Entre
más descentralizado sea el programa educativo, y entre más se apoye en
panfletos de papel, carteles, volantes y publicaciones que tengan que
producirse en el centro, mayores serán los problemas de almacenamiento y
distribución, especialmente de los programas electorales.
Durante
la fase de planeación, considerando alternativas programáticas y estratégicas,
los educadores deben pensar en formas para reducir los costos y dificultades
inherentes al almacenamiento y distribución de los materiales elaborados.
Programas basados en los medios de comunicación
Los
programas diseñados alrededor de un conjunto de mensajes centralizados,
utilizando principalmente los medios de comunicación nacionales, reducen los
problemas de almacenamiento y distribución.
Balancear la complejidad con el impacto
Los
educadores tendrán que balancear el valor de involucrarse en la campaña y las
reuniones directas o la distribución individualizada de materiales, con los
costos y dificultades de la distribución y almacenamiento de los materiales.
Algunas
alternativas para reducir las dificultades incluyen lo siguiente:
- Adherirse a estrictos calendarios de
producción que permitan que los materiales vayan directamente de la
producción a la distribución sin que tengan que almacenarse
- Utilizar un sistema central de
preparación, manejado por más de un agente de producción que esté cerca
del punto de distribución
- Estimular la producción local de
materiales de acuerdo con las especificaciones o mensajes acordados
- Aprovechar los materiales preparados para
otros aspectos de la elección
Costos
Los
educadores que tienen que distribuir materiales tienen que apoyarse o en una
amplia red de educadores y organizaciones participantes, o contratar a aquellos
especializados en tareas de distribución. En entornos de transición, en el que
puede no haber distribución nacional en funcionamiento y donde la
infraestructura de transporte del país es pobre, los educadores se enfrentan a
retos adicionales en la elaboración de un plan de distribución de materiales
que sea eficiente, confiable y de costo razonable. La geografía y el clima del
país también pueden entrar en juego. Por ejemplo, en países montañosos con
zonas remotas y condiciones climáticas que pueden convertir las carreteras en
intransitables durante ciertas épocas del año, los educadores pueden tener que
utilizar transporte aéreo o el sistema ferroviario en vez de camiones. El
transporte aéreo es el método más caro de transporte de materiales. En general,
entre más corto sea el lapso de tiempo y mayor la complejidad de la empresa,
más alto será el costo.
Espacio
Si
los materiales deben almacenarse y luego trasladarse en diversas cantidades a
distintos lugares, los educadores tienen que tener claro exactamente cuánto
espacio se necesita para almacenar, por ejemplo, 1 millón de volantes, y el
número y/o el tamaño de camiones o contenedores de transporte necesarios para
su traslado. Los educadores deben discutir esto tanto con la imprenta como con
la compañía de distribución. Si se utiliza, por ejemplo, un grupo especialmente
integrado para actuar como distribuidores, de entre las organizaciones de la
sociedad civil, es todavía más importante buscar el asesoramiento de expertos
sobre la cantidad de espacio necesario.
Tiempo
Un
error hecho por educadores novatos es el de no asignar suficiente tiempo para la
distribución. El énfasis tiende a estar en las fases de producción y en el
proyecto. Sin embargo, si los materiales no llegan a tiempo para un evento
especial o para que los estudiantes puedan recibir y reflexionar sobre la
información contenida en los mismos, entonces todo el trabajo habrá sido en
vano. Los educadores necesitan considerar el tiempo suficiente para la entrega
y distribución en los planes de programa. Este dependerá de las dificultades para
hacer llegar los materiales a su destino final, el número de materiales que se
necesita distribuir, y el número de personas que presten asistencia en el
proceso de distribución.
Distribución ulterior
El
personal encargado de la distribución de los materiales a centros locales o
regionales para distribución ulterior, necesitan asegurarse que los materiales
son esperados y que llegarán a su destino sin demoras. Hay ejemplos de muchos
materiales, particularmente aquellos que no son absolutamente cruciales para
lograr el éxito administrativo de una elección, abandonados en un pasillo o
bodega porque la persona que esperaba el material no fue notificada sobre la
llegada del mismo. También puede ser útil incluir instrucciones sobre la
distribución del material en el empaque respectivo, para que quienes están
encargados de repartirlos sepan qué es lo que tienen que hacer, incluyendo
cualquier clase de restricciones. Puede que no sea apropiado, por ejemplo, que
los carteles de educación electoral sean puestos en locales o sedes de partidos
políticos. Los ordenamientos locales también pueden restringir la colocación de
carteles en determinados sitios históricos o culturales. Los encargados de la
distribución tienen que estar conscientes de estas particularidades para evitar
posibles multas, disputas con los funcionarios locales, o incluso quejas de los
ciudadanos.
Almacenamiento y peso
El
almacenamiento siempre es escaso. Los programas nacionales que dependen de
grandes cantidades de papel, especialmente los carteles consecutivos o secuenciales
y los panfletos de campañas, deben tener conocimiento de lo mucho que estos
materiales pesan y de la dificultad que representa transportarlos de un lugar a
otro.
