Que l’évaluation soit effectuée par une équipe externe ou par le personnel du programme, il est essentiel de rédiger un document énonçant les paramètres du mandat.
Un tel document permet à toutes les parties prenantes – et plusieurs d’entre elles seront probablement liées à l’évaluation à titre de récipiendaires du rapport, de personnes interrogées ou de sources d’information – de comprendre et d’accepter l’objet de l’analyse, l’approche, le calendrier de réalisation et, s’il s’agit d’un contrat confié à des ressources externes, les coûts.
En général, la description du mandat comprend les éléments suivants :
- le contexte : cette courte section précise les raisons qui sous-tendent l’évaluation et le contexte du programme;
- le but premier de l’évaluation : un énoncé décrira le but général visé par l’évaluation de sorte que les personnes qui ont commandé celle-ci pourront l’analyser à la lumière des objectifs visés au départ;
- la méthodologie à adopter : cette partie du document est la plus détaillée et précise si l’évaluation sera essentiellement de nature qualitative et descriptive ou si elle sera de nature quantitative s’appuyant sur les résultats de questionnaires. Elle indiquera aussi la façon dont les évaluateurs feront leur travail et pourrait comprendre des renseignements visant à déterminer s’il faut rencontrer les parties prenantes ou si les entretiens avec les participants doivent se faire par téléphone, lors de rencontres en personne, sur base individuelle ou en groupe, et si ces échanges doivent suivre un canevas prédéterminé;
- les échéanciers : en général, une évaluation se déroule selon un échéancier assez serré. Le mandat pourrait donc comprendre un calendrier de réalisation ou à défaut, une date précisant le début du processus et une autre pour le dépôt du rapport;
- les autres renseignements : chaque évaluation étant unique, il est probable que d’autres éléments devront être précisés. Il pourrait s’agir de restrictions sur les personnes pouvant mener l’évaluation, de décisions sur le fait d’inclure ou d’exclure le personnel du programme, de compétences requises pour l’évaluation, de directives au sujet de l’accès à certaines parties prenantes et de données devant être prises en considération;
- les obligations contractuelles : si le document énonçant les paramètres du mandat sert aussi pour un appel d’offres ou sera utilisé à titre de contrat entre le programme de formation et les évaluateurs externes, il devra préciser aussi les coûts, le type de rapport à soumettre, l’obligation des évaluateurs en ce qui concerne la présentation de rapports préliminaires, la confidentialité, la divulgation de renseignements, etc.
Le document énonçant les paramètres du mandat est un outil essentiel pour mener une évaluation et il est probable qu’il faille en préparer plusieurs ébauches avant d’obtenir les approbations nécessaires.
De même, la préparation de ce document facilite les échanges sur la question. Lorsque l’on décide de procéder à une évaluation, on pourrait croire que les parties prenantes seront l’équipe de formation, leur organisation et possiblement ceux qui financent le programme. Au fil des discussions, il pourrait toutefois devenir évident que l’évaluation concerne aussi d’autres gens et on pourrait donc décider de leur soumettre l’ébauche du document.
Il est important de préparer le document avec grande attention car les évaluateurs s’y référeront pendant leur travail. Plusieurs évaluations et de nombreux évaluateurs font l’objet de vives critiques (voir La légitimité et la fiabilité) et ils doivent se défendre en rappelant le mandat qui leur a été confié.
Il est indiscutable que tous profiteront d’un document aussi détaillé que possible.
