Se préparer à mettre en œuvre le programme de formation exige que l’on s’attarde à différentes questions. Certaines de celles-ci pourront être abordées au moment de préparer les étapes préliminaires du programme ou encore à la toute fin, au moment de son évaluation; en revanche, d’autres devront attendre que le projet de formation soit suffisamment avancé.
En conséquence, il faudra prévoir un calendrier de formation électorale beaucoup plus détaillé que le calendrier électoral. De même, il faudra se pencher sur le financement du programme. À moins d’avoir obtenu une subvention, les formateurs devront mettre au point leur programme puis rechercher du financement avant de procéder à sa mise en œuvre, ce qui pourrait leur demander énormément de temps.
Le programme devra être élaboré à la fois globalement et de manière détaillée. Après avoir établi les grands éléments du programme, les concepteurs de programme et les producteurs de matériel devront se concentrer sur des aspects plus particuliers de chacune des sessions.
Après avoir terminé cette planification, il faudra commander le matériel dont on aura besoin. Si le matériel existe déjà, il faudra voir à se le procurer, puis l’entreposer avant de le distribuer (voir Les achats). De même, il faudra recruter et former du personnel (voir Le personnel de l’éducation à la citoyenneté et de la formation électorale).
Peu importe le programme mis au point, il devra être suffisamment souple pour faire face à toute évolution imprévue de la situation.
Utiliser ce qui existe déjà
Ce texte propose une approche linéaire. Or, quels que soient les éléments en place avant la mise au point du programme, sa préparation sera tributaire du contexte local. Par exemple, on pourrait recourir au personnel ou au matériel existant pour élaborer le programme.
De même, il se peut que dans le passé, on ait conçu un plan pour financer un programme semblable ou qu’on ait commandé certains produits et services.
Après avoir établi une stratégie, il se pourrait aussi que l’on se rende compte que le matériel existant ne permettra pas d’assurer la réussite du programme, ou qu’il est trop complexe pour les compétences du personnel disponible. Des modifications devront ainsi être apportées; celles-ci pourraient toucher l’ensemble des documents ou seulement une partie.
Les échéanciers
L’étape de préparation comprend des éléments répétitifs; aussi, il serait approprié d’établir un calendrier de réalisation et de prévoir suffisamment de temps, en particulier pour la production et la distribution du matériel. De plus, le calendrier devrait être conçu de manière à permettre au programme d’évoluer au fur et à mesure qu’il se déploie. Cet élément est essentiel pour que celui-ci soit en mesure de réagir aux commentaires reçus sur le terrain; de même, ceci pourrait permettre de resserrer son contenu et ainsi réduire sa durée. Dans un autre ordre d’idées, il pourrait être possible d’attendre jusqu’au début des ateliers de formation avant de chercher à recruter le personnel qui sera chargé de former les agents d’information des électeurs dans les bureaux de scrutin; à l’inverse, on pourrait former ces gens dans un premier temps puis leur faire suivre d’autres activités de formation. Ceci serait probablement le cas des programmeurs. De même, on pourrait attendre jusqu’à la tenue de toute activité de formation avant de dépenser pour se procurer le matériel nécessaire.
L’engagement
L’étape de préparation en est une qui nécessite d’utiliser les ressources et le temps qu’elles ont à leur disposition le plus efficacement possible. Les formateurs ayant déjà travaillé sur des programmes semblables auront probablement un manuel en leur possession. Mais pour ceux dont c’est la première expérience, ils auront intérêt à travailler en équipe afin de pouvoir vérifier les différents éléments de leur plan de travail; de même, ils peuvent s’attendre à travailler de longues heures et à ressentir plus de pression que prévu initialement, et ce, même s’ils estiment avoir le meilleur plan.
