تتطلب عملية شراء السلع والخدمات ما يأتي:
· تحديد الاحتياجات
· طلب السلع
· الحصول على سلسلة من عروض الأسعار أو نشر متطلبات تقديم العطاءات
- عملية صنع القرار على أساس تقييم مستقل للمورد المناسب
تتجه المنظمات والحكومات إلى العمل وفقًا لإجراءات ومعايير لشراء السلع: مثل المواد، والمطبوعات، والأثاث، وأجهزة الحاسوب، والمعدات السمعية والبصرية. وعادة ما تتضمن هذه الإجراءات والمعايير تصنيف الإجراءات على أساس التكلفة، مع زيادة مطردة في مستوى الصلاحيات والشكليات. وقد يكون لدى المنظمات والحكومات أيضًا قائمة بالموردين المعتمدين (انظر أدناه). كما قد يكون لدى اختصاصيي التوعية اعتبارات خاصة يرغبون في دراستها ويشير هذا الجزء إلى هذه الأمور تحديدًا.
التنمية والعمل الإيجابي
في بعض البلدان، قد تتواجد معايير إضافية ترمي إلى تعزيز التنمية في البلاد. على سبيل المثال، قد تنحاز عملية الشراء لصالح شركات ومنظمات محلية، أو شركات صغيرة، أو شركات تمتلك النساء أو الأقليات غالبية أسهمها. وعندما لا يكون هناك تشريعًا في هذا الصدد، يمكن أن تضع السلطة الانتخابية معيارها الخاص وبهذه الطريقة تشجع على إحداث التكافؤ بين القوة والثروة أو تعمل على تعزيزه، والذي يسهل قيام الديمقراطية في إطاره.
إجراءات عامة
في بعض الأحيان، تُطبق لائحة المشتريات بالتساوي على موردي السلع والخدمات المكتبية القياسية.
ويمكن أن تتزايد الشكوك حول توريد خدمات فنية عند استخدام معايير أقل صرامة للإسراع بالعمليات، أو للتغلب على قيود ملحوظة مفروضة على عدد الأشخاص المتاحين ونوعيتهم.
سواء كان ما سيتم شراؤه هو سلع أو خدمات، فهناك ترتيبات لمناقصات قياسية (عطاءات تنافسية) يمكن استخدامها للتأكد من إيجاد أفضل مورد بسعر مناسب دون أن تبدو المنظمة غير عادلة أو محابية لمن قد يتميزون بسبب صلات عائلية أو سياسية.
النهج الممكنة
يتمثل أحد الخيارات التي يمكن أن تُسَّرع في عملية الشراء مع الحفاظ على سعر معتدل في وضع معايير عامة محددة مسبقًا والتأكد من إنشاء قائمة بالموردين المحتملين. متى تم الانتهاء من إعداد القائمة وبدأ العمل بها، يتم تقديم طلبات المناقصات (العطاءات) للموردين المدرجين على القائمة فقط وكذلك يتم الاختيار من القائمة.
وقد يتطلب التسجيل في القائمة من المورد إثبات كفاءته، واستيفاء مجموعة من المتطلبات الأساسية، التي قد تتضمن زيارة الموقع، وتقديم البيانات عن الشركة، وربما تقديم سابقة أعماله.
إذا كان من المفضل فتح المنافسة على أوسع نطاق ممكن، وعدم استبعاد هؤلاء الذين لم يتمكنوا في السابق من المشاركة في الأسواق الناشئة على سبيل المثال، أو من البلدان التي تحظر على بعض الأشخاص تكوين شركات أو منظمات، يمكن التنافس بنزاهة من خلال طلب حضور كل الموردين المحتملين إلى جلسات إحاطة لتقاسم المعلومات وطرح الأسئلة علنًا.
ولا يتم تقديم المناقصات (العطاءات) إلا بعد هذه الإحاطة، وبعد تفهم الجميع للشروط التي سيتم تقييم المناقصات (العطاءات) وفقا لها.
قد تكون هناك لأسباب مختلفة بعض المهام المتخصصة والعلاقات التجارية طويلة الأمد التي تؤدي إلى قيام المؤسسات بإعداد قائمة من الموردين المعتمدين. إذا كانت هذه القائمة معمول بها، فيجب إجراء مراجعة دورية على الأسعار، وتقييم الجودة، وإتاحة فرصة للموردين الجدد كي ينضموا إلى القائمة.
ويمكن فتح القائمة جزئيًا وفقًا للاستراتيجية التالية، ولكن قد يكون هناك حد لفترة بقاء أي شركة على القائمة.
تصنيف السلع والخدمات
قد يحتاج المسؤولون عن عملية الشراء إلى خفض طلباتهم إلى طلبيات أصغر بحيث يمكن إدراج مجموعة أكبر من الشركات والمنظمات إلى العمل معهم. وقد يكون هناك إغراء بمنح عقد واحد كبير وترك مسألة المصدر للفائز بالتعاقد الذي قد يستخدم أو قد لا يستخدم موردين أصغر من الباطن.
وقد يُمكِّن تقسيم المناقصة (العطاء) المنظمات الأصغر بما في ذلك الجماعات غير الحكومية والجماعات غير الربحية، لتقديم عطاء والنجاح في الحصول على المناقصة. وتعد مثل هذه الاستراتيجية مفيدة للغاية في الحصول على خدمات فنية من مجموعة مختلفة في خلفياتها دون حاجة هؤلاء الأشخاص إلى الدخول في اتحادات أو شراكات غير طبيعية. كما أنها توفر أيضًا الفرصة للشركات الصغيرة لكي تتمكن من الوصول، ولاسيما إذا كان الفصل قد تم على أسس وظيفية وجغرافية.
معايير الاختيار
إن الحصول على أفضل الأسعار لا يعد المعيار الاقتصادي الوحيد حتى من يقومون بشراء السلع والخدمات على هذا الأساس يقيِّمون الجودة، والقدرة على التسليم، ودرجة الثقة، وما إلى ذلك.
أما من يعدون لعمليات الشراء على نطاق وطني فقد يختارون إضافة معايير تشجع بعض المنظمات على تقديم عطاءاتها وتمنحها فرصًا جيدة للفوز بالمناقصة (العطاء). وبصرف النظر عن استراتيجيات العمل الإيجابي المباشر التي قد تكافئ جماعات الأقلية أو مشاركة المرأة، قد تكون هناك معايير لغوية، أو معرفة بالأوضاع المحلية، أو قدرة على العمل مع أعداد كبيرة من المتطوعين وقدرة على جذبهم. وفي جميع الأحوال السابقة، هناك افتراض أن هذه المعايير ستفيد في تقديم الخدمة وقبولها بشكل عام في المجتمع؛ وأن عمليات الشراء واسعة النطاق عليها واجب العمل على تحقيق المساواة بين الجميع.
