Todos
los contratos se deben manejar con mucho cuidado. Esto es particularmente
cierto cuando la calidad, el precio y el tiempo son importantes. Los educadores
necesitan invertir más tiempo para pensar en la forma como los van a manejar.
Los educadores se desvinculan de los
proveedores
Una
vez que el contrato ha quedado establecido, las cuestiones relacionadas con el
manejo del proyecto se manejan aparte de las cuestiones relacionadas con el
manejo del programa educativo. El contratante puede manejar parte del proyecto
(o la totalidad de este), o una unidad administrativa de la organización
educativa o de la autoridad electoral puede hacerse cargo del contrato.
Así,
la relación con el programa educativo puede atenuarse y puede suceder que
aquellos que hicieron el encargo dejen de evaluarlo y manejarlo de cerca.
Cuando
la capacidad educativa es limitada, es mucho más probable que el contratante
tenga mayor responsabilidad sobre el proyecto.
La
consecuencia de todo esto es que toda la información disponible sobre el
proyecto, así como su evaluación y criterios de desempeño pasan del contratante,
quien es el encargado de pagar las facturas, al contratista, como encargado de
enviar las cuentas. Esto puede considerarse como una máquina para imprimir
dinero.
Capacidad de gestión del proyecto
Un
equipo educativo, u organismo electoral, que comisione bienes y servicios, ya
sea a gran escala o a de manera más limitada, necesita asegurarse que cuenta
con la capacidad para manejar estos contratos en detalle. Aspectos tales como
las capacidades para manejar un proyecto, las reuniones regulares, la revisión
de los objetivos y costos, así como las variaciones en los costos, la calidad
de los suministros y los detalles del proyecto, deben ser considerados
conjuntamente por el contratante y por el proveedor.
Esto
es de alguna forma una cuestión de confianza, y se puede argumentar que los
proveedores confiables que trabajan de acuerdo a un conjunto de resoluciones
pueden hacerlo sin supervisión. Pero también es una cuestión de
conocimiento y poder.
Los
proveedores que trabajan con sus propios recursos en la conducción de un
proyecto, y que no cuenta con un programa de supervisión, pueden llegar a
convertirse en expertos. Esto lleva a dos problemas. El primero es el problema
con futuros contratos —el experto se encuentra en una posición ventajosa en
relación con futuros proyectos y puede establecer el precio si no hay otra
alternativa para desarrollar el trabajo. El segundo es un problema de capacidad
de personal. El proveedor experto nunca se puede comparar con un contratante
informado, lo que da cabida a que siempre hagan valer su autoridad.
Un servicio en el corto plazo
Los
recursos específicos para la administración de proyectos pueden ser adquiridos en
el corto plazo de manera separada e independientemente de los bienes y servicios
generales. Con frecuencia, esto lo hacen organismos electorales y
organizaciones de reciente creación. No obstante, aquellos que pretenden
encargar bienes y servicios sobre una base regular necesitan desarrollar una
capacidad propia.
El
desarrollo de la capacidad interna puede incluirse en los contratos, de tal
forma que un equipo encargado de manejar un proyecto tiene que transferir su
experiencia capacitando y ayudando a establecer sistemas locales.
