Existen dos conjuntos de tareas administrativas asociadas con la administración de los medios durante las elecciones. En principio, no parecen interrelacionadas, pero en la práctica suelen estar bajo la responsabilidad de la misma instancia de supervisión del órgano electoral.
- En primer término, está la función de regulación de la cobertura electoral de los medios, enfocada básicamente en asuntos como la asignación de acceso directo en la programación, pero también con los mecanismos para una atención inmediata de las quejas o denuncias.
- En segundo lugar, la provisión de material del organismo electoral a los medios, no necesariamente sobre asuntos relacionados con las regulaciones sobre ellos.
Para atender esto último, es necesario que el organismo de supervisión electoral cuente con una oficina de prensa bajo la dirección de un funcionario de relaciones públicas, preferentemente con experiencia como periodista. Dependiendo del tamaño y complejidad del país, pueden ser necesarias oficinas de prensa a nivel regional o local. La función de estas oficinas consiste en la oportuna distribución de información.
Los medios son vitales para que la administración electoral distribuya información entre la opinión pública. Esto ocurre mejor si se aplica un principio de máxima transparencia y se construye un vínculo de confianza entre los medios y las autoridades electorales. Si se realiza un esfuerzo para distribuir toda la información que es posible, los periodistas tendrán un mayor y mejor conocimiento sobre aquellas áreas donde debe prevalecer el principio de confidencialidad para garantizar la integridad del proceso electoral.
El tipo de información que debe estar disponible libremente para los medios comprende aspectos como los detalles del proceso electoral, de los partidos y candidatos, de las circunscripciones o jurisdicciones electorales, por ejemplo. No incluye información sobre las plataformas o programas de partidos y candidatos, puesto que son ellos quienes sin duda deben ponerla a disposición de los medios.
En términos administrativos, la complejidad de esas operaciones dependerá del grado de interés de los medios en las elecciones, si llega gente de medios de distintas partes del mundo, instalar una oficina de prensa puede ser una iniciativa prioritaria. Pero, independientemente de la magnitud y complejidad de la operación, es mucho lo que se gana con la preparación y una distribución pro-activa de la información. La oportuna preparación de paquetes o carpetas informativas y el suministro regular de comunicados o conferencias de prensa constituirá una carga de trabajo que le será más fácil administrar a la oficina de prensa y le permitirá manejar más fácilmente las solicitudes de los medios.
La primera función, la regulación de la cobertura de los medios, es más compleja y distinta a la que usualmente cumple una oficina de prensa. Algunos organismos electorales cuentan con una "unidad de medios" que cumple ambas funciones, pero es muy importante mantener su diferenciación conceptual.
La magnitud de la carga administrativa dependerá en parte de los instrumentos normativos que ya existan: por ejemplo, ¿ya se han incluido en la ley los criterios y mecanismos para distribuir el tiempo de transmisión entre los partidos políticos? O ¿tendrá la autoridad electoral que fijar esas regulaciones?
Pueden estar implicados diferentes cuerpos administrativos. No se da por descontado que esté involucrado el órgano de supervisión. Esas atribuciones pueden quedar bajo la égida de la dependencia encargada de regular las telecomunicaciones o un comité auto-regulador de los propios medios, por ejemplo. Incluso puede establecerse un órgano regulador totalmente independiente. Cada modelo tiene algo que sugerir. No obstante, es importante que exista una unidad especializada dedicada a atender estos complejos asuntos, sea de manera independiente o como parte de otro órgano regulador.
