Une fois qu’un programme est élaboré et qu’il inspire confiance aux gens, il doit être suivi. Or, les formateurs ne peuvent tenir ceci pour acquis, particulièrement dans le contexte d’une élection où il y a énormément de pression. Ils doivent chercher à obtenir l’adhésion des gens en faisant connaître le contenu du programme, par exemple en produisant un manuel de formation, en faisant des présentations ainsi qu’en établissant des communications avec les personnes associées au programme.
Même si le programme est le fruit d’un processus de consultation auprès de plusieurs parties prenantes, il n’en reste pas moins que plusieurs autres en auront été exclus. Quant aux personnes qui auraient pu participer aux étapes préliminaires de collecte de données ou à l’élaboration des objectifs de formation, elles n’auront probablement pas participé au travail plus technique qui aura suivi.
En conséquence, il est essentiel que le plan et ses différentes composantes obtiennent l’adhésion des personnes qui auront à le mettre en œuvre ou qui le soutiennent financièrement ou autrement. Et il ne faut pas tenir pour acquis que cette adhésion tiendra pour toute la durée du programme. Les gens, y compris les employés, vont et viennent et il est essentiel d’avoir en place un mécanisme qui permette de faire adhérer les nouveaux venus dans les plus brefs délais.
S’en tenir au plan de travail et garder une souplesse pour la mise en œuvre
De même, puisque le programme aura été coûteux à élaborer et puisqu’il se peut qu’une crise de confiance survienne à un moment ou un autre durant sa mise en œuvre, il faudra veiller à maintenir l’adhésion au programme. Ceci est un exercice qui exige un équilibre entre la confiance envers le programme initial et la nécessité d’y apporter les changements résultant de la détermination de certaines lacunes ou de changements dans le contexte de sa mise en œuvre.
La création d’un manuel pour le programme de formation
La première tâche devrait être la création d’un manuel du programme de formation que l’on pourra remettre aux parties prenantes, et que le personnel pourra utiliser pour apprendre à mieux connaître son contenu et l’expliquer à des partenaires ou à des participants éventuels.
Un tel manuel n’a pas à présenter le processus complet d’élaboration du programme, bien que celui-ci puisse se retrouver en annexe pour ceux qui voudraient en prendre connaissance. Il devrait comprendre un bon sommaire du contexte, des objectifs, de la stratégie, du personnel, de la mise en œuvre et de l’organisation. On pourrait même en tirer du contenu sous forme de diapositives pouvant être transformées en affiches; ce contenu pourrait servir aussi pour des tableaux à feuilles mobiles, des présentations avec rétroprojecteur suspendu ou autres outils numériques de projection.
Il est probable aussi que de tels éléments de présentation puissent servir pour recruter de nouveaux membres à un réseau, pour tenter d’obtenir des fonds, pour faire de la publicité, etc. Par conséquent, ces présentations devraient être conçues pour durer, permettre de donner un bon aperçu du programme aux personnes concernées, avoir suffisamment de souplesse ou être assez détaillées pour permettre aux participants de bien comprendre son contenu.
Faire des présentations sur le programme
Il pourrait être nécessaire d’organiser différents types de présentations sur le programme.
Ainsi, les activités initiales destinées aux parties prenantes viseront à leur présenter le programme et à s’assurer de leur adhésion. Les présentations à l’intention du personnel permettront d’orienter les nouveaux venus aussi rapidement que possible.
Durant l’étape de mise en œuvre, on pourra organiser des présentations pour évaluer le programme, obtenir des appuis en vue de la prochaine étape, dévoiler de nouveaux documents de formation ou présenter de nouveaux employés ou de nouvelles composantes du programme.
De telles présentations devraient joindre de bons éléments de communication et de consultation. Les présentations à l’intention du personnel devraient comprendre des activités de formation, de perfectionnement professionnel, ainsi que des évaluations du rendement. Les présentations avec les parties prenantes devraient comprendre des rapports et des éléments ayant trait à la responsabilité.
La diffusion d’un bulletin d’information
Même avec des présentations, un programme d’envergure ne peut renseigner tout le monde de façon régulière sur tout ce qui se produit, surtout si le personnel est disséminé un peu partout dans le pays. Le programme devrait ainsi envisager la publication d’un bulletin d’information, lequel permettra aussi d’encourager la couverture du programme par les médias nationaux et communautaires et par les membres du réseau.
La tentation d’en faire un document éclatant et publié à grand tirage pourrait en faire un outil fort coûteux – et ceci pourrait être nécessaire dans un contexte où le programme nécessite un effort important de mise en marché. Mais avant tout, il sera plus important de produire un bulletin qui est publié régulièrement et qui renseigne adéquatement les gens sur tous les aspects du programme.
Les nouvelles technologies permettent de produire facilement des bulletins très attrayants et en couleurs. Cependant, il faudra considérer le mode de distribution avant la production. De même, il sera préférable de produire un document qui pourra être expédié par télécopieur, par courriel ou que les gens pourront commander par téléphone.
Un tel bulletin pourrait même être distribué sans que cela ait un impact sur les coûts de production et d’impression. Ainsi, même si certains des récipiendaires visés ne disposent pas d’un télécopieur, d’un téléphone ou d’un ordinateur, ils pourraient néanmoins avoir la possibilité d’en prendre connaissance : une organisation centrale pourrait imprimer et photocopier un exemplaire envoyé par courriel et le remettre, selon les quantités requises, aux organisations ou aux personnes qui font partie de leur réseau de distribution.
La création d’un site Web
La création d’un bulletin d’information devrait s’accompagner de la création d’un site Web. Celui-ci permettra à la fois au public d’accéder aux documents de formation et aux renseignements connexes, et aux formateurs et aux partenaires de prendre connaissance des renseignements plus techniques dont ils pourraient avoir besoin pour la mise en œuvre du programme.
En particulier, un site Web permettra de faire connaître les nouveaux renseignements et de mettre en ligne les documents très volumineux (comme les lois électorales) de manière à ce que les gens puissent les consulter au besoin. De même, il permet d’éviter que l’on ait à entreposer l’information ou que les gens aient à rechercher celle-ci un peu partout au pays.
Cerner les occasions de rejoindre le public
Enfin, pour que le public adhère au programme il faut gagner sa confiance et maintenir celle-ci. Le public doit voir que le programme produit des résultats, même si ces résultats ne le touchent pas directement. Aussi, si on obtient une couverture des médias, son impact sera encore plus grand.
Le programme devra donc cerner des occasions et les mettre à profit en organisant des rencontres avec les médias, des fêtes, des activités grand public, autant d’éléments aussi qu’il verra à promouvoir.
Évidemment, ces occasions ne sont pas suffisantes pour permettre à un programme d’exister : seul un programme de formation sérieux qui rejoint les citoyens dans leurs milieux y parviendra. De fait, si l’on ne se prépare pas adéquatement pour ces activités publiques, y compris les rencontres en personne et au niveau communautaire, celles-ci pourraient avoir l’effet contraire de celui escompté au départ. Enfin, les rencontres doivent découler du programme; elles ne doivent pas le précéder et elles ne peuvent le remplacer.
