La préparation d’un programme d'éducation électorale requiert d’être en mesure d’élaborer un calendrier, qu’il s’agisse d’un calendrier électoral ou d’un calendrier comportant des dates commémoratives. Le programme d'éducation devrait aussi disposer de son propre calendrier.
La visibilité et les détails
Ce calendrier devrait être placé à la vue de tous. Dans les programmes d'éducation électorale où les citoyens ont de l’expérience, un tel calendrier pourrait présenter seulement les étapes importantes du programme. Mais si les citoyens s’y connaissent moins, le calendrier devrait comporter tous les délais de l’étape de préparation. Tout comme l’endroit où le calendrier sera placé, les détails qu’ils présentent seront importants. Tous ceux que le programme concerne devraient être en mesure de voir et de comprendre ses tenants et ses aboutissants.
Grâce au calendrier, les gens seront confiants que le programme pourra se poursuivre, et ce, même si un membre important de l’équipe devait s’absenter. Mais plus important encore, il constituera un incitatif visuel pour amener les gens à terminer le programme selon les plans prévus à l’origine.
L’élaboration du calendrier
Les formateurs devraient amorcer l’élaboration du calendrier en cernant les différentes étapes de leur programme. Puis, ils devraient définir certaines étapes d’avancement.
En fonction de ces éléments, les formateurs devront établir un calendrier à rebours et prévoir des délais réalistes. Ces délais pourraient intégrer un scénario de réussite et le scénario le plus défavorable; on pourrait donc prévoir une certaine période dans le calendrier et mettre des dates alternatives entre parenthèses.
Il existe des logiciels de gestion de projet pour réaliser ce processus. Ce travail peut aussi être fait manuellement. Des graphiques pourront être préparés que l’on pourra mettre sur du papier ordinaire ou insérer dans des agendas. Évidemment, l’expérience du personnel permettra de déterminer de plus en plus précisément le temps nécessaire pour préparer chaque étape importante du calendrier.
Au départ, on devrait prévoir plus de temps que nécessaire. Aussi, les calendriers devraient être conçus de telle manière que des modifications puissent être apportées au fur et à mesure que l’on en sait plus sur la façon dont le programme évolue.
Les délais obligatoires
Dans certains cas, par exemple lorsque c’est la première fois que l’on met sur pied un programme, il ne sera pas possible d’établir une planification à rebours qui soit optimale; de fait, plusieurs chemins mènent à une activité démocratique. À ce moment, les questions cruciales tourneront autour des fournisseurs externes et des personnes-jour disponibles (multiplier le nombre de jours au calendrier par le nombre de personnes disponibles pour effectuer un travail donné). Il se pourrait que l’on puisse accélérer les choses si l’on y met l’argent, par exemple en acceptant de payer davantage pour le travail des fournisseurs ou en ayant recours à un plus grand nombre d’employés pour faire le travail.
Ce genre de décision pourra être pris rapidement si l’équipe des formateurs a déjà sous la main un projet de calendrier.
