Las autoridades electorales tienen una serie de
motivaciones para establecer contacto y cultivar relaciones con las
organizaciones activas en la educación electoral. Estas incluyen acceso a
recursos que organizaciones de la sociedad civil pueden facilitar, ampliar el
alcance de programas oficiales de educación electoral, y el fomento de una
atmósfera democrática para la celebración de las elecciones.
Los educadores que conducen programas para la educación
al votante fuera del ámbito de las autoridades electorales pueden hacerlo de
diversas maneras, pero cualesquiera que sean deben establecer una relación con
las autoridades electorales.
Modalidades
de operación
En primer lugar, pueden operar con base en una obligación
contractual con la autoridad electoral. En tal caso, la autoridad estaría
pagándole a la organización por sus servicios. Segundo, pueden tener un arreglo
con la autoridad electoral con la cual están registrados y son reconocidas, y
en el cual manejan todo o una parte de un programa que ellos mismos financian.
Finalmente, pueden estar conduciendo un programa independiente, con o sin
reconocimiento de la autoridad electoral.
Cada uno de estos arreglos requiere algún tipo de
relación regular con la autoridad electoral. A pesar de que existe la
posibilidad de que los términos de esta relación sean fijados por la autoridad
electoral, puede ser necesario que la organización haga algunas propuestas y
ofrezca sus servicios para mantener la relación, debido a que la autoridad
electoral ha elegido mantenerse al margen, precisamente por la falta de
capacidad de administración del programa educativo.
Propósito de la vinculación
En primer lugar, la relación es necesaria para lograr el
intercambio de aquella información que tendrá un impacto sobre el diseño e
instrumentación del programa, al igual que en el progreso de la elección.
Cuando el programa es absolutamente independiente, ésta es la única tarea del
proceso de relación. Empero, es necesaria para permitir la aclaración de las
funciones, la evaluación de la efectividad y el acceso a los funcionarios y a
la información requerida para la culminación exitosa del programa acordado.
La relación es particularmente importante cuando hay una
organización que tiene sus propios recursos, pero que está actuando en nombre,
o a favor, de una autoridad electoral. Si bien es probable que las obligaciones
contractuales enumeren explícitamente los términos de reporte de avances y de
rendición de cuentas, la propiedad de productos, el uso de insignias oficiales
y otros materiales, así como la repartición de costos y recursos, puede no
enumerar las relaciones voluntarias que están en juego. Sin embargo, como
siempre surgen preguntas sobre esto, debe existir un mecanismo regular para
discutirlas.
Ausencia de mecanismos de vinculación
Ante la falta de un mecanismo de vinculación, se celebran
reuniones únicamente cuando las cosas no marchan bien, y como todo el mundo lo
sabe, las reuniones siempre serán tensas y formales. La información está mal
distribuida, las organizaciones acaparan la retroalimentación con respecto a
las elecciones, y las autoridades electorales cuentan con toda la información
requerida para asegurar una educación al votante precisa.
Posibles
mecanismos de vinculación
La regularidad y la continuidad son los dos
prerrequisitos para establecer un mecanismo de vinculación. Estos se logran
mejor cuando se identifica, en una etapa temprana, un pequeño grupo de personas
dentro de la organización y dentro de la autoridad electoral que se encarguen
del mantenimiento de la relación. Al identificar no a una persona sino a un
grupo, es posible evitar algunas fallas presentes en el contacto y la
comunicación personal. Una de estas fallas es la suspensión de la comunicación
como consecuencia de una enfermedad o ausencia, del abandono de la organización
o el conflicto interpersonal. Ha habido casos en que aquellos a cargo del
proceso de vinculación han causado una impresión tan buena, ya sea en la
autoridad electoral o en la organización, que terminan cambiando de bando por
acuerdo mutuo. A pesar de que esto puede mejorar las relaciones con el paso del
tiempo, generalmente provoca trastornos y dilaciones, puesto que nuevos
representantes tienen que ser nombrados.
Una vez que hay un equipo de personas encargado de la
relación, fijarán diferentes mecanismos para mantenerla, desde reuniones
regulares, reportes, asistencia y reuniones entre los cuerpos directivos de las
dos organizaciones, hasta conferencias ocasionales de planeación.
Dichas reuniones tendrán invariablemente dos agendas, y
aquellos responsables de la relación que no pertenecen a la autoridad electoral
querrán asegurarse que se mantengan las dos agendas —los asuntos de ambos
organismos. Si alguno de los dos lados siente que las reuniones no tienen
ningún propósito o ningún beneficio pueden desilusionarse y excusarse de
asistir, alegando que tienen otros compromisos.
Debido a que es la organización ajena a la autoridad
electoral la que necesita más información y contacto para poder hacer su
trabajo de forma adecuada; además de ser la que tiene más interrogantes y la
que tiene mayores exigencias y comentarios, la autoridad electoral tiende a ser
la que toma las reuniones como un compromiso y limita su participación a un
personal menos experimentado.
A pesar de que esto es comprensible desde su perspectiva,
no es muy útil desde el punto de vista de aquellos que proveen el servicio.
Consecuentemente, puede ser necesario convenir un criterio para definir el
rango de las distintas reuniones —las regulares y procedimentales en
contraposición con las menos regulares para la revisión de políticas.
También puede ser posible establecer otras formas de
comunicación, tales como la divulgación de minutas, informes y resúmenes, así
como listas de contactos para el tratamiento de asuntos específicos.
Lista
de contactos
La lista de contactos es un elemento muy útil para las
relaciones, especialmente si es precisa e incluye una breve información sobre
las áreas de competencia de cada persona. Lo mejor es que la lista se prepare
expresamente para este fin, y no que se trate de una lista general que
simplemente está disponible o una lista en la que estén incluidos todos los
comités. Cuando se provee una lista de contactos, ambos organismos deberán
hacer del conocimiento de las personas que la conforman acerca de quién podría
contactarlos y qué tipo de información se espera que den. Hay ejemplos de
listas en las que se asume que aquellos que aparecen en ellas serán de alguna
ayuda. Sin embargo, las organizaciones muchas veces encuentran que estas
personas no saben sobre la relación y no tienen intención alguna de
proporcionar información sin antes hablar con algún superior —lo cual es
producto de la centralización de todas las consultas. Esto es precisamente lo
que debe evitar una lista de contacto.
Las actividades de vinculación no deben ser demasiado
complicadas. A menudo, todo lo que se requiere es un contacto "de
pasillo". Sin embargo, es posible que una relación que se basa
exclusivamente en dicho contacto propicie que cada organismo trabaje por su
cuenta, cuando lo que realmente se necesita es que trabajen juntos.
Calendarizar las reuniones puede evitar esto.
El día de las elecciones
Muchas veces la relación se acaba el día de las elecciones
o unos días antes. Para ese entonces, la autoridad electoral está concentrada
en las tareas inminentes y han finalizado los programas de educación al
votante. Sin embargo, aquellos que trabajan en la educación al votante
desarrollan una relación con el electorado que los mantiene más involucrados
que nunca. Como consecuencia, tales organizaciones reciben muchas quejas,
observaciones, peticiones de asistencia, etcétera. En algunos casos los
votantes tienen problemas para diferenciar a la organización de la autoridad
electoral, y dado que ponerse en contacto con la autoridad en el último momento
resulta más complicado que con el educador, las organizaciones educativas son
asumidas como las conductoras de las reacciones de los ciudadanos en las
elecciones.
Algunas veces es muy poco lo que puede hacerse además de
escuchar las quejas. En otras ocasiones, la información puede ser crucial.
Consecuentemente, debe haber una forma para que ésta pueda ser entregada a la
autoridad electoral vía telefónica, y para que la autoridad responda por esa
misma vía. La mejor forma de lograr esto es colocando a un educador, que
entienda el proceso y que no esté involucrado en otros temas operacionales,
dentro del centro de control de las autoridades electorales, para que sea ella
quien atienda las llamadas de las organizaciones educativas provenientes del
exterior. En otras ocasiones, esta operación puede hacerse dándole a las
organizaciones una lista de contactos que precise los responsables de los
servicios que la autoridad electoral esté operando, tales como la seguridad,
grupos con tareas logísticas, supervisores, etcétera.
