد وتحريرها. ولا يتلقى الممارسون أو منظماتهم التقدير اللازم. إن الكثير من المواد المستخدمة حول العالم حاليا قد باتت متاحة للاستخدام العام. إلا أن أصولها تظل غامضة، ولكن الاعتراف بفضل من قاموا بالإبداع والريادة في هذا المجال الذي يتحول بسرعة كبيرة ليصبح ضمن المجالات الاحترافية.
- تاريخ النشر: إن عددا مثيرا للدهشة من المواد المطبوعة لا يحمل تاريخا. ينبغي على الأقل ذكر سنة الإصدار. يوفر هذا مؤشرا عن السياق الذي تم إنتاج المادة فيه، كما يضمن مقدرة أي باحث أو خبير تقييم على تعقب تطور الأفكار والوسائل بمرور الوقت.
في فترات الانتخابات، قد تحتاج التواريخ إلى أن تكون أكثر تحديدا بسبب التغيرات في المعلومات. فقد تكون أحد إصدارات كتيب ما أكثر تحديثا وتسنيدا من غيرها، كما قد تكون التفاصيل في ملحقات الصحف سارية في يوم صدورها فقط. ولكن المواد المطبوعة تظل في المتناول لفترة، وخصوصا في مناطق الاستقبال في المكاتب ومن الغريب أنها تظل موجودة على الرفوف في الهيئات العامة وأكشاك التوزيع المجانية. إن المواد التي تحتوي على معلومات غير دقيقة لا يمكن التخلص منها ما لم يتم تأريخها.
لذلك، وبالإضافة إلى ذكر العام، يمكن أن تحتاج المواد قصيرة الأجل إلى ذكر شهر وحتى يوم الإصدار.
يمكن أيضا ذكر وقت الطباعة على المطبوعات المتخصصة مثل قوائم محطات التصويت، وتعديلات القوانين، والأسئلة الشائعة لاختصاصيي التوعية، وذلك للتأكد من أن أحدث النسخ هي المستخدمة دائما.
- الكلمات الدالة للفهرسة والتصنيف: بما أن مجال التوعية المدنية وتوعية الناخب مجال متخصص يستخدم المواد من شتى فروع المعرفة، ما يجعل عملية التصنيف صعبة على من يقومون بها. وفي حين أنه من غير الضروري توفير كلمات دالة، إلا إنه قد يكون مفيدا لمن قاموا بإصدار المادة أن يقترحوا بعض الكلمات أو أن يعدوا قائمة بالكلمات الدالة لاستخدامهم الذاتي إذا قاموا بإصدار عددا كبيرا من الأعمال المختلفة.
- معلومات حقوق النشر: للسماح باستخدام المواد الصادرة لأغراض التوعية، ينبغي توجيه المستخدمين إلى الطرق التي يمكن إعادة إنتاج المواد بها أو الحصول على نسخ إضافية. لمزيد من المعلومات حول ذلك، انظر "كيف تؤثر حقوق النشر على برامج توعية الناخب".
- باقة المعلومات: يتم إصدار معظم مواد التوعية في باقات أو كمجموعات كاملة. وأحيانا ما تأتي المادة مع مجموعة من الملخصات أو تأتي ملحقة بكتيبات وملصقات. وفي بعض الحالات، يمكن أن تكون المادة جزءا من سلسلة.
ولأن المواد تنفصل عن بعضها، فينبغي اتخاذ القرار بشأن كيفية التأكد من وجود سجل كامل بمجموعة المواد. قد لا يكون من الممكن وضع معلومات كاملة في كتيبات أو المصنوعات الصغيرة. ولكن ينبغي أن يكون عليها علامة مميزة أو شعار، كما ينبغي أن يكون للوثيقة الرئيسية (والتي عادة ما تكون دليلا أو غطاءً للباقة) تفاصيل كاملة وواضحة للمجموعة الكاملة للمواد. وإذا أمكن، ينبغي أن تذكر الوثيقة الرئيسية بالإضافة إلى العناوين بعض المعلومات التوصيفية خاصة فيما يتعلق والأعمال الفنية الأخرى.
- توضيح الغرض: يتم إنتاج مواد التوعية لغرض محدد. حين تخرج عن نطاق ذلك المضمون المحدد، فإنها تصبح غير فعالة. ولكن إذا كانت جذابة ومتوافرة، فقد يرغب اختصاصيو التوعية من مجالات أخرى استخدامها وتكييفها. بل أن بعض اختصاصيي التوعية ممن لم ينالوا التدريب الكافي والذين يفتقرون إلى الموارد الجيدة قد يرغبون في استخدامها فحسب.
إضافة إلى ذلك فإن الباحثين ممن يحاولون فهم كيفية إعداد واستخدام المواد بحيث تكون الدروس المستفادة منها أكثر توفرا، سيرغبون أيضا في المعلومات التي لا يتم تقديمها عادة.
ينبغي على الناشرين أن يُضمنوا في المقدمة، أو الاستهلال، أو البيان الافتتاحي، أو في نص بارز لمحة مختصرة حول السياق الذي أنتجت المواد ضمنه والغرض الذي أنتجت لأجله. وهذا أمر هام في التوعية الانتخابية على وجه الخصوص بسبب ما بين الانتخابات من اختلافات. لذلك ينبغي أن تكون مواد توعية الناخب الملائمة لانتخابات تأسيسية ولناخبين لم يسبق لهم أن أدلوا بأصواتهم مختلفة تماما عن تلك المعدة لمجتمع واسع الاطلاع ومتمرس وحيث تعتبر الانتخابات أمر ملزم.
