Una conferencia es el medio para transmitir más información de la que se puede hacer mediante un simple comunicado de prensa. También es una forma de presentar ocasionalmente a los más altos funcionarios electorales ante la opinión pública (a través de los medios) para explicar aspectos relevantes del proceso electoral.
Desde luego, a los medios les gustan las conferencias de prensa porque un boletín o comunicado de prensa solo les ofrece una "copia en blanco" -es decir, una historia sin imágenes ni sonido. En una conferencia de prensa, los medios tienen oportunidad de grabar imágenes y mensajes. Si se cuenta con un "mee02e" será mucho más fácil atender los requerimientos de los medios. De otra forma, los organizadores de la conferencia de prensa tendrán que lidiar con las necesidades de los equipos de radio y televisión, periodistas y fotógrafos.
En el formato habitual de una conferencia de prensa, un representante de la autoridad electoral hace una presentación o exposición que inmediatamente da paso a las preguntas de los periodistas. La conferencia de prensa debe ser presidida por alguien diferente al funcionario encargado de la exposición. Es útil fijar una duración determinada para la conferencia de prensa (e iniciarla oportunamente, ya que los periodistas tienen tiempos límite).
Quien la preside debe asegurarse que los periodistas de distintos medios, con diferentes opiniones políticas, tienen oportunidad de formular preguntas. Los periodistas o reporteros de los medios electrónicos insistirán en tener la oportunidad de plantear sus preguntas (porque querrán transmitirlas). Eso parece razonable, pero no es recomendable permitirle a nadie que se exceda o pretenda monopolizar las preguntas. Un manejo sensible y equilibrado de parte de quien presida o modere la conferencia genera la confianza necesaria entre los medios y la autoridad que hace la presentación.
Una reunión con los medios es, usualmente, algo distinto. Normalmente no es grabada y algunas veces es completamente "extra-oficial" ("off the record"). De tratarse de esto último, entonces aplica estrictamente su regla de oro: la persona que atiende la reunión u ofrece la información no debe ser identificada. Los políticos hacen este tipo de reuniones "extra-oficiales" todo el tiempo.
Es difícil imaginar alguna circunstancia en la que resulte apropiado o debido que un funcionario electoral realice una reunión de este tipo. Para las reuniones más minuciosas o detalladas, como con cualquier otra información destinada a los medios, se deben turnar invitaciones a todos ellos, independientemente de quienes sean sus propietarios y de cuales sean sus simpatías políticas.
