Les chercheurs et les bibliothécaires deviendront les gardiens du matériel produit pour les formateurs et les citoyens, lesquels auront parfois besoin de s’informer sur l’origine d’une publication.
Or souvent, cette information n’est pas disponible parce que les documents de formation ont une durée de vie limitée et qu’on n’y inscrit pas tous les renseignements comme on devrait le faire, et ce, simplement parce qu’on n’accorde pas l’attention voulue à ces questions. Ainsi, un ensemble de documents pourra être mis au point où seul le manuel comportera toute l’information qui est présenté ci-dessous, alors que ce ne sera pas le cas des éléments qui l’accompagnent.
On devrait donc s’assurer d’inscrire les renseignements de base qui suivent sur tout document imprimé :
- Le nom et l’adresse du producteur ou de l’éditeur : alors que certains documents (surtout des livres de nature officielle) peuvent être remis aux éditeurs enregistrés, les organismes électoraux et les organisations œuvrant à la formation électorale ont tendance plutôt à jouer eux-mêmes le rôle de l’éditeur en utilisant des techniques d’impression et de reliure qui sont simples, ainsi qu’en procédant à un tirage limité et ciblé. Plusieurs de ces éditeurs sont des organisations qui ont été créées pour des raisons bien définies; aussi, est-il essentiel de disposer d’une information adéquate à leur sujet, y compris une adresse, et lorsqu’elles constituent des consortiums ou des coalitions, de préciser les différents membres qui les composent.
Ceci doit être fait pour deux raisons. D’abord, les utilisateurs doivent être capables d’évaluer le matériel suivent un ensemble de critères (en particulier si les documents ont été produits lors d’une élection, un moment s’il en est un où tout ce qui est tendancieux peut devenir un enjeu); et l’un de ces critères est la crédibilité de l’organisation éditrice. Deuxièmement, ceux qui recueillent ou évaluent les documents des activités de formation, afin que l’on puisse continuer à tirer profit des éléments qu’ils renferment ou tout simplement à les utiliser, ont besoin de l’information aux fins du catalogage ainsi que pour obtenir d’autres exemplaires ou de plus amples renseignements.
- Le nom des auteurs et des collaborateurs au projet : encore une fois, cette information est nécessaire pour des raisons de provenance et de catalogage. Mais il y a une autre raison. Souvent, des gens qui ont participé à la formation démocratique pourront l’avoir fait de façon anonyme et avoir acquis une expertise et une expérience pratique de premier plan. Si ces gens ne sont pas connus, que ce soit pour des raisons de fausse modestie ou des notions de responsabilité collective et d’égalité démocratique, ceux qui ont réalisé le travail initial seront souvent oubliés en faveur de ceux qui se spécialisent dans la collecte et l’impression des documents. On ne reconnaît pas suffisamment les praticiens et les organisations qu’ils représentent. Une grande quantité du matériel qui circule présentement dans le monde fait maintenant partie du domaine public. Ses origines sont peu connues et il serait souhaitable de reconnaître ceux qui ont été les innovateurs et les chefs de file de ce domaine qui prend rapidement une allure professionnelle.
- La date de publication : une quantité étonnante des documents qui sont imprimés ne porte aucune date de publication. À tout le moins, on devrait indiquer l’année de publication. Ceci donnera une indication du contexte de production et permettra de s’assurer que tout chercheur ou évaluateur soit en mesure de recenser les idées et les méthodes conçues au fil du temps.
En période électorale, il y aura un plus grand besoin de préciser les dates en raison des modifications qu’il pourrait falloir apporter à l’information. Une version d’un pamphlet, plus à jour, fera davantage autorité; un cahier spécial dans un journal pourrait comporter de l’information qui serait exacte uniquement le jour de la publication. Or, un document imprimé est un outil qui demeure : en particulier, on le retrouve dans les aires d’attente des bureaux, dans les présentoirs gouvernementaux et dans les kiosques de distribution gratuite. On pourrait hésiter à se départir de documents, même s’ils sont inexacts, si on n’en connaît pas la date de publication.
Ainsi, en plus de l’année, un outil à durée de vie limitée pourrait requérir qu’on y inscrive le mois et même le jour de publication.
Les publications spécialisées, telles que les listes des bureaux de vote, les modifications aux règlements et les questions que l’on pose fréquemment aux formateurs, peuvent même comprendre une heure d’impression pour s’assurer que la version en circulation est bel et bien la plus récente.
- Classification et catalogage des mots clés : le domaine de l’éducation à la citoyenneté et de la formation électorale est un domaine spécialisé utilisant du matériel provenant de différentes disciplines, et conséquemment, les gens chargés de cataloguer les documents ont de la difficulté à accomplir leur travail. Même s’il n’est pas essentiel de fournir des mots clés, il peut être utile que ceux ayant produit les documents fassent des suggestions à cet égard, ou s’ils publient un grand nombre de travaux, qu’ils établissent une liste de mots clés pour leur propre usage.
- Information sur le droit d’auteur : afin de permettre l’utilisation du matériel publié à des fins de formation, des directives devraient être données aux utilisateurs en ce qui concerne le fait de le reproduire ou d’obtenir d’autres exemplaires. Pour en savoir davantage à ce sujet, voir Le droit d’auteur et la manière dont il affecte les programmes de formation électorale.
- Renseignements sur l’emballage : en général, les documents de formation qui sont publié fait partie d’un ensemble. Parfois, un document accompagnera des prospectus ou encore, des pamphlets et des affiches le compléteront. Dans certains cas, ils pourraient faire partie d’une série.
Les différents documents de formation finissent par être séparés les uns des autres; aussi, il serait sage de déterminer une façon permettant de recenser l’ensemble du matériel. Il ne sera peut-être pas possible d’indiquer tous les renseignements sur de petits pamphlets ou des objets fabriqués. Mais ceux-ci devraient comporter une marque distinctive ou un logo. De même, le document principal (souvent un manuel ou une couverture d’emballage) devrait présenter tous les détails de chaque élément faisant partie de l’ensemble. Si possible, cette information devrait mentionner les titres et donner quelques renseignements de nature descriptive, notamment en ce qui concerne les affiches et tout autre travail de type visuel.
- Énoncé de mission : il y a une raison de produire des documents de formation et si on examine le contexte de production, cela pourrait bien leur donner tout leur sens. Si l’état de la situation est bien présenté, les formateurs œuvrant dans d’autres contextes pourraient bien vouloir utiliser les documents; au besoin, ils pourront les adapter. Quant aux formateurs moins bien formés et n’ayant pas les ressources adéquates, ils pourraient tout simplement décider de les utiliser tels quels.
En outre, il se pourrait que des chercheurs veuillent obtenir de l’information qui, souvent, n’est pas communiquée. Ils voudront tenter de comprendre la façon dont le matériel a été préparé et utilisé afin de pouvoir en tirer des leçons et que celui-ci puisse être utilisé à plus grande échelle.
Que ce soit dans une préface, une note d’introduction ou un encadré, les éditeurs devraient chercher à présenter brièvement le contexte de production d’un document et le but visé. Ceci est particulièrement important pour les programmes de formation électorale car d’une élection à l’autre, les différences sont grandes. Les documents de formation électorale qui conviennent pour une élection de fondation – où l’électorat n’a jamais voté auparavant – seront très différents de ceux préparés pour des gens très instruits et habitués au processus électoral, et où les élections sont obligatoires.
