إن معظم أخصائيي التوعية معتادون على حفظ سجلات الطلاب، وقد يحفظون أيضاً خطط الدروس وملفات الدارسين ومجموعات المواد الدراسية وأحياناً ملفات تقييم العاملين. ويجب أن تتيح السجلات المطلوبة لبرامج التربية المدنية وتوعية الناخبين للمخططين إمكانية توفير الوقت والجهد عندما يكون عليهم إعداد برنامج جديد، وكذلك مساعدتهم في فهم السياق الذي كان يعمل فيه البرنامج السابق. ويساعد هذا الأمر على إجراء أي تغييرات أو تعديلات.
الأفراد المسؤولون أو المنظمة المسؤولة
عندما تكون هناك هيئة انتخابية عاملة أو عندما تكون إحدى مؤسسات الدولة مسؤولة عن التربية المدنية أو توعية الناخبين وحفظ السجلات، يكون من الواضح مَن هو الشخص المسؤول أو الأشخاص المسؤولين. ولكن في كثير من الحالات لا يكون ذلك واضحاً. ويتضمن الكثير من هذه البرامج طائفة من المنظمات الدولية والمحلية قد تصر كل واحدة منها على حفظ سجلات خاصة بها، وقد لا يكون لديها برتوكولاً يمكن بموجبه تبادل تلك السجلات. وغالباً ما يتم تجاهل السجلات التي تتضمن موارد مشتركة. وفي حالة حفظ سجل شامل، فقد يكون هذا السجل، بحكم أن حفظه كان عن طريق المنظمة التي أنشئت لمهمة معينة (مثل الجهة المنفذة للمشروع أو الجهة المقيِّمة له)، إما قد اختفى في خزانة غير معروفة أو في منظمة غير مدركة لوجوده أو لأهميته.
طرق تخزين المعلومات
أياً كانت الطريقة التي يقع عليها الاختيار، فإن الهدف الرئيسي لتخزين المعلومات هو إمكانية استرجاعها مرة أخرى. وقد تكون أفضل طريقة لتخزين الأنواع المختلفة من المعلومات هي تخزينها بطرق مختلفة، ولكن قبل إنشاء النظام ينبغي أن تراعَى احتياجات المستخدمين في المستقبل.
- بطاقات الفهرسة. تعد بطاقات الفهرسة، التي يتم تصنيفها حسب الترتيب الأبجدي في مجموعة من الأدراج أو (إذا كانت صغيرة بما فيه الكفاية) في إطار مثل الرولودكس، مفيدة بشكل خاص لتخزين المعلومات الشخصية. ويستخدم بطاقات الفهرسة العديد من المهنيين لحفظ المعلومات عن عملائهم، وذلك لسهولة تعبئتها وعدم شغلها حيز كبير وإمكانية إخراجها ومراجعتها بسهولة. لكن من جهة أخرى، لا يمكن استخدام هذه البطاقات لحفظ كمية كبيرة من المعلومات أو لحفظ الوثائق. فهي غالباً ما تُستخدم بالاقتران مع غيرها من الأرفف أو أنظمة التسجيل الكبيرة كطريقة لحفظ فهرس أو سجل موجز للنظام الأكبر.
- أنظمة حفظ الملفات لا بد من إنشاء نظام بسيط وسهل المنال لحفظ الوثائق. ويجب أن يفهم واضع النظام أن الهدف الأساسي هو استرجاع الوثائق. ويؤمل أن يؤدى هذا الفهم إلى إنشاء نظام يتيح التخزين حسب ترتيب الأهمية والعمق. ودائما ما ستكون هناك حاجة إلى المفاضلة بين تخزين جميع الوثائق ومقدار المساحة المتاحة. وسيكون من الضروري إزالة بعض الملفات والتخلص منها، لذا ينبغي وضع بروتوكولات لإدارة تلك العملية. وتتنوع أنظمة حفظ الملفات بداية من الحفظ في مجموعة من الصناديق إلى الحفظ في خزائن ملفات وشرائح مايكروفيش وبطبيعة الحال نظم كاملة الحوسبة. وينبغي توخي الحذر من ألا يتسبب النظام الذي وقع عليه الاختيار في تلف المواد المخزنة بمرور الوقت، والتأكد من وجود طرق لعمل نُسخ احتياطية للمعلومات حتى لا تُفقد أية معلومات ضرورية.
- دفاتر جهات الاتصال/العناوين. بعد انتهاء أي برنامج قد تتفرق الوثائق أو الموارد. لذا قد يكون من المفيد الاستعانة بالأداة التي عادةً ما يستخدمها السكرتير وهي دفتر صغير مرتب أبجدياً ويحتوى على قوائم بأماكن الأشياء. وفي مثل هذا الدفتر تندرج قائمة الفنادق مثلاً تحت عنوان "أماكن المبيت"، وتندرج قوائم مزودي الخدمات الهاتفية ومكاتب الاتصالات الهاتفية وما إلى ذلك تحت عنوان "الاتصالات". والغرض من ذلك هو حفظ جميع المعلومات في مكان واحد مما يتيح لأي برنامج استدعاء الموردين والموارد ومقدمي الخدمات والاستشاريين والمتطوعين الذين استُعين بهم في السابق ويملكون الخبرة الانتخابية المطلوبة.
- الأرشيفات والأرفف. سيكون من الضروري حفظ أنواع معينة من المعلومات في بيئة مكتبية. وفي حالة توافر موقع مركزي للمكتبة ينبغي استخدام ذلك الموقع. وسواء كانت هناك مكتبة مركزية أو كانت الموارد متفرقة، فإن استخدام نظام عام للفهرسة سيتيح إمكانية استرجاع المعلومات. وتُعد أنظمة الأرفف مفيدة بشكل خاص لحفظ التقارير والمطبوعات، ومن الممكن أيضاً أن تكون متعددة الاستعمالات. إذ يتمتع مركز الموارد الانتخابية إف كليفتون وايت التابع للمؤسسة الدولية للنظم الانتخابية، على سبيل المثال، بإمكانية حفظ وإتاحة المواد السمعية والمرئية، والأدوات الخاصة بالانتخابات، ودراسات الحالة، وعينات من المواد في مجموعة متنوعة من الخزائن ووسائل التخزين.
- الحوسبة. قبل حوسبة أي نظام لا بد أن تكون هناك استراتيجية تسمح بإجراء عمليات التخزين والفهرسة والاسترجاع. وفي أبسط أشكاله، يستطيع النظام الحاسوبي أن يحل محل نظام بطاقات الفهرسة. إما إذا تم مسح المواد المراد حفظها ضوئياً، فإن هذه السجلات الحاسوبية تستطيع تخزين الصور والمقاطع الصوتية وحتى الأفلام أو مقاطع الفيديو. ويمكن ربط جهة اتصال شخصية مثلاً بصورة أو حديث تم إجراؤه وتسجيله أو سيرة ذاتية. ومع ذلك، فإن الأنظمة الحاسوبية مثلها مثل جميع الأنظمة تتحدد جودتها حسب جودة المعلومات المخزنة فيها.
وينبغي أن تكون هناك مبادئ توجيهية واضحة لكل نظام من الأنظمة:
- مَن المسؤول عن تسجيل وتجميع المواد
- ما نوع التنسيق المستخدم لحفظ السجلات
- ما الذي سيتم حفظه
- أين ستُحفظ السجلات
- من سيستطيع الوصول إليها
- من سيتولى حفظ السجلات
