Tous les contrats doivent être gérés attentivement. Ceci est particulièrement vrai quand la qualité, le prix et les échéanciers sont importants. Les formateurs doivent décider de la manière dont ils vont gérer les contrats et y accorder le temps nécessaire.
Éloigner les formateurs des fournisseurs
Une fois que le contrat a été rédigé, les questions concernant la gestion de ce projet pourraient fort bien être séparées de celles qui concernent la gestion du programme de formation. Le fournisseur pourrait gérer une partie ou l’ensemble du projet, ou la gestion pourrait être faite à l’interne par une unité administrative du programme ou de l’organisme électoral.
Ainsi, dans un tel cas, les gens du programme de formation qui ont commandé le travail à réaliser pourraient ne pas avoir à en assurer la gestion et l’évaluation.
D’autre part, si le programme de formation est à court de ressources, il se pourrait que le fournisseur devienne le principal responsable du projet.
Résultat : toute l’information concernant le projet, son évaluation et les critères de rendement se retrouvera entre les mains de celui qui soumet des factures, le fournisseur, au lieu d’être la propriété de celui qui paie les factures, le client.
La capacité de gestion de projet
Au même titre qu’un fournisseur, une équipe de formation ou un organisme électoral qui commande des produits et des services, à grande ou à petite échelle, doit avoir la capacité de gérer ces projets minutieusement. Ainsi, le client et le fournisseur devraient être en mesure de prendre part conjointement à la gestion du projet, aux rencontres régulières, à la révision des objectifs et des coûts et les raisons pouvant expliquer ces écarts, à l’examen de la qualité du matériel et aux autres éléments du projet.
Ici, il s’agit en partie d’une question de confiance; d’ailleurs, on pourrait prétendre qu’un fournisseur fiable qui est connu pour respecter ses ententes pourrait gérer le projet lui-même. Mais c’est aussi une question de savoir et de pouvoir.
Un fournisseur auquel on confierait la gestion exclusive d’un projet et qu’on laisserait sans surveillance pourrait devenir l’expert, et ceci pourrait causer deux problèmes. Le premier concerne les contrats à venir : le fournisseur se retrouverait en position avantageuse pour des contrats ultérieurs et pourrait fixer les prix à volonté si on ne dispose pas d’autres ressources pour produire les documents. Le deuxième a trait à la capacité du client : celui-ci n’ayant pas des connaissances aussi poussées, le fournisseur expert pourrait exercer son autorité de manière continue.
Un service à court terme
À court terme, on pourrait régler la question de la gestion des projets en payant pour ces services auprès d’un fournisseur autre que celui chargé de fournir les produits ou les services. C’est souvent la voie qu’empruntent les nouveaux organismes électoraux. Or, si l’on prévoit commander régulièrement des produits et des services, il faudra songer à se doter d’une capacité interne au chapitre de la gestion de projet.
Cette capacité pourrait faire partie des contrats, lesquels pourraient stipuler que l’équipe de gestion de projet devra partager son expertise en formant le personnel du client et en l’aidant à mettre en place les systèmes nécessaires.
