Una
vez que el plan ha sido desarrollado, y cuando la gente ya tiene confianza en
él, es necesario darle seguimiento. Los educadores no pueden pasar esto por
alto, especialmente en tiempos de elecciones donde hay mucha presión de por
medio. Deben asegurar un compromiso creando un libro sobre el programa,
llevando a cabo conferencias acerca del programa, y comunicándose con todas las
personas involucradas.
Si
el plan se ha desarrollado a través de un proceso consultivo, teniendo en
cuenta un cierto espectro de personal involucrado, habrá muchos que quedarán
excluidos de este diseño. Aún aquellos que trabajaron en la recolección inicial
de datos del programa o en la determinación de los objetivos educativos podrán
quedar excluidos del trabajo de diseño técnico detallado.
Así
pues, es esencial obtener un compromiso con el plan y con las partes que lo
componen de parte de aquellos que deben instrumentarlo o apoyarlo. Este
compromiso no puede ser descuidado en ningún momento del periodo que comprende
el programa. Las personas, incluyendo el personal, van y vienen y es esencial
crear un mecanismo para integrar a los nuevos participantes y para orientarlos
en el plan tan pronto como sea posible una vez que se unen al equipo.
Apegarse al plan flexibilizando la instrumentación
Puesto
que dicho programa ha sido construido a un costo sustancial, y dado que es
posible que exista una crisis de confianza en algún punto durante la
instrumentación, será necesario trabajar para mantener el compromiso con el
plan. Esto último es un arte particular, puesto que hay que mantener un
equilibrio entre afianzar la confianza en el plan original contra la necesidad
potencial de cambio, como resultado de las fallas en el plan o cambios en las
condiciones bajo las cuales éste está siendo instrumentado.
Crear un libro sobre el programa
La
primera actividad debe ser la creación de un libro sobre el programa que puede
suministrársele a los participantes y ser usado por el personal del propio programa
para presentarse y explicarlo a los socios y participantes potenciales.
Dicho
libro no tiene que ser el texto completo del diseño del programa, aun cuando
puede ser anexado como apéndice para aquellos que lo requieran. Este debe ser
un sumario bien organizado del contenido, objetivos, estrategia, perfil,
personal de instrumentación, así como de las organizaciones que participan en
el programa. Puede incluso prepararse en forma de diapositivas que pueden
utilizarse en gráficos, presentaciones con retroproyector o con proyectores
digitales.
Es
posible utilizar esta presentación para reclutar, regularmente, nuevos miembros
de la red, reunir dinero para el programa y obtener publicidad, etcétera. Como
resultado, debe prepararse de tal manera que perdure, y que tenga la
flexibilidad para proporcionar un visión general del programa a aquellos que la
necesiten así como un plan detallado para aquellos que deban darle seguimiento.
Realizar conferencias acerca del programa
Existen
diferentes conferencias sobre el programa que son necesarias.
Los
primeros eventos para los involucrados, asegurarán que sea convocado todo el
personal que necesita estar informado antes de la instrumentación del programa.
Las conferencias para el personal, orientarán al nuevo personal en relación con
el programa con tanta rapidez como sea posible.
Durante
la fase de instrumentación, se pueden sostener conferencias en momentos
particulares para evaluar el programa, para incrementar el apoyo para la
siguiente fase, para introducir nuevos materiales, o para hacer notar que se
cuenta con nuevo personal y componentes del programa.
Tales
conferencias deben ser una mezcla de buena comunicación y consultas apropiadas.
Las conferencias al personal deben incluir capacitación, desarrollo y revisión
del personal. Las conferencias a los involucrados deben servir para informar, y
evaluar, lo referente a las responsabilidades.
Circular un boletín de prensa
Incluso
con las conferencias, un programa amplio no puede mantener a todas las personas
al tanto de lo que está sucediendo regularmente, especialmente si están
localizadas alrededor de todo el país. Además de estimular la cobertura del
programa por parte de los medios de comunicación nacionales y locales, y por
parte de las organizaciones que forman parte de la red del programa, el
programa en sí debe considerar la elaboración de un boletín de prensa.
Este
puede ser costoso si se pretende preparar un boletín en papel de alta calidad y
de amplia difusión. Puede que esto sea necesario en circunstancias donde el
programa requiera un amplio mercadeo. No obstante, es más importante producir
un boletín de prensa que se emita regularmente y que cubra el programa
adecuadamente.
Las
nuevas tecnologías permiten incluso editar e imprimir a color los boletines de
prensa sin mucha dificultad. Sin embargo, la distribución debe ser considerada
antes de la producción. Lo mejor es establecer una carta que pueda enviarse por
fax o correo electrónico, o que pueda obtenerse al marcar a un sistema de
mensajes.
Dicho
boletín de prensa puede emitirse sin tener que gastar mucho dinero en su
producción e impresión. Aunque algunos de los destinatarios no tengan fax,
teléfono, o computadora, es posible que una organización nodal imprima un único
ejemplar y lo fotocopie para proporcionarlo a las organizaciones e individuos
con las que tiene contacto.
Organizar una página en Internet
Además
del boletín de prensa se necesita una página en Internet que permita realizar
dos tareas: proporcionar al público acceso a materiales e información educativos,
y a la información de tipo técnico que probablemente requieran los educadores y
partes involucradas en la instrumentación del programa.
En
particular, dicha página puede asegurar que la información que cambia rápidamente
y los documentos grandes (tales como legislaciones electorales) estén
disponibles en cualquier momento, y no tengan que guardarse o buscarse en
oficinas alrededor del país.
Identificar momentos públicos
Finalmente,
mantener el compromiso con el plan significa ganarse la confianza del público y
mantenerla a través del tiempo. Para lograr esto, las personas deben ver que
algo está sucediendo, aún si el programa no está llegando a ellos directamente.
Sumado a esto, obtener una cobertura de los eventos por parte de los medios
multiplica su impacto.
Así,
el programa identificará momentos específicos, y los capitalizará desarrollando
y promocionando eventos con los medios de comunicación, celebraciones, así como
grandes eventos públicos.
Un
programa no puede subsistir sólo de esto, y no puede apoyarse en los momentos
públicos dejando de lado un programa educativo que llegue hasta donde están las
personas. Ciertamente, organizar eventos públicos sin contar con una buena
preparación, sean eventos cara a cara o una organización comunitaria,
probablemente será contraproducente. Las reuniones son el producto de una
actividad programática, no suceden ni antes ni en reemplazo de éstas.
