توجد في كل منظمة نكات تتعلق بالسلم الوظيفي يتبين فيها أن السكرتيرة لها أهمية أكبر من رئيسها. وتقول إحدى هذه النكات أن الرئيس يعتقد أنه إله، لكن السكرتيرة تشعر بأنها تتحكم في رئيسها. فبدونها لن يستطيع الرئيس أن يخرج حتى من الباب، ناهيك عن أن يكون إلهاً. وعندما يتعلق الأمر بإنجاز المهام، ربما تصبح أسباب ظهور هذه النكتة واضحة.
فغالباً ما تكون المعلومات الهامة (الرسمية وغير الرسمية) موجودة مع أفراد السكرتارية والكتبة والمساعدين الذين يتولون أيضاً إعداد الجداول الزمنية ومحاضر الاجتماعات والتقارير الخاصة بالقرارات. ولكن للأسف هناك احتمال كبير في مشاريع توعية الناخبين لعدم وجود هذا الشخص لسؤاله عن الأشياء الضرورية. ففي أغلب الاحتمالات، يكون هذا الشخص قد انتقل، مع مديره أو الشخص الذي فوضه، إلى مشاريع أخرى. وإذا كانت منظمة التوعية تعمل بشكل مؤقت، فإن المعلومات التي عادةً ما يحتفظ بها موظف أو موظفون رئيسيون ربما تكون قد فُقدت عند رحيل هؤلاء الأشخاص عن العمل.
لذلك، ينبغي أن تكون هناك سجلات مكتوبة وقابلة للاسترجاع تتيح لمن يعمل في البرنامج لأول مرة، أو لمن يعود إلي البرنامج من وظيفة أخرى، الاندماج في العمل بسرعة وسهولة. وحتى إذا كان هناك فريق أساسي مستمر في العمل، فلكي يتواصل هؤلاء الأشخاص مع منظمة سريعة النمو هناك ضرورة لوجود دفتر لتسجيل الإجراءات اللوجستية والإدارية.
وينبغي أن يتضمن هذا الدفتر مجموعة شاملة من المعلومات، ويفضل تجميعها حتى يسهل العثور عليها. ومن المفيد استخدام الدفاتر المفهرَسة أو القوائم المرتبة أبجدياً المسماة "أين هو" ("where is it") والموجودة لدى السكرتيرة. كما يمكن استخدام الوثائق المجمعة بطريقة تتيح البحث عنها حسب الكلمة الرئيسية. وأياً كانت طريقة إجراء هذا التسجيل، ينبغي أن يؤخذ المستخدم واحتياجاته في الاعتبار.
موردو السلع والخدمات
قد تتنوع السلع والخدمات من البسيطة جداً (العقارات التي تعرضها الوكالات العقارية للإيجار) إلى العالية التقنية (كتوفير الإحصاءات الديمغرافية لمختلف المحطات الإذاعية). وقد تحتوي القائمة على الموردين المفضلين لأنظمة الهاتف والخدمات القانونية أو خدمات التوثيق والمؤسسات التعليمية، وصولاً إلى أسماء منافذ بيع الوجبات السريعة المحلية وغيرها من المستلزمات اليومية الضرورية.
ولا تقتصر هذه القوائم على المعلومات الرسمية وإنما تشمل أيضاً أسماء الأشخاص الذين يساعدون فعلاً في تسريع تنفيذ العمل. كما أنها يمكن أن تتضمن ملاحظات حول العلاقة التجارية التي كانت موجودة في السابق وأي ترتيبات خاصة كانت قد وُضعت للحصول على خدمات معينة أو تخفيضات خاصة في التكاليف.
وتؤخذ هذه المعلومات على أنها أمر مسلَّم به في المنظمات الأكبر حجماً والأكثر استقراراً وقد تتولى جمعها الهيئات الانتخابية الدائمة. لكن المثير للدهشة أنه حتى في هذه المؤسسات كثيراً ما تكون هذه المعلومات ذات طابع شخصي ويعتمد وجودها على بقاء بعض الموظفين المحوريين في وظائفهم. ولا يمكن ضمان هذا الأمر في برامج التوعية؛ وهو يمثل مشكلة خاصة في المنظمات غير الحكومية التي غالباً ما ترتبط ارتباطاً وثيقاً بهذه المشاريع التوعوية.
شبكة منظمات المجتمع المدني
إن جانباً آخر من جوانب حفظ السجلات هو ضمان توافر المعلومات الخاصة بمنظمات المجتمع المدني التي قدمت الدعم لبرنامج التوعية. وهنا ينبغي حفظ هذه القوائم حاسوبياً إذا أمكن حتى يمكن الاحتفاظ فيها بمجموعة من المعلومات عن كل منظمة وكذلك تحديثها بسهولة. وسيحتاج أخصائيو التوعية على وجه الخصوص تسجيل المعلومات، بما فيها معلومات الاتصال الشخصية، الخاصة بكل من شارك في التحالفات والاتحادات. وقد ينتقل موظفو المنظمات غير الحكومية، لذا قد يكون من الضروري الاحتفاظ بمعلومات عن الأفراد وكذلك عن المنظمة السابقة.
مع مَن توجد؟
بسبب التشتت المتوقع للأفراد والموارد، وخاصة المواد التدريبية التي أُعدت للبرامج السابقة، ينبغي أن يكون هناك تسجيل وقائي للأماكن التي يُحتمل أن توجد فيها تلك الموارد وأفضل السبل للعثور عليها. ويمكن أن تتضمن هذه القوائم معلومات عن حقوق التأليف والنشر والمكتبات والمعاهد البحثية والباحثين من الأفراد.
ما هي الإجراءات؟
خلال برامج التوعية، يتم وضع إجراءات لحماية الأصول، وضمان المسؤولية المالية وممارسات التوظيف العادلة، وخفض الإنفاق، وتحسين فعالية العاملين. وينبغي أن تكون هذه الإجراءات مكتوبة ومتاحة للناس قبل أن يصطدموا بأي إجراء أو يضطروا إلى المرور بمنحنى التعلم الذي أدى إلى وضع هذا الإجراء من الأساس. ولأن العديد من هذه الإجراءات لها انعكاسات قانونية ومالية، ينبغي كتابتها بطريقة لا تسمح بإساءة فهمها. إلا أن هذه الإجراءات أُعدت لتسهيل حياة الناس، لذا ينبغي أن تكون بسيطة وسهلة المنال لا أن تكون معقدة وبعيدة عن متناول الناس.
